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Sun Java System Messenger Express 線上說明 |
關於 Sun ONE Messenger Express
使用 Sun ONE Messenger Express,您可以撰寫、傳送、接收、讀取、回覆、轉寄、刪除、歸檔和尋找電子郵件。
為管理您的電子郵件,Sun ONE Messenger Express 提供表 1 中列示的標籤。該表由兩欄組成;第一欄列示 Sun ONE Messaging Express 中出現的標籤,第二欄描述這些標籤的使用方法。
表 1 使用 Sun ONE Messenger Express 標籤
Sun ONE Messenger Express 標籤
使用方法
[資料夾] 標籤
使用此標籤可以檢視和使用歸檔郵件的資料夾。如需更多資訊,請參閱管理資料夾。
[收件匣] 標籤 - 或您目前使用的資料夾的標籤。
使用此標籤可以檢視和管理郵件群組。如需更多資訊,請參閱管理郵件。
[寄件備份] 標籤
使用此標籤可以檢視從您帳戶傳送的個別郵件的副本。如需更多資訊,請參閱管理郵件。
[垃圾箱] 標籤
使用此標籤可以儲存所有刪除的郵件和資料夾。垃圾箱中的郵件會被定期刪除。您可以從垃圾箱中回復刪除的郵件和資料夾。如需有關 [垃圾箱] 標籤其他功能的更多資訊,請參閱管理郵件。
[草稿] 標籤
使用此標籤可以在傳送長郵件前儲存其草稿。如果您在傳送郵件前遇到中斷,這將確保您的工作不會遺失。如需有關 [草稿] 標籤其他功能的更多資訊,請參閱管理郵件。
[通訊錄] 標籤
使用此標籤可以輸入您要向其傳送郵件的收件人姓名和電子郵件位址。如需更多資訊,請參閱管理個人通訊錄。
[選項] 標籤
使用此標籤可以檢視有關電子郵件帳戶的資訊與選項,並進行選擇。如需更多資訊,請參閱檢視和管理您的帳戶。
管理郵件
您可以在 [收件匣] 中執行以下郵件管理工作:
接收新郵件
若要接收新郵件,請按一下 [收信]。
Sun ONE Messenger Express 在 [收件匣] 視窗中列示郵件。郵件以清單方式顯示,其中顯示寄件者姓名、主旨、收件日期和郵件大小。旁邊有信封圖示的郵件是尚未讀取的郵件。未讀取郵件的數量顯示在 [收件匣] 視窗左下角,並會隨著收到的新郵件而變更。
讀取郵件
您可以從 [收件匣] 和 [寄件備份] 標籤中開啟您收到或傳送的所有郵件。[草稿] 標籤顯示您已經儲存的郵件草稿。[資料夾] 標籤和 [垃圾箱] 標籤均顯示歸檔在這些資料夾中的郵件。
若要讀取郵件,請:
刪除郵件
依據您設定的 [刪除] 選項,可以將郵件從 [收件匣]、[寄件備份]、[垃圾箱] 或 [草稿] 視窗中暫時刪除或永久刪除。如需有關設定這些選項的更多資訊,請參閱設定。
您的選擇包括:
若要從 [收件匣] 或其他資料夾 (不包括 [垃圾箱] 資料夾) 中刪除郵件,請:
若要從 [垃圾箱] 資料夾中移除已刪除的郵件,請:
或:
取消刪除郵件
您可以取消刪除在 [收件匣]、[草稿]、[垃圾箱] 或 [寄件備份] 標籤中標記為刪除的任何郵件。
註
若要查看您是否設定清除標記為刪除的郵件,請檢查您的 [刪除] 設定。如需更多資訊,請參閱設定。
若要取消刪除郵件,請:
若要從 [垃圾箱] 資料夾中取消刪除郵件,請從下拉式清單中選取要將郵件移至的資料夾。郵件會被移至已選取的資料夾。
清除郵件
使用 [清除] 圖示以永久刪除郵件。
撰寫郵件
如需相關說明,請參閱撰寫郵件。
排序郵件
[收件匣]、[寄件備份]、[垃圾箱] 和 [草稿] 視窗中的郵件可依遞增或遞減次序以不同方式排序,其中包括按照 [收件日期] 或 [傳送日期] 中顯示的日期、[寄件人] 或 [收件人] 中顯示的寄件者或收件者姓名、郵件 [大小]、郵件 [主旨] 或按照已讀或未讀狀態。信封欄顯示已讀或未讀郵件狀態。
依預設,郵件的排序方式為最新的郵件在底部,最舊的郵件在頂部。
若要變更郵件排序次序,請按一下 [收件日期] 或 [傳送日期]、[寄件人] 或 [收件人]、[大小]、[主旨]、(信封) [狀態] 圖示、[附件] 圖示或 [優先順序] 圖示。
- [收件日期] 或 [傳送日期] 按照日期排序郵件。最新郵件出現在清單最前面。再按一次 [收件日期] 或 [傳送日期] 按照日期排序郵件,最舊的郵件會出現在清單最前面。顯示日期的格式取決於 [選項] 標籤的 [外觀] 方塊中指定的 [日期] 格式。
- [寄件人] 或 [收件人] 按照寄件者或收件者姓名以字母次序排序郵件。再按一次 [寄件人] 或 [收件人] 將按照姓名以相反的字母次序排序郵件。
- [大小] 按照大小以遞增次序排序郵件。再按一次 [大小] 將以相反的次序排序郵件。
- [主旨] 按照 [主旨] 行中的主旨以字母次序排序郵件。再按一次 [主旨] 將按照主旨以相反的字母次序排序郵件。
- [狀態] 圖示按照未讀郵件、轉寄郵件、回覆郵件、刪除的已讀郵件、刪除的未讀郵件、回覆的已讀郵件到刪除的郵件的次序來排序郵件。
- [附件] 圖示排序所有帶附件的郵件,並將它們群組在一起。
- [優先順序] 圖示按照標示為 [緊急]、[不緊急] 和 [一般] 的重要性程度排序郵件。
歸檔郵件
若要將郵件從一個資料夾歸檔或移動至另一個資料夾,請:
檢視附加檔案
若要檢視郵件的附加檔案,請:
儲存附加檔案
如果收到附加檔案 (如 GIF 或 JPEG 檔案),您可以將其儲存至您的本機磁碟。
若要儲存附件,請:
搜尋郵件
您可以使用搜尋準則和輸入的關鍵字來搜尋特定郵件。例如,您可以按照主旨、寄件者、收件者或內文來搜尋資料夾中的郵件。
收取外部郵件
Sun ONE Messenger Express 可讓您使用郵局協定 (POP) 從另一個帳戶收取郵件。例如,如果您在 servername.com 上有一個 POP 使用者 ID,則可以從您的 servername.com 帳戶收取郵件,並使用 Sun ONE Messenger Express 檢視郵件。
若要從其他伺服器收取 POP 郵件,請:
撰寫郵件
Sun ONE Messenger Express 可讓您撰寫郵件、查找收件者位址、草擬郵件以及將檔案附加到郵件。
撰寫郵件
若要撰寫郵件,請:
- 使用以下三種方法之一存取 [撰寫] 視窗:
- 在帶有撰寫圖示的標籤中按一下 [撰寫] 圖示。
- 在 [通訊錄] 標籤中,按一下 [搜尋] 圖示,然後按一下 [撰寫郵件]。此方法通常在您已經完成搜尋並找到收件者的電子郵件位址後使用;如需更多資訊,請參閱搜尋位址。
- 在 [通訊錄] 標籤中,按一下收件者的電子郵件位址。如果您選擇此選項,螢幕上將出現 [撰寫] 視窗,其 [收件人:] 欄位中會顯示您選取的收件者位址。選擇此方法時可以略過步驟 2,除非您要新增其他收件者。
- 您可以自己輸入需要的電子郵件位址,如果您不知道位址,可以執行搜尋。如需相關說明,請參閱搜尋位址。您可以在以下一個或多個欄位中輸入電子郵件位址:
表 3 [收件人:]、[副本:] 和 [密件副本:] 欄位
收件人:
在此欄位中輸入收件者的電子郵件位址,以將郵件傳送給收件者。
副本:
在此欄位中輸入收件者的電子郵件位址,以將郵件副本傳送給該收件者。
密件副本: 在此欄位中輸入收件者的電子郵件位址,以將郵件的密件副本傳送給該收件者。如果選擇了 [密件副本],則其他收件者將無法在該欄位中看到還有誰收到了同一封郵件。
- 按一下 [主旨] 欄位,並鍵入郵件的主旨。
- 在郵件文字方塊中按一下,並鍵入郵件內文。
- 從 [優先順序] 下拉式清單中選取優先順序,如 [一般]、[緊急] 或 [不緊急]。
- 從 [要求回條] 下拉式清單中,選取所需的選項。例如:[無]、[當完成傳送時]、[當開啟檢視時] 或 [兩者都要]。
- 按一下視窗頂部或底部的 [傳送]。
撰寫郵件草稿
若要草擬要在稍後傳送的郵件,請:
若要擷取並傳送草稿,請:
搜尋位址
Sun ONE Messenger Express 具有查找電子郵件位址和電話號碼的功能。您可以使用以下兩種方法之一存取此功能:
- 從 [撰寫] 圖示:此方法可用於給單一收件者撰寫郵件,但是對於建立收件者清單特別有用。如需更多資訊,請參閱撰寫收件者清單。
- 從 [搜尋] 圖示 (在 [通訊錄] 標籤中):當您要給單一收件者傳送電子郵件,或者僅要查找電子郵件位址或電話號碼時,此方法最合適。您可以使用此方法在較長的個人通訊錄中尋找和編輯姓名。
若要從 [通訊錄] 標籤中的 [搜尋] 圖示開始搜尋位址,請執行以下步驟:
- 按一下 [搜尋] 以移至 [搜尋收件者] 視窗。
- 從 [個人通訊錄] 下拉式清單中選取目錄。
- 從 [全名] 下拉式清單中,選取要搜尋的元素。例如:[名字]、[姓氏]、[電子郵件] 和 [電話號碼]。
- 從 [包含] 下拉式清單中,選取要執行的搜尋類型。例如:[包含]、[完全吻合]、[發音類似]、[開頭為] 或 [結尾為]。
- 在文字欄位中,輸入要搜尋的關鍵字。
- 按一下 [搜尋]。Sun ONE Messenger Express 會列示符合搜尋準則的所有項目。
- 從清單中,為您將要向其傳送郵件的位址,按一下三個定址選項之一:
表 4 定址選項
收件人:
按一下此核取方塊可以將郵件傳送給該行中列示的收件者。
副本:
按一下此核取方塊可以將郵件副本傳送給該行中列示的收件者。
密件副本: 按一下此核取方塊可以將郵件的密件副本傳送給該行中列示的收件者。密件副本是其他收件者無法看到的副本。
- 按一下 [撰寫郵件]。
將檔案附加到郵件
您可以附加和傳送連接至您電腦的磁碟上的任何檔案,或位於電腦中的任何檔案。指定要附加的檔案後,該檔案的副本將被附加到郵件中;原始檔案仍保留在原來位置。
若要將附件與郵件一同傳送,請:
格式化文字
若您使用 Internet Explorer 5.0 或更新版本作為您的 Web 瀏覽器,則可以變更郵件的文字色彩、大小和對齊方式,以及其他多種郵件屬性。
區段格式 (下拉式清單)
將文字設定為預設格式。字型樣式 (下拉式清單)
設定文字樣式。字型大小 (下拉式清單)
根據 HTML 字型大小設定文字大小。檢視 HTML 源代碼 (核取方塊)
顯示郵件的 HTML 代碼。
檢查拼寫
使用拼寫檢查程式檢查您所撰寫郵件的拼寫。[撰寫] 視窗開啟時,您可以執行以下步驟以隨時呼叫拼寫檢查:
您也可以按一下 [在傳送郵件之前檢查拼寫] 選項旁邊的核取方塊,以確保拼寫檢查程式在您傳送郵件之前自動檢查其拼寫。
核取此選項後,按一下 [傳送] 即可呼叫拼寫檢查程式。您可以為您撰寫的所有郵件自動設定此選項。如需相關說明,請參閱 [設定值] 部分中的拼寫檢查。
一旦呼叫拼寫檢查程式,它便會將郵件複製到新視窗中。拼寫檢查程式會反白顯示其無法辨識的所有單字。請忽略拼寫正確但反白顯示的單字,如人名、縮寫或新的技術術語。很多這類單字拼寫檢查程式均無法辨識。
註
若您使用 Internet Explorer 作為您的 Web 瀏覽器,並且將 [文字/HTML] 開關設定為 HTML,則拼寫檢查程式會在拼寫檢查期間顯示 HTML 標記。您可以忽略這些標記;它們不會影響拼寫檢查。
若要變更拼寫檢查程式反白顯示的單字,請執行以下步驟:
傳送已簽名的加密郵件
以下欄位是否以核取狀態出現取決於您在 [選項] 標籤的 [設定] 選項中所作的選取。
但是,您可以透過在 [撰寫郵件] 視窗中取消選取選項來選擇不傳送已簽名的加密郵件。
傳送郵件
管理資料夾
使用 [資料夾] 標籤執行以下資料夾管理工作:
檢視資料夾中的郵件
若要檢視儲存在資料夾中的郵件,請執行以下作業之一:
建立資料夾
您可以建立資料夾,並將郵件歸檔到任何資料夾中。例如,您可能要建立 [專案] 資料夾,並將所有相關的電子郵件歸檔到該資料夾中。
若要建立資料夾,請:
刪除資料夾
若要刪除資料夾,請:
重新命名資料夾
若要重新命名現有資料夾,請:
共用資料夾
您可以與其他使用者共用您的資料夾。
共用資料夾包括兩個步驟,即共用與訂閱:
設定資料夾許可權
- 按一下 [資料夾] 標籤。
- 按一下資料夾左邊的單選按鈕以選取要與其他人共用的資料夾。
- 在 [資料夾] 標籤功能表中,按一下 [共用] 圖示。
- 選取 [啟用將電子郵件直接投遞到資料夾] 核取方塊,以將郵件直接投遞到使用者的共用資料夾中。
輸入您要與其共用資料夾的使用者 ID,或者如果您不確定使用者 ID,請執行搜尋。如需相關說明,請參閱搜尋使用者 ID。
- 按一下 [新增]。
註
請留意 [使用者 ID] 欄中 [任何人] 的顯示。
[任何人] 包括依預設「未」被指定給任何許可權的所有使用者。您可以選擇從下拉式清單中為他們指定許可權。
您不能從 [使用者 ID] 欄中移除 [任何人] 項目。
- 從 [許可權] 下拉式清單中選取適當的許可權。
搜尋使用者 ID
為了與其他人共用資料夾,您可以使用 [搜尋] 功能協助您尋找使用者 ID。
例如,如果您已經知道收件者的名字是 John,但不確定其拼寫,則可以指定以下搜尋準則:
「名字包含 John」
又如,如果您知道收件者的電話號碼是 555-1212,則可以指定以下搜尋準則:
「電話號碼是 555-1212」
訂閱資料夾
使用此選項可以訂閱:
- 其他使用者已與您共用的所有私人共用資料夾
在 [資料夾] 標籤中,[私人] 訂閱的資料夾會在一行中顯示所有者名稱,並以階層式次序在其後的幾行中顯示訂閱共用資料夾的所有者清單。按一下資料夾名稱可以檢視儲存在每個資料夾中的檔案。
每個共用資料夾的資料夾圖示上的滑鼠掠過工具提示顯示授予您的存取許可權。例如 [可讀可寫,並可管理存取]
所有私人共用資料夾
若要訂閱使用者的私人共用資料夾,請:
- 在 [資料夾] 標籤中,按一下 [訂閱] 圖示,以在 [公司目錄] 中搜尋使用者已為您提供存取權的檔案。
- 螢幕上會顯示 [訂閱共用資料夾] 視窗。從下拉式清單中選取 [由其他使用者共用的所有資料夾]。
- 按一下 [移至]。
- 在出現的 [搜尋] 對話方塊中,從下一行的每個下拉式清單中選取準則以指定搜尋條件,然後在空白的文字欄位中輸入單字或片語,然後按一下 [搜尋] 以檢視您擁有存取權的資料夾清單。
若要輸入搜尋準則,請執行以下作業:
- 按一下 [搜尋]。Sun ONE Messenger Express 會列示符合搜尋準則的所有使用者 ID、使用者名稱和電子郵件位址。
- 選取使用者 ID 以訂閱該使用者的共用資料夾,並按一下 [確定]。
- 螢幕上會顯示資料夾清單以及資料夾的所有者名稱。選取您要訂閱的資料夾並按一下 [訂閱]。
按一下 [取消] 以關閉對話方塊,而不訂閱已選取的共用資料夾。
組織的所有私人共用資料夾
若要訂閱組織內使用者的所有私人共用資料夾,請:
取消訂閱資料夾
若要取消訂閱共用資料夾,請:
管理郵件
按一下 [收件匣] 視窗中出現的郵件,以執行以下工作:
刪除郵件
若要刪除郵件,請:
- 按一下郵件的 [主旨]。
這將開啟郵件以便您進行檢視。
- 按一下 [刪除]。
如需有關刪除郵件的更多資訊,請參閱刪除郵件。
撰寫郵件
若要撰寫郵件,請參閱撰寫郵件。
回覆郵件
您可以回覆郵件的寄件者,或原始郵件的 [收件人]、[寄件人]、[副本] 欄位中列示的寄件者和所有收件者。
若要回覆郵件,請:
轉寄郵件
若要轉寄開啟的郵件及其附加的所有檔案,請:
顯示下一封和上一封郵件
使用 Sun ONE Messenger Express,您可以輕鬆地從一封郵件移至另一封郵件:
在郵件視窗中,選取 [下一封] 或 [上一封] 圖示以查看目前資料夾中列示的下一封或上一封郵件。
將郵件歸檔到資料夾
讀取郵件後,您可以將其歸檔到其他資料夾。
從 [將郵件移至資料夾] 下拉式清單中,選取要在其中歸檔郵件的資料夾。
將檔案附加到郵件
若要將檔案附加到郵件,請參閱將檔案附加到郵件。
管理個人通訊錄
使用 [通訊錄] 標籤可以儲存和維護有關個人的資訊,以及建立您的私人郵件收件人清單。
建立新的通訊錄項目
使用 [通訊錄] 標籤可以將個人新增至您的個人通訊錄。個人通訊錄項目可以儲存姓名、電子郵件位址、電話號碼、公司或家庭地址、附註、群組和首頁連結等資訊。
若要為個人建立通訊錄項目,請:
- 按一下 [通訊錄] 標籤。
- 按一下 [新建聯絡人] 圖示。
螢幕上會出現 [新建聯絡人] 對話方塊。
- 在 [姓名和聯絡人] 標籤中,輸入有關個人的資訊。
[姓名和聯絡人] 標籤可讓您輸入收件者的名字、姓氏、電子郵件位址、公司電話、家庭電話、行動電話、傳呼器和傳真號碼。依預設,[顯示姓名] 是您在 [名字] 與 [姓氏] 欄位中鍵入的姓名。您可以編輯 [顯示姓名]。
- 如果您要輸入收件者的郵寄地址詳細資訊、首頁及生日詳細資訊,請按一下 [通訊錄] 標籤。
- 如果您要撰寫有關收件者的附註,請按一下 [附註] 標籤。
例如,如果收件者與您同屬某個俱樂部的成員,您可以在附註方塊中輸入俱樂部的名稱。
- 按一下 [群組] 標籤以取得郵件群組清單。
螢幕上會顯示您已建立的通訊錄群組清單。若要將收件者新增至群組,請選取群組名稱旁邊的方塊以插入核取標記。
- 按一下 [確定] 以儲存聯絡人詳細資訊,並結束 [新建聯絡人] 對話方塊。
- 在 [通訊錄] 標籤視窗中,對您要傳送郵件的名稱選取 [收件人:]、[副本:] 或 [密件副本:] 核取方塊。
表 5 定址選項
收件人:
按一下此核取方塊可以將郵件傳送給該行中列示的收件者。
副本:
按一下此核取方塊可以將郵件副本傳送給該行中列示的收件者。
密件副本: 按一下此核取方塊可以將郵件的密件副本傳送給該行中列示的收件者。密件副本是其他收件者無法看到的副本。
建立新群組
如果您定期向一組電子郵件收件者傳送郵件,請使用此選項建立新群組。
若要建立新群組,請:
- 按一下 [通訊錄] 標籤。
- 按一下 [新建群組] 圖示。
螢幕上會出現 [群組成員] 標籤對話方塊。
- 在 [群組名稱] 欄位中輸入名稱。
該名稱可以是描述電子郵件使用者群組的名稱。
- 從 [檢視] 下拉式清單中選取要包括在 [新建群組] 中的個人類型。例如,選取 [全部]、[僅群組] 或 [<使用者定義的群組>] 以過濾顯示在可用清單中的選項。
- 按一下 [新增>] 按鈕以將電子郵件收件者移至 [群組包括] 面板中。
按一下 [<移除] 按鈕以將成員從 [群組包括] 面板中移除。
- 按一下 [搜尋] 按鈕以搜尋要包括在新群組中的姓名和位址。請輸入以下搜尋詳細資訊:
- 螢幕上會出現 [位址查找] 對話方塊。您可以在 [個人通訊錄] 中搜尋聯絡人或群組。
- 在 [全名] 下拉式清單中,從可用的清單中選取項目。例如:[全名]、[名字]、[姓氏]、[電子郵件] 或 [電話號碼]。
- 在 [包含] 下拉式清單中,從可用的清單中選取項目。例如:[包含]、[完全吻合]、[發音類似]、[開頭為] 或 [結尾為]。
- 在空白欄位 (位於 [包含] 下拉式清單旁邊) 中輸入您要搜尋的項目內容。
- 按一下 [搜尋]。
- 螢幕上會出現符合搜尋準則的姓名或群組清單。
- 選取姓名或群組,然後按一下 [套用] 或 [確定]。
如果您按一下 [套用],則選取的搜尋結果將新增至 [新建群組] 清單,並且您可以在 [位址查找] 對話方塊中執行其他搜尋。
如果您按一下 [確定],則 [位址查找] 對話方塊會關閉,並且選取的搜尋結果會新增至 [新建群組] 清單。
- 按一下 [附註] 標籤可以為您要建立的群組加上附註。
- 按一下 [確定] 以儲存新群組的詳細資訊。
撰寫收件者清單
透過 [撰寫] 圖示,您可以為新的電子郵件建立收件者清單。
若要撰寫電子郵件收件者的一次性清單 (與已儲存並且每次可以使用的 [新建群組] 相反),請:
- 在除 [選項] 標籤以外的任何標籤中按一下 [撰寫] 圖示。
- 按一下 [通訊錄] 圖示或 [收件人:]、[副本:]、[密件副本:],以移至 [從個人通訊錄中選取收件者] 視窗。
- 搜尋位址:如果您需要的所有位址都可以從 [從個人通訊錄中選取收件者] 視窗輕鬆存取,請繼續執行步驟 4。如果您要在其他目錄中搜尋,或者您要在您的 [個人通訊錄] 中搜尋 (如果您的個人通訊錄僅包含少量位址,則可能不允許搜尋),請執行以下子步驟:
搜尋範例:如果您已經知道收件者的名字類似 John,但不確定其拼寫,則可以指定以下搜尋準則:
「名字發音類似 John」
又如,如果您知道收件者的電話號碼是 555-1212,則可以指定以下搜尋準則:
「電話號碼是 555-1212」
若要從 [通訊錄] 標籤中的 [搜尋] 圖示開始搜尋位址,請執行以下步驟:
- 按一下 [搜尋] 以移至 [搜尋收件者] 視窗。
- 從 [搜尋個人通訊錄] 下拉式清單中,選取 [公司目錄] 或 [個人通訊錄]。
- 從 [全名] 下拉式清單中,選取要搜尋的元素。例如:[全名]、[名字]、[姓氏]、[電子郵件] 或 [電話號碼]。
- 從 [包含] 下拉式清單中,選取要執行的搜尋類型。例如:[包含]、[完全吻合]、[發音類似]、[開頭為] 或 [結尾為]。
- 在空白的文字欄位中,輸入要搜尋的關鍵字。
- 按一下 [搜尋]。Sun ONE Messenger Express 會列示符合搜尋準則的所有項目。
- 為您將要向其傳送郵件的每個位址,按一下以下三個定址選項之一:
表 6 定址選項
收件人:
按一下此核取方塊可以將郵件傳送給該行中列示的收件者。
副本:
按一下此核取方塊可以將郵件副本傳送給該行中列示的收件者。
密件副本: 按一下此核取方塊可以將郵件的密件副本傳送給該行中列示的收件者。密件副本是其他收件者無法看到的副本。
- 按一下 [確定]。[從個人通訊錄中選取郵件收件者] 視窗會在標題為 [郵件收件者] 的欄中顯示您剛剛選取的位址。您已經開始為收件者清單撰寫郵件。
- 保持開啟 [搜尋收件者] 視窗,直至您已搜尋、找到並選取您需要的所有位址。
- 按一下 [<移除] 按鈕以從 [郵件收件者] 面板中移除成員。
- 按一下 [確定]。您可能不需要從 [個人通訊錄] 中選取任何其他姓名;如果確實不需要,請跳至步驟 7。
- 從 [檢視] 下拉式清單中,選取您要檢視 [個人通訊錄] 的方式。例如:[全部]、[僅群組] 或 [<使用者定義的群組>]。
- 請從左邊的 [個人通訊錄項目] 面板中選取需要的姓名。
- 按一下適當的位址類型 ([收件者:>]、[副本:>] 或 [密件副本:>]),以將姓名置入右邊的 [郵件收件者] 面板中。
- 完成清單的姓名選取後,請按一下 [確定]。當螢幕上出現 [撰寫郵件] 視窗時,此視窗會定址到該收件者並使用您剛剛選擇的定址選項。
- 撰寫您的郵件。
如需有關撰寫郵件的更多資訊,請參閱撰寫郵件。
檢視群組
使用 [檢視] 下拉式清單可以檢視現有的通訊錄群組。
編輯群組
若要變更現有群組,請:
- 按一下 [通訊錄] 標籤。
- 從 [檢視] 下拉式清單中選取要編輯的群組名稱。例如:[僅群組]
- 按一下在 [顯示姓名] 欄中出現的顯示姓名連結。
螢幕上會出現 [更新群組] 對話方塊。[群組成員] 標籤會在 [群組名稱] 欄位中顯示您已選取的群組名稱。
- 若要將聯絡人新增至群組,請從左邊的面板中按一下您要新增至 [新建群組] 的個人或群組名稱,然後按一下 [新增>]。
- 若要從 [群組包括] 面板中移除個人或群組的名稱,請從 [群組包括] 面板中選取名稱,並按一下 [<移除]。
- 按一下 [附註] 標籤可以為群組加上附註。
- 按一下 [確定] 以儲存新群組的詳細資訊。
- 按一下 [刪除] 以從新群組清單中刪除成員。
編輯聯絡人
若要變更現有聯絡人,請:
- 按一下 [通訊錄] 標籤。
- 從 [檢視] 下拉式清單中選取群組名稱。螢幕上會顯示該群組中的聯絡人清單。選取您要編輯的聯絡人。
或
從 [檢視] 下拉式清單中選取 [全部] 以檢視所有聯絡人。從清單中選取您要編輯的聯絡人。
- 按一下在 [顯示姓名] 欄中出現的顯示姓名連結。
[更新聯絡人] 對話方塊會顯示 [姓名],並且 [連絡人] 標籤對話方塊會顯示您在 [顯示姓名] 欄位中選取的連絡人姓名。編輯聯絡人的詳細資訊。
- 按一下 [通訊錄] 標籤並編輯聯絡人位址的詳細資訊。
- 按一下 [附註] 標籤可以為聯絡人加上附註。
- 按一下 [群組] 標籤並選取聯絡人將從屬的群組。
- 按一下 [確定] 以儲存聯絡人的詳細資訊。
- 按一下 [刪除] 以刪除聯絡人。
搜尋位址
使用 [搜尋] 圖示搜尋姓名和位址。
若要在您的個人通訊錄中搜尋姓名和位址,請:
- 按一下 [通訊錄] 標籤。
- 按一下 [搜尋] 圖示。
- 螢幕上會出現 [位址查找] 對話方塊。
- 從 [搜尋位址] 下拉式清單中,決定要搜尋的位址集合。
預設為您的個人通訊錄集合。
- 在 [全名] 下拉式清單中,從可用的清單中為搜尋選取項目。例如:[全名]、[名字]、[姓氏]、[電子郵件] 或 [電話號碼]。
- 在 [包含] 下拉式清單中,從可用的清單中選取項目。例如:[包含]、[完全吻合]、[發音類似]、[開頭為] 或 [結尾為]。
- 在空白欄位 (位於 [包含] 下拉式清單旁邊) 中輸入您要搜尋的項目內容。
- 按一下 [搜尋]。
- 螢幕上會出現符合搜尋準則的姓名或群組清單。
- 從清單中選取聯絡人姓名或群組。按一下適當的位址類型 ([收件人]、[副本]、[密件副本])。
- 在清單中完成姓名選取後,請按一下 [撰寫郵件]。
螢幕上會出現包含您選取的收件者姓名的 [撰寫郵件] 對話方塊。
- 撰寫您的郵件。
如需有關撰寫郵件的更多資訊,請參閱撰寫郵件。
檢視和管理您的帳戶
使用 [選項] 標籤可以檢視帳戶資訊,並選擇選項以管理您的帳戶。
帳戶摘要
在 [選項] 標籤上,按一下 [帳戶摘要]。
帳戶摘要為您提供有關帳戶的以下資訊:
個人資訊
使用此表單變更您的個人帳戶資訊。
您可以變更以下項目:
喜好語言
使用者介面元素可以用其他語言顯示。
從下拉式清單中選取一種可用的語言。
回覆位址
若要將 [回覆] 位址變更為其他位址,請填寫此欄位。例如,如果您的電子郵件位址是 johnsmith@florizel.com,但希望回覆的郵件傳送到 johnsmidth@sesta.com,則在此欄位中輸入 johnsmidth@sesta.com。
簽名
若要自訂將包含在您撰寫的每封郵件底部的簽名,請按一下 [將此文字包含在您撰寫的每一封郵件中] 旁邊的核取方塊以插入核取標記。在欄位中輸入您喜好的簽名。
vCard
通訊錄項目或 vCard 可以儲存您的姓名、郵寄地址、電子郵件位址、電話號碼和其他資訊。您可以為自己建立可附加到外送郵件上的個人 vCard。
若要建立 vCard,請按一下 [附加 vCard 到郵件] 旁邊的核取方塊以插入核取標記。
在欄位中輸入個人資訊。
儲存變更/重設
完成輸入 [個人] 設定的變更後,請按一下 [儲存]。
如果您已進行變更但決定不儲存它們,請按一下 [重設]。執行此作業後,頁面會重新顯示原始資訊。
密碼
若要變更密碼,請:
設定
若要變更您的設定,請:
安全郵件傳送
安全郵件傳送功能僅在使用 Internet Explorer 的 Windows 系統上可用,它可讓您收發已簽名的加密郵件。一旦啟用此功能,所有外送的郵件均使用您已註冊的協力廠商數位證書簽名,並可使用收件者的數位安全證書進行加密。
若要啟用 [安全郵件傳送] 選項,請選取以下選項:
刪除郵件
您具有兩個刪除選項:
您可以選擇 [將刪除的郵件移至],該選項要求您從下拉式清單中選取一個資料夾,或者您可以 [將郵件標記為已刪除」。
拼寫檢查
若選取此選項,則在您按一下 [傳送] 後,系統會自動對您撰寫的郵件執行拼寫檢查。
已傳送郵件
此選項可讓您將傳送的每封郵件的副本儲存至指定資料夾。若要選擇資料夾,請使用下拉式清單。
郵件草稿
此選項可讓您選擇儲存草稿的資料夾。請使用下拉式清單來選取資料夾。
回覆引述
此選項可讓您自動包含要回覆的郵件內文。選取此選項可以在回覆中包含原始郵件。
郵件轉寄
使用此選項可將您收到的每封郵件的副本傳送到指定的電子郵件位址。例如,如果 John 要將他收到的每封郵件的副本傳送給 Carolyn,則應在 [將新郵件的副本轉寄到] 方塊中輸入 Carolyn 的電子郵件位址。您可以在此方塊中輸入任意多個電子郵件位址,一行一個位址。
儲存變更/重設
完成輸入 [個人] 設定的變更後,請按一下 [儲存]。
如果您已進行變更但決定不儲存它們,請按一下 [重設]。執行此作業後,頁面會重新顯示原始資訊。
外觀
若要自訂電子郵件帳戶的外觀,請:
色彩方案
若要設定頁面文字和背景的色彩,請按一下您喜好的色彩方案旁邊的單選按鈕。
工具列
若要自訂工具列,請按一下以下其中一個選項旁邊的按鈕:
日期格式
您可以為收到的郵件和已傳送的郵件自訂日期顯示格式。您還可以在 [選項] 標籤中自訂 [休假郵件] 連結中顯示的休假起始日期和結束日期格式。
若要自訂日期顯示格式,請:
顯示字型
您可以自訂郵件中使用的字體和字型大小。從下拉式清單中選擇所需的字型。
郵件清單檢視
您可以設定每頁顯示郵件的數目,並可以按照遞增或遞減次序排序郵件。
撰寫休假郵件
請執行以下步驟來啟用或停用傳送休假郵件,並撰寫您要傳送以回應外出期間收到的電子郵件的郵件。
- 按一下 [選項] 標籤。
- 在左面板上按一下 [休假郵件] 方塊。
- 開啟或關閉休假郵件。
- 選取休假郵件的起始日期和結束日期。
起始日期可以是目前日期,或結束日期之前目前日期之後的任何日期。結束日期應是您希望休假郵件停止的日期。
- 在文字方塊中,鍵入對於重複的郵件寄件者,您希望傳送回覆的間隔天數。
在此處輸入的天數是自動回覆給重複郵件寄件者的間隔天數。這表示在您指定的期間內,無論寄件者傳送多少封郵件給您,也只會收到一封休假回覆。
- 鍵入郵件的主旨或保留此欄位為空白。
如果您保留此欄位中的 $SUBJECT 為空白,則傳送給您的郵件主旨將是您回覆郵件的主旨。
- 在文字方塊中,鍵入內部和外部休假郵件。
內部郵件將傳送給同一網域中的使用者;外部郵件將傳送給所有其他的使用者。
這些郵件僅在核取啟用休假郵件的方塊後才會被傳送。
- 按一下 [儲存變更]。
郵件過濾器
使用 [郵件過濾器] 選項可以為進來的電子郵件管理郵件過濾器。郵件過濾器套用至進來郵件的次序與此處列示的過濾器次序相同。
在 [選項] 標籤上按一下 [郵件過濾器]。螢幕上會出現 [郵件過濾器] 對話方塊。您可以從 [郵件過濾器] 對話方塊執行以下作業:
使用 [郵件過濾器] 對話方塊中的以下按鈕以:
[新增]。若要新增新的郵件過濾器,請按一下 [新增]。
[編輯]。若要編輯現有郵件過濾器,請從清單中選取郵件過濾器並按一下 [編輯]。
[移除]。若要移除郵件過濾器,請從清單中選取過濾器並按一下 [移除]。
[上移]。若要在清單中向上移動現有郵件過濾器,請選取過濾器並按一下 [上移]。
[下移]。若要在清單中向下移動現有郵件過濾器,請選取過濾器並按一下 [下移]。
[儲存]。按一下此按鈕可以儲存您的變更。
新增郵件過濾器
若要新增新的郵件過濾器,請:
- 在 [郵件過濾器] 對話方塊中按一下 [新建...]。
- 螢幕上會顯示 [新增郵件過濾器] 視窗。在 [新增郵件過濾器] 視窗中,為進來的電子郵件輸入過濾規則。請參閱郵件過濾器範本,以取得有關設定郵件過濾器需要填寫的欄位的進一步詳細資訊。
- 按一下 [儲存] 以建立新的郵件過濾器,或按一下 [取消] 以結束 [新增郵件過濾器] 視窗,而不建立新的郵件過濾器。
編輯郵件過濾器
若要編輯現有郵件過濾器,請:
- 從 [郵件過濾器] 對話方塊中顯示的清單中選取郵件過濾器,然後按一下 [編輯...]。
- 螢幕上會顯示 [編輯郵件過濾器] 視窗。在 [編輯郵件過濾器] 視窗中編輯所需的過濾準則。請參閱郵件過濾器範本,以取得有關設定郵件過濾器需要填寫的欄位的進一步詳細資訊。
- 按一下 [儲存] 以儲存修改的郵件過濾器,或按一下 [取消] 以結束 [編輯郵件過濾器] 視窗,而不儲存更新。
郵件過濾器範本
請輸入以下郵件過濾器詳細資訊:
對於進來的郵件
- [匹配所有進來的郵件]。選取此選項以將郵件過濾器套用至所有進來的郵件。
- [匹配伺服器識別為垃圾郵件的郵件]。選取此選項以刪除垃圾郵件。
- [匹配以下任何或所有條件]。選取此選項並指定過濾條件以匹配以下任何或所有條件:
- [寄件者]。為可以傳送電子郵件的名稱指定過濾準則,並輸入 [寄件者] 姓名。可用的過濾準則選項包括:[包含]、[不包含]、[完全吻合]、[不吻合]、[開頭為]、[結尾為] 和 [匹配]。
- [收件者]。為來自特定收件者的進來郵件指定過濾準則,以將它們傳送到指定資料夾中。輸入收件者姓名並從下拉式清單中選取過濾選項。可用的過濾選項包括:[包含]、[不包含]、[完全吻合]、[不吻合]、[開頭為]、[結尾為] 和 [匹配]。
- [主旨]。從下拉式清單中為標題行選取過濾準則並輸入主旨。可用的過濾準則包括:[包含]、[不包含]、[完全吻合]、[不吻合]、[開頭為]、[結尾為] 和 [匹配]。
- 按一下 [進階...] 以指定進階郵件過濾條件。
[套用郵件動作]
刪除郵件過濾器
若要刪除現有郵件過濾器,請:
檢視導航路徑
使用標籤面板 ([資料夾]、[收件匣]、[寄件備份]、[垃圾箱]、[草稿]、[通訊錄] 和 [選項] 標籤) 下的導航協助,檢視到目前為止您選取的選項歷史。導航協助可以顯示您在 [選取資料夾] 下拉式清單中選取的資料夾中遍歷的路徑。透過按一下路徑中的連結,您可以重新存取先前查找的資料夾。