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Crear nuevos acontecimientos
Para crear un acontecimiento nuevo, haga clic en el enlace o el icono "Nuevo acontecimiento" en las páginas "Día", "Semana", "Mes", "Año", "Acontecimientos", "Tareas" o "Invitaciones".
Se muestra la ventana "Nuevo acontecimiento".
- Especifique la siguiente información en la ventana "Nuevo acontecimiento":
- Patrón de Repetición
- Detalles de los Invitados
- Mensajes de Recordatorio
- Haga clic en "Guardar" para conservar los detalles del acontecimiento y salga de la ventana "Nuevo acontecimiento".
- Haga clic en "Guardar y agregar otro" para guardar los detalles del nuevo acontecimiento, actualizar la ventana y crear otro acontecimiento.
- Haga clic en "Cancelar" para salir de la ventana "Nuevo acontecimiento" sin guardar los detalles.
Detalles del acontecimiento
Indique los siguientes detalles sobre los acontecimientos:
Título. Escriba el título del acontecimiento.
Calendario. En la lista desplegable, elija el calendario en que deban crearse los acontecimientos.
Fecha. Seleccione el día, el mes y el año para el acontecimiento en las listas desplegables o haga clic en el icono del calendario para seleccionar la fecha en el Calendario en miniatura emergente.
Acontecimiento de todo el día. Seleccione la casilla de verificación en caso de que el acontecimiento vaya a durar todo el día.
Nota
Los campos "Hora" y "Duración" aparecerán desactivados cuando la casilla "Acontecimiento de todo el día" esté seleccionada.
Hora. Seleccione la hora a la que está programado que tenga lugar el acontecimiento.
Sugerencia
Si invita a otras personas al acontecimiento, puede agregar primero a todos los asistentes y comprobar su disponibilidad antes de especificar la hora y la fecha del acontecimiento.
Duración. Indique la duración del acontecimiento en horas y en minutos.
Disponibilidad. Seleccione la casilla de verificación para indicar que usted está ocupado cuando otras personas deseen conocer su disponibilidad.
Tipo. Seleccione el tipo de acontecimiento en la lista desplegable. Las categorías disponibles son: Negocios, Cita, Desayuno, Negocios, Llamada de conferencia, Clase, Cena, Festivo, Entrevista, Almuerzo, Reunión, Otro, Personal, Seminario, Formación, Vacaciones y Viaje.
Privacidad. Seleccione Acontecimiento público, Acontecimiento privado o Mostrar sólo fecha y hora en la lista desplegable para determinar la forma en que deben mostrarse los detalles del acontecimiento ante las personas que vean el calendario compartido.
Establezca los acontecimientos como "públicos" si desea que las demás personas puedan ver el título, la descripción, la hora y la duración. No obstante, para que otros usuarios puedan ver los detalles de los acontecimientos, deberán disponer de permiso de lectura.
Cuando se crea un acontecimiento se le asigna de forma automática un carácter público.
Sugerencia
Puede establecer que el permiso predeterminado sea "Público" siempre que el calendario se use para publicar acontecimientos de equipos.
Active la opción "Mostrar sólo fecha y hora" si desea que las demás personas sepan que tiene ocupado un día y una hora determinados, pero que no sepan qué estará haciendo. Cualquier persona que tenga permisos de lectura o de disponibilidad en su calendario verá que esta hora está ocupada, pero no podrá ver los detalles. La información del acontecimiento sólo la podrá ver usted, los demás propietarios del calendario y los invitados.
Establezca un acontecimiento como "Privado" si no desea que las demás personas vean el acontecimiento cuando accedan al calendario. Los invitados sólo podrán ver este acontecimiento en sus propios calendarios.
Ubicación. Indique el sitio donde tendrá lugar el acontecimiento.
Notas. Escriba una breve descripción de los aspectos más importantes del acontecimiento. Puede incluir, por ejemplo, el orden del día del que constará el acontecimiento.
Invitados
Haga clic en el enlace "Invitados" en la ventana "Nuevo acontecimiento" para acceder a la sección "Invitados". Aquí podrá seleccionar a las personas que desee para invitarlas al acontecimiento.
- Puede elegir a las personas que desee de las siguientes maneras:
- Agregar invitados desde la libreta de direcciones.
Para seleccionar a los invitados:
- Haga clic en "Agregar desde la libreta de direcciones".
- Aparece el cuadro de diálogo "Buscar en la libreta de direcciones".
- Especifique los criterios de búsqueda y seleccione en la lista desplegable la libreta de direcciones en la que desea buscar.
- Haga clic en "Buscar". Se muestra una lista con los nombres que coinciden con el criterio de búsqueda.
Seleccione los contactos y haga clic en "Agregar invitados" para incluir a los invitados en la lista pertinente.
- Escriba el Id. del calendario o la dirección de correo electrónico y haga clic en "Agregar" para incluir a los invitados en la lista pertinente.
- Agregar invitados de forma rápida. Seleccione a los invitados en el calendario personal o los calendarios suscritos para agregarlos a la lista de invitados.
- Una vez que se han agregado los invitados a la lista:
- (opcional) haga clic en "Solicitar respuesta" para obtener una respuesta a la invitación que indique si se ha aceptado o rechazado la invitación. Seleccione a los invitados en la lista "Invitados del acontecimiento" que se muestra en la ventana "Solicitar respuesta" y haga clic en "Aceptar" si desea recibir una respuesta por parte de los invitados.
Nota
De forma predeterminada, se solicita a todos los invitados que envíen una respuesta a la invitación.
- Haga clic en Comprobar disponibilidad para comprobar el estado libre u ocupado de los invitados. La ventana "Comprobar disponibilidad" muestra el estado libre u ocupado de los invitados. La información sobre la disponibilidad de los invitados aparece en azul si el invitado en cuestión está ocupado; en amarillo, si no hay información disponible; y, en blanco, si el invitado está disponible.
- Haga clic en "Suprimir" para eliminar a los invitados seleccionados en la "Lista de invitados".
Repetición
Haga clic en el enlace "Repetición" para acceder a la sección del mismo nombre y definir el patrón de repeticiones del acontecimiento.
Por ejemplo, si tiene que asistir a una reunión a la semana durante un período determinado de tiempo, puede planificar un acontecimiento que se repita en su calendario.
Especifique los siguientes detalles para programar acontecimientos que se repitan:
- Frecuencia. En la lista desplegable, seleccione la frecuencia con que se debe repetir el acontecimiento. Las opciones disponibles son: No se repite, Diariamente, Mensualmente, Semanalmente y Anualmente.
- Patrón. En función de la frecuencia con que se deba repetir el acontecimiento, se mostrarán diferentes opciones para seleccionarlas.
- Fin. En función de la frecuencia con que se deba repetir el acontecimiento, se mostrarán diferentes opciones de finalización para seleccionarlas.
En la Tabla 2 se muestran los patrones de repetición. Esta tabla consta de tres columnas. En la primera de ellas figura la frecuencia de repetición de un acontecimiento; en la segunda, los diferentes patrones disponibles para la frecuencia seleccionada; y, en la tercera, las opciones de finalización de la frecuencia seleccionada.
Recordatorio
Haga clic en el enlace "Recordatorio" para acceder a la sección del mismo nombre.
- Enviar un recordatorio de correo electrónico. Seleccione la casilla de verificación para enviar recordatorios de correos electrónicos.
- Dirección de correo electrónico. Especifique las direcciones de correo electrónico (separadas por comas) a las que se deba enviar el recordatorio.
- Enviar recordatorio. Indique cuándo se debe enviar el recordatorio. Puede especificar el momento en que se debe enviar el recordatorio indicando los minutos, la hora y el día programados para el acontecimiento. Otro método consiste en indicar la fecha y la hora absolutas en que se debe enviar el recordatorio.
- Mensaje del recordatorio. Escriba el mensaje para el correo electrónico del recordatorio.
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