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Création de nouveaux agendas
Pour créer de nouveaux agendas
- Cliquez sur Nouvel agenda.
- La fenêtre Nouvel agenda apparaît.
- Entrez les détails suivants pour l'agenda :
Partage de l'agenda avec des utilisateurs particuliers
- Cliquez sur Enregistrer pour créer l'agenda dans votre liste d'agendas.
Informations générales
- Saisissez un nom unique pour le nouvel agenda dans le champ correspondant.
Un nom d'agenda ne peut pas contenir d'espaces, mais les caractères suivants sont acceptés :
caractères alphabétiques (a-z, A-Z) et numériques (0-9),
caractères spéciaux : point (.), trait de soulignement (_), trait d'union ou tiret (-), apostrophe ('), symbole du pourcentage (%), barre oblique (/) ou point d'exclamation (!).
- (Facultatif) Entrez un nom d'affichage pour cet agenda.
Ce nom peut vous rappeler l'objet de cet agenda. Si le nom court de l'agenda est Laurel, par exemple, le nom d'affichage pourrait être Agenda Laurel de Michel.
- (Facultatif) Entrez un texte descriptif de l'agenda, dans le champ Description.
- (Facultatif) Cochez la case Disponibilité pour que cet agenda soit utilisé lors de la détermination de votre disponibilité pour un événement.
Si vous cochez cette case, assurez-vous que la case Disponibilité est activée dans la liste d'autorisations située au dessous de la section Partager cet agenda avec des utilisateurs particuliers, de façon à ce que les autres utilisateurs puissent connaître vos disponibilités.
Partage de cet agenda
Cliquez sur le lien Partager cet agenda pour activer la section de même nom.
Cette section vous permet de spécifier les possibilités d'intervention des autres utilisateurs sur cet agenda.
Vous pouvez sélectionner les options de partage suivantes :
- Tout le monde peut afficher ma disponibilité
- Tout le monde peut lire mon agenda
- Tout le monde peut m'inviter à un événement
- Tout le monde peut modifier les événements, les tâches et les invitations de mon agenda
- Tout le monde peut supprimer les événements, les tâches et les invitations de mon agenda
Partage de l'agenda avec des utilisateurs particuliers
Il se peut que vous ne vouliez pas partager certains droits avec tous les utilisateurs de l'agenda. Vous ne voulez peut-être pas autoriser tous les utilisateurs à supprimer ou modifier des événements dans votre agenda, mais réserver ce droit à une ou plusieurs personnes précises, par exemple.
Si vous souhaitez accorder des droits supplémentaires à des utilisateurs particuliers :
- Entrez l'ID utilisateur.
- Cliquez sur Ajouter.
- Définissez les Droits à accorder à cette personne.
Vous pouvez aussi sélectionner des individus dans le répertoire d'entreprise et les ajouter à la liste d'autorisations.
Pour rechercher des utilisateurs :
- Cliquez sur Ajouter à partir du carnet d'adresses.
- La fenêtre Rechercher dans le carnet d'adresses s'affiche à l'écran.
- Entrez le nom ou les mots-clés à rechercher dans le champ de texte.
- Cliquez sur Rechercher. La liste des noms correspondant aux critères de recherche s'affiche.
- Sélectionnez les noms à ajouter à la liste d'autorisations et cliquez sur Ajouter.
Pour retirer des utilisateurs de la liste d'autorisations, sélectionnez l'ID utilisateur et cliquez sur Supprimer.
Propriétaires
Cliquez sur le lien Propriétaires pour ajouter des utilisateurs dans la liste des co-propriétaires de cet agenda.
Les co-propriétaires bénéficient des mêmes droits que vous sur votre agenda. Ils peuvent modifier les paramètres des propriétés (droits et paramètres de fuseau horaire, par exemple) de votre agenda.
Astuce
Il est inutile d'ajouter les co-propriétaires en tant qu'utilisateurs individuels dans la liste d'autorisations.
Pour ajouter des contacts à la liste des propriétaires
Pour retirer un nom de la liste des propriétaires, sélectionnez l'ID utilisateur et cliquez sur Supprimer.
Fuseaux horaires
Cliquez sur le lien Fuseaux horaires pour définir le fuseau horaire de cet agenda.
- Sélectionnez l'option « Utiliser mon fuseau horaire par défaut » pour que cet agenda s'affiche dans votre fuseau horaire par défaut, défini dans l'onglet Options générales.
ou
- Sélectionnez un fuseau horaire pour cet agenda, dans la liste déroulante. Les options possibles sont Amérique du Nord/du Sud, Europe/Afrique, Asie/Pacifique.
Sélectionnez le fuseau horaire approprié, dans la liste affichée.
Le nombre affiché sur la droite donne, en heure, le décalage par rapport à l'heure G.M.T.
Droits
Vous pouvez accorder les droits suivants, lors du partage de votre agenda avec d'autres utilisateurs :
Remarque
Après avoir défini les droits de tous les utilisateurs dans la section Partager cet agenda, vous pouvez en accorder d'autres à certaines personnes en particulier.
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