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Création d'événements
Dans la page Jour, Semaine, Mois, Année, Événements, Tâches ou Invitations, cliquez sur le lien ou sur l'icône Nouvel événement pour créer un événement.
La fenêtre Nouvel événement apparaît.
- Définissez les éléments suivants dans la fenêtre Nouvel événement :
- Modèle de Périodicité
- InvitésDétails
- Messages de Rappel
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les détails relatifs au nouvel événement et fermer la fenêtre Nouvel événement.
- Cliquez sur Enregistrer et faire un ajout pour enregistrer les détails relatifs au nouvel événement, actualiser la fenêtre et créer un autre événement.
- Cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre Nouvel événement sans enregistrer les détails sur l'événement.
Détails de l'événement
Entrez les détails suivants pour chaque événement :
Titre. Saisissez le titre de l'événement.
Agenda. Sélectionnez l'agenda dans lequel créer l'événement, dans la liste des agendas affichés dans la liste déroulante.
Date. Sélectionnez les mois, date et année de déclenchement de l'événement, dans les listes déroulantes, ou cliquez sur l'icône de l'agenda pour sélectionner la date dans la fenêtre contextuelle Agenda miniature.
Événement d'une journée complète. Cochez cette case si l'événement dure toute la journée.
Remarque
Les champs Heure et Durée sont désactivés si la case Événement d'une journée complète est cochée.
Heure. Sélectionnez l'heure à laquelle l'événement est prévu.
Durée. Indiquez la durée de l'événement en heures et minutes.
Disponibilité. Cochez cette case pour indiquer aux autres utilisateurs qui consultent vos disponibilités que vous êtes occupé.
Type. Sélectionnez le type de l'événement dans la liste déroulante. Les catégories disponibles sont les suivantes : Activité, Rendez-vous, Petit déjeuner, Activité, Conférence téléphonique, Classe, Dîner, Jour férié, Entretien, Déjeuner, Réunion, Autre, Personnel, Séminaire, Formation, Absence et Déplacement.
Confidentialité. Sélectionnez Événement public, Événement privé ou Afficher uniquement la date et l'heure dans la liste déroulante pour définir les détails de l'événement que vous souhaitez faire apparaître aux autres utilisateurs qui consultent votre agenda partagé.
Définissez un événement comme « Public » pour faire apparaître le titre, la description, l'heure et la durée de l'événement. Les autres utilisateurs n'ont toutefois la possibilité de consulter les détails de l'événement que s'ils bénéficient du droit Lire.
Lorsque vous créez un événement, le type « Public » lui est attribué par défaut.
Astuce
Vous pouvez opter pour le droit par défaut « Public » si vous utilisez votre agenda pour publier des événements partagés.
Sélectionnez l'option « Afficher uniquement la date et l'heure » pour indiquer aux autres utilisateurs que vous êtes occupé cette journée et à ces heures, sans toutefois leur préciser les motifs de votre indisponibilité. Tous ceux qui ont le droit de lire votre agenda ou d'en consulter la disponibilité peuvent voir que cette période est réservée et occupée, mais ils n'ont pas accès aux détails de l'événement. Ces détails sont uniquement visibles à vous-même, aux autres propriétaires de votre agenda et aux participants à l'événement.
Définissez l'événement comme « privé » pour masquer l'événement aux utilisateurs qui consultent votre agenda. Les invités peuvent exclusivement afficher cet événement dans leur agenda personnel.
Emplacement : Indiquez l'endroit où l'événement se déroule.
Notes. Entrez une brève description des principaux points de l'événement : l'agenda de l'événement, par exemple.
Invités
Dans la fenêtre Nouvel événement, cliquez sur le lien Invités pour activer la section Invités. Vous pouvez alors sélectionner les participants et les inviter à l'événement.
- Vous pouvez sélectionner les participants de différentes façons :
- Ajoutez les participants à partir du carnet d'adresses.
Pour sélectionner des participants
- Cliquez sur Ajouter à partir du carnet d'adresses.
- La fenêtre Rechercher dans le carnet d'adresses s'affiche à l'écran.
- Définissez les critères de recherche et sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel effectuer la recherche, dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Rechercher. La liste des noms correspondant aux critères de recherche s'affiche.
Sélectionnez les contacts et cliquez sur Ajouter des invités pour ajouter des invités à la liste des invités.
- Indiquez l'ID de l'agenda ou l'adresse électronique et cliquez sur Ajouter pour ajouter l'invité à la liste des invités.
- Optez pour un ajout rapide des invités. Sélectionnez des invités dans votre agenda personnel ou dans un agenda auquel vous êtes abonné pour les ajouter à la liste des invités.
- Après avoir ajouté les invités à la liste des invités,
- (Facultatif) Cliquez sur Demander un protocole RSVP, pour obtenir une réponse qui indique si l'invité a accepté votre invitation ou l'a déclinée. Sélectionnez les invités dans la liste Invités à l'événement qui s'affiche dans la fenêtre Demander un protocole RSVP, puis cliquez sur OK, si vous souhaitez recevoir une réponse de la part des invités.
Remarque
Dans la configuration par défaut, tous les invités doivent envoyer une réponse à votre invitation.
- Cliquez sur Vérification de la disponibilité pour connaître les disponibilités des participants. Les informations de disponibilité des participants s'affichent dans la fenêtre Vérifier la disponibilité. Pour chaque participant, ces informations apparaissent en bleu si le participant est « Occupé », en jaune si « Aucune information » n'est disponible et en blanc si le participant est « Disponible » ou libre.
- Cliquez sur Supprimer pour supprimer les invités sélectionnés de la liste des invités.
Périodicité
Cliquez sur le lien Périodicité pour activer la section Périodicité et définir la périodicité de l'événement.
Si vous devez assister à une réunion hebdomadaire sur une période déterminée, par exemple, vous pouvez programmer un événement récurrent dans votre agenda.
Définissez les détails suivants pour programmer un événement récurrent :
- Fréquence. Sélectionnez la fréquence de répétition de l'événement dans la liste déroulante. Les options disponibles sont les suivantes : Pas de récurrence, quotidienne, mensuelle, hebdomadaire et annuelle.
- Modèle. Selon la fréquence de répétition de l'événement, différentes options de modèle s'affichent.
- Fin. Selon la fréquence de répétition de l'événement, différentes options de fin s'affichent.
Le Tableau 2 dresse la liste des différentes options de périodicité disponibles pour un événement. Ce tableau comporte trois colonnes ; la première indique la fréquence de répétition d'un événement, la seconde répertorie les options de périodicité disponibles pour la fréquence sélectionnée, et la troisième les options de fin disponibles pour la fréquence sélectionnée.
Rappel
Cliquez sur le lien Rappel pour activer la section Rappel.
- Envoyer un rappel par messagerie. Cochez cette case pour envoyer des rappels par messagerie.
- Adresse électronique. Entrez, en les séparant par des virgules, les différentes adresses électroniques auxquelles envoyer des rappels.
- Envoyer un rappel. Indiquez le moment auquel envoyer le rappel. Sélectionnez quand le rappel doit être envoyé, en nombre de minutes, heures ou jours par rapport au jour prévu pour l'événement ou spécifiez les date et heure fixes auxquelles le rappel doit être envoyé.
- Message du rappel. Tapez le message à faire figurer dans le courrier de rappel.
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