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Sun Java System Messenger Express 联机帮助 |
关于 Sun Java System Messenger Express
使用 Sun Java System Messenger Express,您可以撰写、发送、接收、阅读、回复、转发、删除、归档和查找电子邮件。
为了管理电子邮件,Sun Java System Messenger Express 提供了一些选项卡(列在表 1 中)。此表由两列组成:第一列列出了显示在 Sun ONE Messaging Express 中的选项卡,第二列说明了这些选项卡的使用方法。
表 1 使用 Sun Java System Messenger Express 选项卡
Sun Java System Messenger Express 选项卡
选项卡使用方法
“文件夹”选项卡
该选项卡可用来查看并使用存放归档邮件的文件夹。有关详细信息,请参阅管理文件夹。
“收件箱”选项卡 - 或当前正在使用的文件夹选项卡。
该选项卡可用来查看并处理邮件组。有关详细信息,请参阅管理邮件。
“已发送邮件”选项卡
该选项卡可用来查看已从您的帐户发出的每封邮件的副本。有关详细信息,请参阅管理邮件。
“废纸篓”选项卡
该选项卡可用来存储所有已删除的邮件和文件夹。“废纸篓”中的邮件将被定期删除。可以从“废纸篓”中恢复已删除的邮件和文件夹。有关“废纸篓”选项卡其它功能的详细信息,请参阅管理邮件。
“草稿”选项卡
该选项卡可用来保存尚未发送的长篇邮件的草稿。这样可确保在发送邮件前一旦出现中断而不至于丢失已撰写好的邮件。有关“草稿”选项卡其它功能的详细信息,请参阅管理邮件。
“通讯录”选项卡
该选项卡可用来输入您向其发送邮件的个人的姓名和电子邮件地址。有关详细信息,请参阅使用个人通讯录。
“选项”选项卡
该选项卡可用来查看有关您的电子邮件帐户的信息和选项,并可进行选择。有关详细信息,请参阅查看和管理帐户。
管理邮件
使用“收件箱”选项卡可以执行以下邮件管理任务:
接收新邮件
要接收新邮件,请单击“接收邮件”。
Sun Java System Messenger Express 将在“收件箱”窗口中列出邮件。邮件以列表方式显示,其中包括发件人的姓名、邮件的主题、接收日期和大小。旁边有信封图案的邮件是尚未阅读的。未阅读邮件的数量显示在“收件箱”窗口的左下角,数值会随着新邮件的增加而变化。
阅读邮件
您可以通过“收件箱”和“已发送”选项卡打开所有已收到或已发送的邮件。“草稿”选项卡显示了已保存的邮件草稿。“文件夹”选项卡和“废纸篓”选项卡显示了已在这些文件夹中归档的邮件。
要阅读邮件,请执行以下操作:
删除邮件
根据所设置的“删除”选项,您可以从“收件箱”、“已发送邮件”、“废纸篓”和“草稿”窗口将邮件临时删除或永久删除。有关设置这些选项的详细信息,请参阅设置。
您可用的选项如下:
要从“收件箱”或其它文件夹(“废纸篓”文件夹除外)中删除邮件,请执行以下操作:
要从“废纸篓”文件夹中删除已删除的邮件,请执行以下操作:
或:
取消删除邮件
您可以取消删除“收件箱”、“草稿”、“废纸篓”或“已发送邮件”选项卡中任何已标记为删除的邮件。
注
要查看是否设置为清除已标记为删除的邮件,请选择“删除”设置。有关详细信息,请参阅设置。
要取消删除一封或多封邮件,请执行以下操作:
要从“废纸篓”文件夹中取消删除邮件,请从下拉列表中选择邮件要移到的文件夹。邮件将被移到选定文件夹。
清除邮件
使用“清除”图标可用永久删除邮件。
撰写邮件
有关说明,请参阅撰写邮件。
对邮件进行排序
“收件箱”、“已发送邮件”、“废纸篓”和“草稿”窗口中的邮件可以通过多种方式以降序或升序排序,例如按“已收到”或“已发送”中显示的日期、按“发件人”中显示的发件人姓名或“收件人”中显示的收件人姓名、按邮件大小、按邮件主题或者按已阅读或未阅读状态进行排序。信封列显示了邮件的已阅读或未阅读状态。
邮件的默认排序方式为:最新的邮件在底部,最早的邮件在顶部。
要更改邮件的排序顺序,请单击“已收到”或“已发送”、“发件人”或“收件人”、“大小”、“主题”、(信封)“状态”图标、“附件”图标或“优先级”图标。
- “已收到”或“已发送”按日期对邮件进行排序。最新的邮件排在列表的最前面。再次单击“已收到”或“已发送”时,邮件将按日期排序;最早的邮件排在列表的最前面。日期显示的格式取决于在“选项”选项卡的“外观”框中指定的日期格式。
- “发件人”或“收件人”按发件人或收件人姓名的字母顺序对邮件进行排序。再次单击“发件人”或“收件人”时,邮件将按相反的姓名字母顺序进行排序。
- “大小”按邮件大小对邮件进行升序排序。再次单击“大小”时,邮件将按相反的顺序进行排序,从最大到最小。
- “主题”按“主题”行上的主题字母顺序对邮件进行排序。再次单击“主题”时,邮件将按相反的主题字母顺序进行排序。
- “状态”图标按已阅读的邮件、未阅读的邮件、已转发的邮件、已回复的邮件、已阅读并已删除的邮件、未阅读但已删除的邮件以及阅读后已回复并删除的邮件类别将邮件分别列出。
- “附件”图标将所有带附件的邮件排序并一起列出。
- “优先级”图标按“紧急”、“不紧急”和“普通”三个重要性程度对邮件进行排序。
对邮件进行归档
要将邮件从一个文件夹归档到或移到另一个文件夹,请执行以下操作:
查看附件
要查看附加到邮件的文件,请执行以下操作:
保存附件
如果收到 GIF 或 JPEG 文件等附件,可以将其保存到本地磁盘。
要保存附件,请执行以下操作:
搜索邮件
您可以使用输入的搜索条件和关键字来搜索特定邮件。例如,可以按主题、发件人、收件人或文本搜索文件夹中的邮件。
接收外部邮件
使用 Sun Java System Messenger Express 可以通过邮局协议 (POP) 从另一个帐户接收邮件。例如,如果您在 servername.com 上有 POP 用户 ID,则可以从您的 servername.com 帐户接收邮件,并使用 Sun Java System Messenger Express 查看邮件。
要从另一个服务器接收 POP 邮件,请执行以下操作:
撰写邮件
使用 Sun Java System Messenger Express 可以撰写邮件、查找收件人地址、草拟邮件以及将文件附加到邮件。
撰写邮件
要撰写邮件,请执行以下操作:
- 可以通过以下三种方法之一访问“撰写”窗口:
- 单击带有“撰写”图标的选项卡上的“撰写”图标。
- 在“通讯录”选项卡上单击“搜索”图标。然后单击“撰写邮件”。此方法通常在通过搜索找到了收件人的电子邮件地址后使用;有关详细信息,请参阅搜索地址。
- 在“通讯录”选项卡上单击收件人的电子邮件地址。如果选择了此选项,撰写窗口将在“收件人:”字段中显示选定收件人的地址。除非您要添加其他收件人,否则选择此方法时可以跳过步骤 2。
- 手动输入所需的电子邮件地址,如果不知道地址,请执行搜索。有关说明,请参阅搜索地址。您可以在以下一个或多个字段中输入电子邮件地址:
表 3 “收件人:”、“抄送:”和“密件抄送:”字段
收件人: 在此字段中输入收件人的电子邮件地址,以按地址将邮件发送给收件人。
抄送:
在此字段中输入收件人的电子邮件地址,以将邮件的副本发送给该收件人。
密件抄送: 在此字段中输入收件人的电子邮件地址,以将邮件的密件发送给该收件人。所谓密件,即其他收件人看不到别人也接收了同一邮件。
- 单击“主题”字段,并键入邮件的主题。
- 在邮件文本框中单击,并键入邮件的文本。
- 在“优先级”下拉列表中选择优先级,即“普通”、“紧急”或“不紧急”。
- 在“请求回执”下拉列表中选择所需选项。例如:“无”、“发送时”、“查看时”和“两者”。
- 在窗口的顶部或底部单击“发送”。
撰写邮件草稿
要草拟邮件以便稍候发送,请执行以下操作:
要检索并发送草稿,请执行以下操作:
搜索地址
Sun Java System Messenger Express 具有查找电子邮件地址和电话号码的功能。您可以通过以下两种方法之一使用该功能:
- 通过“撰写”图标:此方法可用于撰写发送给一个收件人的邮件,但它在建立收件人列表时尤其有用。有关详细信息,请参见撰写收件人列表。
- 通过“搜索”图标(在“通讯录”选项卡中):当您要给一个收件人发送电子邮件或只想查找电子邮件地址或电话号码时,此方法最为适用。您可以使用此方法在很长的个人通讯录中查找并编辑姓名。
要从“通讯录”选项卡中的“搜索”图标开始搜索地址,请按以下步骤进行操作:
- 单击“搜索”转至“搜索收件人”窗口。
- 从“个人通讯录”下拉列表中选择目录。
- 从“全名”下拉列表中选择要搜索的元素。例如:“名字”、“姓氏”、“电子邮件”、“电话号码”。
- 从“包含”下拉列表中选择要执行的搜索类型。例如:“包含”、“是”、“发音类似于”、“开头为”、“结尾为”。
- 在文本字段中输入要搜索的一个或多个关键字。
- 单击“搜索”。Sun Java System Messenger Express 将列出所有与搜索条件相匹配的条目。
- 在该列表中,单击三个邮件地址指定选项之一以选择要将邮件发送到的地址:
表 4 邮件地址指定选项
收件人:
单击此复选框以将邮件发送给该行中列出的收件人。
抄送:
单击此复选框以将邮件副本发送给该行中列出的收件人。
密件抄送: 单击此复选框以将邮件的密件发送给该行中列出的收件人。密件是其他收件人看不到的副本。
- 单击“撰写邮件”。
将文件附加到邮件
您可以附加并发送与您的计算机相连接的磁盘中或所用计算机中的任何文件。指定要附加的文件后,该文件的副本将被附加到邮件中;而原始文件仍保留在原位置。
要随邮件发送附件,请执行以下操作:
文本格式编排
如果您使用的 Web 浏览器是 Internet Explorer 5.0 或更高版本,则可以更改邮件的文本颜色、大小和对齐方式以及各种其它邮件属性。
文本块格式(下拉列表)
用于将文本设置为预设的格式。字体样式(下拉列表)
用于设置文本样式。字体大小(下拉列表)
用于在 HTML 字体大小的基础上设置文本大小。查看 HTML 源文件(复选框)
用于显示邮件的 HTML 代码。
检查拼写
请使用拼写检验器检查所撰写的邮件的拼写。通过执行以下步骤,您可以在“撰写”窗口处于打开状态时随时启动拼写检验器:
您还可以通过选择“发送邮件前检查拼写”选项旁的复选框来确保拼写检验器在发送邮件前自动检查邮件的拼写。
选择此选项后,单击“发送”均会启动拼写检验器。您可以为您撰写的所有邮件自动设置此选项。有关说明,请参阅“设置”部分中的拼写检查。
启动拼写检验器后,它会将邮件复制到一个新窗口。拼写检验器将突出显示所有无法识别的单词。对于拼写正确的单词(例如姓名、缩写或新技术术语),请忽略其突出显示状态。拼写检验器无法识别很多这类单词。
注
如果将 Internet Explorer 用作 Web 浏览器,并且将“文本文件/HTML”开关设置为“HTML”,则拼写检验器将在拼写检查期间显示 HTML 标记。请忽略这些标记;它们对拼写检查毫无影响。
要更改拼写检验器突出显示的单词,请按以下步骤进行操作:
发送签名的和加密的邮件
以下字段是否显示为复选状态取决于在“选项”选项卡的“设置”选项中所进行的选择。
但是,通过取消选择“撰写邮件”窗口中的一些选项,您可以选择不发送签名的和加密的邮件。
发送邮件
管理文件夹
使用“文件夹”选项卡可对文件夹执行以下这些文件夹管理任务:
查看文件夹中的邮件
要查看存储在文件夹中的邮件,请执行以下操作之一:
创建文件夹
您可以创建文件夹,并将邮件归档到其中任一文件夹。例如,您可以创建一个“Project”文件夹,并将所有关联的电子邮件归档到该文件夹。
要创建文件夹,请执行以下操作:
删除文件夹
要删除文件夹,请执行以下操作:
重命名文件夹
要重命名现有文件夹,请执行以下操作:
共享文件夹
您可以与其他用户共享文件夹。
共享文件夹的过程包含两个步骤,涉及共享和订阅两个方面:
设置文件夹访问权限
- 单击“文件夹”选项卡。
- 通过单击文件夹左边的单选按钮来选择要与他人共享的文件夹。
- 在“文件夹”选项卡菜单中单击“共享”图标。
- 选择“允许将电子邮件直接传送至文件夹”复选框,以便将邮件直接传送到用户的共享文件夹。
输入要与之共享文件夹的用户的 ID,如果不确定该用户的 ID,请执行搜索。有关说明,请参阅搜索用户 ID。
- 单击“添加”。
注
请注意在“用户 ID”列中显示的“任何用户”。
“任何用户”包括默认情况下为其指定的权限为“无”的所有用户。您可以从下拉列表中选择选项来为他们指定权限。
不能从“用户 ID”列中删除“任何用户”条目。
- 从“权限”下拉列表中选择适当的权限。
搜索用户 ID
为了与他人共享文件夹,您可以使用“搜索”功能来帮助您查找用户 ID。
例如,如果已知收件人的名字是 John,但不确定如何拼写,则可以指定以下搜索条件:
“名字包含 John”
另一个实例是,如果已知收件人的电话号码是 555-1212,则可以指定以下搜索条件:
“电话号码是 555-1212”
订阅文件夹
使用此选项可以订阅:
- 其他用户与您共享的所有专用共享文件夹
在“文件夹”选项卡中,专用订阅文件夹将在其中一行上显示所有者名,并以分层顺序在后续各行上显示订阅了共享文件夹的所有者列表。单击文件夹名可以查看保存在每个文件夹中的文件。
当把鼠标放在每个共享文件夹的文件夹图标时,将在所显示的光标工具提示中将显示授予您的访问权限。例如,“读、写和管理访问权限”
所有专用共享文件夹
要订阅用户的专用共享文件夹,请执行以下操作:
- 在“文件夹”选项卡中,单击“订阅”图标以在“公司目录”中搜索用户为您提供了访问权限的文件。
- 将显示“订阅共享文件夹”窗口。从下拉列表中选择“由另一用户共享的所有文件夹”。
- 单击“继续”。
- 在显示的“搜索”对话框中,通过从下一行的各下拉列表中选择条件来指定搜索条件,然后在空白文本字段中输入单词或短语,单击“搜索”以查看您具有访问权限的文件夹列表。
要输入搜索条件,请按以下步骤进行操作:
- 单击“搜索”。Sun Java System Messenger Express 将列出所有与搜索条件相匹配的用户 ID、用户名和电子邮件地址。
- 选择一个用户 ID 以订阅该用户的共享文件夹,并单击“确定”。
- 将显示文件夹以及文件夹所有者姓名的列表。选择要订阅的文件夹,并单击“订阅”。
单击“取消”将关闭对话框,不订阅选定的共享文件夹。
一个组织的所有专用共享文件夹
要订阅某个组织中用户的所有专用共享文件夹,请执行以下操作:
取消订阅文件夹
要取消订阅共享文件夹,请执行以下操作:
处理邮件
单击“收件箱”窗口中显示的邮件可以执行以下任务:
删除邮件
要删除邮件,请执行以下操作:
- 单击邮件的“主题”。
这样便可打开邮件以进行查看。
- 单击“删除”。
有关删除邮件的详细信息,请参阅删除邮件。
撰写邮件
要撰写邮件,请参阅撰写邮件。
回复邮件
您可以向发件人回复邮件,也可以向在原邮件的“收件人”、“发件人”和“抄送”字段中列出的发件人和所有收件人回复邮件。
要回复邮件,请执行以下操作:
转发邮件
要转发已打开的邮件以及该邮件中附加的所有文件,请执行以下操作:
显示下一封和上一封邮件
使用 Sun Java System Messenger Express,您可以很容易地从一封邮件转至另一封邮件:
在邮件窗口中,选择“下一封”或“上一封”图标可以相应地查看当前文件夹中所列出邮件中的下一封或上一封邮件。
将邮件归档到文件夹
阅读完邮件后,可以将其归档到另一个文件夹。
从“将邮件移至文件夹”下拉列表中选择要存放归档邮件的文件夹。
将文件附加到邮件
要将文件附加到邮件,请参阅将文件附加到邮件。
使用个人通讯录
使用“通讯录”选项卡可以存储和维护有关各个联系人的信息以及创建您自己的专用邮件列表。
创建新通讯录条目
使用“通讯录”选项卡可以在您的个人通讯录中添加某个人的信息。个人通讯录条目可以存储姓名、电子邮件地址、电话号码、办公室或住宅地址、说明、组、主页链接等信息。
要创建某个人的通讯录条目,请执行以下操作:
- 单击“通讯录”选项卡。
- 单击“新建联系人”图标。
将显示“新建联系人”对话框。
- 在“姓名和联系人”选项卡中输入有关该个人的信息。
您可以通过“姓名和联系人”选项卡输入收件人的名字、姓氏、电子邮件地址、办公室电话、住宅电话、移动电话、寻呼机和传真号码。默认情况下,“显示名”是您在“名字”和“姓氏”字段中键入的姓名。您可以编辑“显示名”。
- 如果要输入收件人的邮政地址、主页和生日的详细信息,请单击“通讯录”选项卡。
- 如果要撰写有关收件人的说明,请单击“说明”选项卡。
例如,如果收件人是您所在俱乐部的成员,则可以在说明框中输入俱乐部的名称。
- 单击“组”选项卡以显示邮件组列表。
将显示您创建的通讯录组的列表。要将收件人添加到某个组,请选择该组名旁边的框以将其选定。
- 单击“确定”以保存该联系人详细信息,并退出“新建联系人”对话框。
- 在“通讯录”选项卡窗口中,根据您要向其发送邮件的人员的姓名选择“收件人:”、“抄送:”或“密件抄送:”复选框。
表 5 邮件地址指定选项
收件人:
单击此复选框以将邮件发送给该行中列出的收件人。
抄送:
单击此复选框以将邮件副本发送给该行中列出的收件人。
密件抄送: 单击此复选框以将邮件的密件发送给该行中列出的收件人。密件是其他收件人看不到的副本。
创建新组
如果经常向某组电子邮件收件人发送邮件,则可以使用此选项创建一个新组。
要创建新组,请执行以下操作:
- 单击“通讯录”选项卡。
- 单击“新建组”图标。
将显示“组成员”选项卡对话框。
- 在“组名”字段中输入名称。
该名称可以是对电子邮件用户组的描述。
- 从“查看”下拉列表中选择要包括在“新建组”中的个人的类型。例如,选择“所有”、“仅限组”或“<用户定义的组>”可以过滤显示在可用列表中的选择。
- 单击“添加>”按钮以将电子邮件收件人移到“组包括”面板中。
单击“<删除”按钮可将成员从“组包括”面板中删除。
- 单击“搜索”按钮以搜索要包括在新组中的姓名和地址。请输入以下搜索详细信息:
- 将显示“地址查找”对话框。您可以搜索“个人通讯录”来查找联系人或组。
- 从“全名”下拉列表中选择可用列表项。例如:“全名”、“名字”、“姓氏”、“电子邮件”、“电话号码”。
- 从“包含”下拉列表中选择可用列表项。例如:“包含”、“是”、“发音类似于”、“开头为”、“结尾为”。
- 在空白字段(位于“包含”下拉列表旁边)中输入有关搜索项的文本。
- 单击“搜索”。
- 将显示与搜索条件相匹配的姓名或组的列表。
- 选择姓名或组,然后单击“应用”或“确定”。
如果单击“应用”,选定搜索结果将被添加到“新建组”列表中,您可以在“地址查找”对话框中执行另一项搜索。
如果单击“确定”,“地址查找”对话框将关闭,选定搜索结果将被添加到“新建组”列表中。
- 单击“说明”选项卡以撰写有关要创建的组的说明。
- 单击“确定”以保存新组的详细信息。
撰写收件人列表
使用“撰写”图标可以为新电子邮件创建收件人列表。
要撰写一次性的电子邮件收件人列表(与之相对的是“新建组”,它将被保存并且每次都可以使用),请执行以下操作:
- 单击任一选项卡(“选项”选项卡除外)中的“撰写”图标。
- 单击“通讯录”图标或“收件人:”、“抄送:”、“密件抄送:”转至“从个人通讯录中选择收件人”窗口。
- 搜索地址:如果所有所需地址都可以通过“从个人通讯录中选择收件人”窗口轻松获取,则可以转至步骤 4。如果要在另一个目录或个人通讯录中进行搜索,请按以下分步骤进行操作(如果个人通讯录只包含一个简短的地址列表,则可能不需要进行搜索):
搜索实例:如果已知收件人的名字类似于 John,但不确定如何拼写,则可以指定以下搜索条件:
“名字发音类似于 John”
另一个实例是,如果已知收件人的电话号码是 555-1212,则可以指定以下搜索条件:
“电话号码是 555-1212”
要从“通讯录”选项卡中的“搜索”图标开始搜索地址,请按以下步骤进行操作:
- 单击“搜索”以转到“搜索收件人”窗口。
- 从“搜索个人通讯录”下拉列表中选择一个目录作为“公司目录”或“个人通讯录”。
- 从“全名”下拉列表中选择要搜索的元素。例如:“全名”、“名字”、“姓氏”、“电子邮件”、“电话号码”。
- 从“包含”下拉列表中选择要执行的搜索类型。例如:“包含”、“是”、“发音类似于”、“开头为”、“结尾为”。
- 在空白文本字段中输入要搜索的一个或多个关键字。
- 单击“搜索”。Sun Java System Messenger Express 将列出所有与搜索条件相匹配的条目。
- 单击三个邮件地址指定选项之一以选择要将邮件发送到的每个地址:
表 6 邮件地址指定选项
收件人:
单击此复选框以将邮件发送给该行中列出的收件人。
抄送:
单击此复选框以将邮件副本发送给该行中列出的收件人。
密件抄送:
单击此复选框以将邮件的密件发送给该行中列出的收件人。密件是其他收件人看不到的副本。
- 单击“确定”。“个人通讯录”窗口的“邮件收件人”中将显示刚才选定的地址,该地址显示在标题为“邮件收件人”的列中。此时,您已经开始撰写要发往该收件人列表的邮件。
- 在没有完成所需的所有地址的搜索、查找和选择之前,不要退出“搜索收件人”窗口。
- 单击“<删除”按钮以从“邮件收件人”面板中删除某个成员。
- 单击“确定”。您可能不需要从“个人通讯录”中选择任何其它姓名;如果不需要,请跳到步骤 7。
- 从“查看”下拉列表中选择查看个人通讯录的方式。例如:“所有”、“仅限组”或“<用户定义的组>”。
- 从左侧的“个人通讯录条目”面板中选择所需的姓名。
- 单击适当的地址类型(“收件人:>”、“抄送:>”或“密件抄送:>”)以将姓名放到右侧的“邮件收件人”面板中。
- 完成该列表的姓名选择后,请单击“确定”。显示“撰写邮件”窗口时,其中将包含您所选择的收件人地址以及地址指定选项。
- 撰写您的邮件。
有关撰写邮件的详细信息,请参阅撰写邮件。
查看组
使用“查看”下拉列表可以查看现有的通讯录组。
编辑组
要对现有组进行更改,请执行以下操作:
编辑联系人
要对现有联系人进行更改,请执行以下操作:
搜索地址
使用“搜索”图标可以搜索姓名和地址。
要在您的个人通讯录中搜索姓名和地址,请执行以下操作:
- 单击“通讯录”选项卡。
- 单击“搜索”图标。
- 将显示“地址查找”对话框。
- 从“搜索地址”下拉列表中确定要搜索的地址集。
默认设置是您的个人地址集。
- 从“全名”下拉列表中选择适用于搜索的可用列表项。例如:“全名”、“名字”、“姓氏”、“电子邮件”、“电话号码”。
- 从“包含”下拉列表中选择可用列表项。例如:“包含”、“是”、“发音类似于”、“开头为”、“结尾为”。
- 在空白字段(位于“包含”下拉列表旁边)中输入有关搜索项的文本。
- 单击“搜索”。
- 将显示与搜索条件相匹配的姓名或组的列表。
- 从列表中选择联系人姓名或组。单击适当的地址类型(“收件人”、“抄送”、“密件抄送”)。
- 完成该列表的姓名选择后,单击“撰写邮件”。
将显示“撰写邮件”对话框,其中包括您选定的收件人姓名。
- 撰写您的邮件。
有关撰写邮件的详细信息,请参阅撰写邮件。
查看和管理帐户
使用“选项”选项卡可以查看帐户信息,还可以选择相应的选项来管理帐户。
帐户摘要
在“选项”选项卡中单击“帐户摘要”。
帐户摘要可以提供有关帐户的以下信息:
个人信息
使用此表单可以更改您的个人帐户信息。
您可以更改以下信息:
首选语言
用户界面元素可以用另一种语言显示。
从下拉列表中选择其中一种可用语言。
回复地址
要将“回复”地址更改为另一地址,请填写此字段。例如,如果您的邮件地址是 johnsmith@florizel.com,但是希望把回复给您的邮件发送到 johnsmidth@sesta.com,则在此字段中输入 johnsmidth@sesta.com。
签名
要自定义将包含在所撰写的所有邮件底部的签名,请复选“在所有撰写邮件中包含此文本”旁边的复选框。在字段中输入您喜欢的邮件结束签名。
vCard
通讯录条目(即 vCard)可以存储您的姓名、邮政地址、电子邮件地址、电话号码以及其它信息。您可以创建自己的个人 vCard,并可以将其附加到外发邮件中。
要创建 vCard,请选择“将 vCard 附加到邮件”旁边的复选框。
在字段中输入个人信息。
保存更改/重置
对个人设置更改完毕后,请单击“保存”。
如果进行更改后决定不保存更改,请单击“重置”。执行此操作后,页面将刷新为显示原来的信息。
密码
要更改密码,请执行以下操作:
设置
要更改设置,请执行以下操作:
安全传送邮件
“安全传送邮件”功能(仅可用于使用 Internet Explorer 的 Windows 系统)使您可以发送和接收签名的和加密的邮件。启用该功能后,所有外发邮件将使用您的已注册第三方数字证书进行签名,并且可以使用收件人的数字安全证书进行加密。
要启用“安全传送邮件”选项,请选择以下选项:
删除邮件
您可以使用两个删除选项:
如果选择“将删除的邮件移至”,需要从下拉式列表中选择一个文件夹;此外,还可以选择“将邮件标记为删除”。
拼写检查
选择此选项后,单击“发送”将自动对您撰写的邮件进行拼写检查。
已发送邮件
此选项使您可以将发送的每封邮件的副本保存到特定文件夹。要选择文件夹,请使用下拉列表。
邮件草稿
此选项使您可以选择一个用于保存邮件草稿的文件夹。请使用下拉列表选择文件夹。
回复时引用原文
此选项使您可以自动包括要回复的邮件的文本。选择此选项可以在回复邮件中包括原邮件。
邮件转发
使用此选项可以将收到的每封邮件的副本发送到特定的电子邮件地址。例如,如果 John 要将所有已收到邮件的副本发送给 Carolyn,则他可以在“将新邮件副本转发到”框中输入 Carolyn 的电子邮件地址。您可以在该框中输入任意多个电子邮件地址,每次输入一行。
保存更改/重置
对个人设置更改完毕后,请单击“保存”。
如果进行更改后决定不保存更改,请单击“重置”。执行此操作后,页面将刷新为显示原来的信息。
外观
要自定义电子邮件帐户的外观,请执行以下操作:
颜色方案
要设置页面文本和背景的颜色,请单击要使用的颜色方案旁边的单选按钮。
工具栏
要自定义工具栏,请单击以下任一选项旁边的按钮:
日期格式
您可以自定义收到和发送的邮件的日期显示格式。您还可以自定义“选项”选项卡的“休假自动回复邮件”链接中显示的休假开始和结束日期的格式。
要自定义日期显示格式,请执行以下操作:
字体显示
您可以自定义邮件中使用的字型和字体大小。请从下拉列表中选择所需选项。
邮件列表视图
您可以设置每页显示的邮件数量,并可以按升序或降序对邮件进行排序。
撰写休假自动回复邮件
可以按以下步骤激活或取消激活发送休假自动回复邮件功能功能,以及撰写要发送的邮件以响应外出期间收到的电子邮件。
- 单击“选项”选项卡。
- 单击左边面板中的“休假自动回复邮件”框。
- 启动或禁用休假自动回复邮件功能。
- 选择休假自动回复邮件功能的开始日期和结束日期。
开始日期可以为当前日期,也可以为结束日期之前、当前日期之后的任何日期。结束日期应为停止休假自动回复邮件功能的日期。
- 在文本框中键入天数,在该天数之后将向重复的邮件发件人发送回复邮件。
此处输入的天数是自动回复重复邮件发件人所间隔的天数。这意味着在您指定的时间段内,无论发件人向您发送了多少封邮件,该发件人将只收到一封休假自动回复邮件。
- 键入邮件的主题或保留为空。
如果保留此字段中的 $SUBJECT 为空白,则发送给您的邮件的主题将是您回复邮件的主题。
- 在文本框中键入内部和外部休假自动回复邮件。
内部邮件是发送给同一域中用户的;外部邮件是发送给所有其他用户的。
只有选取了“启用休假自动回复邮件”框时,才会发送这些邮件。
- 单击“保存更改”。
邮件过滤器
使用“邮件过滤器”选项可以管理外来电子邮件的邮件过滤器。将邮件过滤器应用于外来邮件的顺序即为过滤器在此处列出的顺序。
在“选项”选项卡中单击“邮件过滤器”。将显示“邮件过滤器”对话框。在“邮件过滤器”对话框中,您可以执行以下操作:
使用“邮件过滤器”对话框中的以下按钮可以执行以下操作:
添加。要添加新邮件过滤器,请单击“添加”。
编辑。要编辑现有的邮件过滤器,请从列表中选择该邮件过滤器并单击“编辑”。
删除。要删除邮件过滤器,请从列表中选择该过滤器并单击“删除”。
上移。要将现有邮件过滤器在列表中向上移,请选择过滤器并单击“上移”。
下移。要将现有邮件过滤器在列表中向下移,请选择过滤器并单击“下移”。
保存。单击此按钮将保存更改。
添加邮件过滤器
要添加新的邮件过滤器,请执行以下操作:
- 单击“邮件过滤器”对话框中的“新建...”。
- 将显示“添加邮件过滤器”窗口。在“添加邮件过滤器”窗口中输入外来电子邮件的过滤器规则。请参阅邮件过滤器模板以获得有关设置过滤器要填写的字段的详细信息。
- 单击“保存”以创建新的邮件过滤器,或单击“取消”以退出“添加邮件过滤器”窗口,不创建新的邮件过滤器。
编辑邮件过滤器
要编辑现有的邮件过滤器,请执行以下操作:
- 从“邮件过滤器”对话框显示的列表中选择邮件过滤器,并单击“编辑...”。
- 将显示“编辑邮件过滤器”窗口。在“编辑邮件过滤器”窗口中编辑所需的过滤器条件。请参阅邮件过滤器模板以获得有关设置过滤器要填写的字段的详细信息。
- 单击“保存”以保存修改的邮件过滤器,或单击“取消”以退出“编辑邮件过滤器”窗口,不保存更新。
邮件过滤器模板
可以输入以下邮件过滤器详细信息:
对于外来邮件
- 匹配所有外来邮件。选择此选项将对所有外来邮件应用邮件过滤器。
- 匹配被服务器标识为垃圾邮件的邮件。选择此选项将丢弃垃圾邮件。
- 匹配以下任何条件或所有条件。选择此选项并指定过滤器条件以匹配以下任何条件或所有条件:
- 发件人。指定可以向您发送电子邮件的姓名的过滤器条件,并在“发件人”中输入姓名。可用的过滤器条件选项包括:“包含”、“不包含”、“是”、“不是”、“开头为”、“结尾为”、“匹配”。
- 收件人。指定特定收件人的外来邮件的过滤器条件,以便将这些邮件发送到指定文件夹。在“收件人”中输入姓名,并从下拉列表中选择过滤器选项。可用的过滤器选项包括:“包含”、“不包含”、“是”、“不是”、“开头为”、“结尾为”、“匹配”。
- 主题。从下拉列表中选择标题行的过滤器条件,并输入主题。可用的过滤器条件包括:“包含”、“不包含”、“是”、“不是”、“开头为”、“结尾为”、“匹配”。
- 单击“高级...”可以指定高级邮件过滤器条件。
应用邮件操作
删除邮件过滤器
要删除现有的邮件过滤器,请执行以下操作:
查看导航路径
使用选项卡面板(“文件夹”、“收件箱”、“已发送邮件”、“废纸篓”、“草稿”、“通讯录”和“选项”选项卡)下面的导航工具可以查看到目前为止选定的选项历史记录。导航工具可以显示您在某个文件夹中的遍历路径,即从“选择文件夹”下拉列表中选定的操作事项。您可以通过单击路径中的链接来重新访问先前查找过的文件夹。