在對其他人排程會議與事件之前,請按一下 [檢查可用性] 以檢視他們的行事曆並檢查他們的可用性。您也可以使用此選項,在邀請您的通訊錄中聯絡人參與事件之前,比較他們的可用性。依預設,可用性網格中將顯示在 [選項─行事曆] 視窗中所定義的使用者工作日。
- 從月、日以及年下拉式清單中選取起始日期。
- 選取起始時間並指定事件的持續時間 (以小時和分鐘表示)。
如果輸入的起始時間在使用者工作時間開始之前,則網格將延伸以顯示這些時間。如果輸入的起始時間在聯絡人工作時間之後,則網格將延伸直到所選持續時間結束。
- 透過以下方式邀請人們參與事件:
- 從通訊錄選取個人。按一下 [從通訊錄新增] 以從通訊錄選取聯絡人並邀請他們參與某個事件。
- 使用聯絡人的行事曆 ID 邀請他們參與該事件,並按一下 [新增] 以將他們新增至受邀參與該事件的聯絡人清單。
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備註
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如果輸入的行事曆 ID 無效,則將其視為郵件位址。郵件位址之前會顯示 [mailto:]。
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- 按一下 [檢查可用性],檢查受邀人清單中列示的聯絡人在指定的日期與時間段內是否可參與該事件。
- 可用性網格中將顯示受邀參與某事件的個人之可用性詳細資訊。網格將顯示有關每個聯絡人或群組的以下資訊:
- 忙碌─如果聯絡人為「忙碌」,則可用性資訊以藍色顯示。
- 可用─如果聯絡人為「可用」或「空閒」狀態,則可用性資訊以白色顯示。
- 無資訊─如果個人空閒/忙碌狀態上「無資訊」可以使用,則可用性資訊以黃色顯示。
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備註
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僅顯示企業目錄中具有有效郵件 ID 的聯絡人之空閒─忙碌狀態資訊。
如果輸入的郵件 ID 是有效的行事曆 ID,將顯示該行事曆 ID 的空閒─忙碌狀態資訊。另一方面,如果將行事曆 ID 視為郵件 ID,則將在 [新事件] 視窗中使用已標記為計算可用性的所有使用者行事曆來計算空閒─忙碌資訊。
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- 按一下 [關閉] 以結束 [檢查可用性] 視窗。