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Création de nouveaux agendas

Pour créer de nouveaux agendas

  1. Cliquez sur Nouvel agenda.
  2. La fenêtre Nouvel agenda apparaît.
  3. Entrez les détails suivants pour l'agenda :
  4. Informations générales

    Partage de cet agenda

    Partage de l'agenda avec des utilisateurs particuliers

    Propriétaires

    Fuseaux horaires

  5. Cliquez sur Enregistrer pour créer l'agenda dans votre liste d'agendas.

Informations générales

  1. Saisissez un nom unique pour le nouvel agenda dans le champ correspondant.
  2. Un nom d'agenda ne peut pas contenir d'espaces, mais les caractères suivants sont acceptés :

    caractères alphabétiques (a-z, A-Z) et numériques (0-9),

    caractères spéciaux : point (.), trait de soulignement (_), trait d'union ou tiret (-), apostrophe ('), symbole du pourcentage (%), barre oblique (/) ou point d'exclamation (!).

  3. (Facultatif) Entrez un nom d'affichage pour cet agenda.
  4. Ce nom peut vous rappeler l'objet de cet agenda. Si le nom court de l'agenda est Laurel, par exemple, le nom d'affichage pourrait être Agenda Laurel de Michel.

  5. (Facultatif) Entrez un texte descriptif de l'agenda, dans le champ Description.
  6. (Facultatif) Cochez la case Disponibilité pour que cet agenda soit utilisé lors de la détermination de votre disponibilité pour un événement.
  7. Si vous cochez cette case, assurez-vous que la case Disponibilité est activée dans la liste d'autorisations située au dessous de la section Partager cet agenda avec des utilisateurs particuliers, de façon à ce que les autres utilisateurs puissent connaître vos disponibilités.

Partage de cet agenda

Cliquez sur le lien Partager cet agenda pour activer la section de même nom.

Cette section vous permet de spécifier les possibilités d'intervention des autres utilisateurs sur cet agenda.

Vous pouvez sélectionner les options de partage suivantes :

Partage de l'agenda avec des utilisateurs particuliers

Il se peut que vous ne vouliez pas partager certains droits avec tous les utilisateurs de l'agenda. Vous ne voulez peut-être pas autoriser tous les utilisateurs à supprimer ou modifier des événements dans votre agenda, mais réserver ce droit à une ou plusieurs personnes précises, par exemple.

Si vous souhaitez accorder des droits supplémentaires à des utilisateurs particuliers :

  1. Entrez l'ID utilisateur.
  2. Cliquez sur Ajouter.
  3. Définissez les Droits à accorder à cette personne.

Vous pouvez aussi sélectionner des individus dans le répertoire d'entreprise et les ajouter à la liste d'autorisations.

Pour rechercher des utilisateurs :

  1. Cliquez sur Ajouter à partir du carnet d'adresses.
  2. La fenêtre Rechercher dans le carnet d'adresses s'affiche à l'écran.
  3. Entrez le nom ou les mots-clés à rechercher dans le champ de texte.
  4. Cliquez sur Rechercher. La liste des noms correspondant aux critères de recherche s'affiche.
  5. Sélectionnez les noms à ajouter à la liste d'autorisations et cliquez sur Ajouter.

Pour retirer des utilisateurs de la liste d'autorisations, sélectionnez l'ID utilisateur et cliquez sur Supprimer.

Propriétaires

Cliquez sur le lien Propriétaires pour ajouter des utilisateurs dans la liste des co-propriétaires de cet agenda.

Les co-propriétaires bénéficient des mêmes droits que vous sur votre agenda. Ils peuvent modifier les paramètres des propriétés (droits et paramètres de fuseau horaire, par exemple) de votre agenda.


Astuce

Il est inutile d'ajouter les co-propriétaires en tant qu'utilisateurs individuels dans la liste d'autorisations.


Pour ajouter des contacts à la liste des propriétaires

  1. Sélectionnez le nom du contact dans le carnet d'adresses, ou saisissez son ID utilisateur, si vous le connaissez.
  2. Cliquez sur Ajouter des adresses. L'ID de l'utilisateur s'affiche dans la liste des propriétaires.

Pour retirer un nom de la liste des propriétaires, sélectionnez l'ID utilisateur et cliquez sur Supprimer.

Fuseaux horaires

Cliquez sur le lien Fuseaux horaires pour définir le fuseau horaire de cet agenda.

Droits

Vous pouvez accorder les droits suivants, lors du partage de votre agenda avec d'autres utilisateurs :

Disponibilité

Permet aux autres utilisateurs de connaître les créneaux horaires disponibles/indisponibles dans votre agenda. Les détails de vos événements ne sont cependant pas visibles. L'octroi de cette autorisation permet aux utilisateurs de rechercher votre agenda dans la fenêtre de recherche d'agendas et de s'y abonner.

L'affichage des événements inscrits dans les agendas faisant l'objet d'une seule autorisation de disponibilité (sans autorisation de lecture) est impossible.

Les événements inscrits dans les agendas faisant l'objet d'une autorisation de disponibilité peuvent être affichés par le biais de l'option de vérification de la disponibilité.

Inviter

Permet aux utilisateurs de vous inviter à un événement. Les agendas bénéficiant exclusivement d'autorisations Inviter ne s'affichent cependant pas dans la fenêtre de recherche d'agendas, ni dans les vues Jour, Semaine, Mois et Année.

Lire

Permet aux utilisateurs d'afficher les détails des événements publics de votre agenda.

Modifier

Permet aux autres utilisateurs de modifier des événements et des tâches dans votre agenda. Leur donne également la possibilité de créer des événements et des tâches directement dans votre agenda.

Supprimer

Permet aux autres utilisateurs de supprimer des événements et des tâches dans votre agenda.


Remarque

Après avoir défini les droits de tous les utilisateurs dans la section Partager cet agenda, vous pouvez en accorder d'autres à certaines personnes en particulier.



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