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Sun Java System Messenger Express オンラインヘルプ |
Sun ONE Messenger Express の概要
SunTM ONE Messenger Express を使用して、電子メールを作成、送信、受信、開封、返信、転送、削除、ファイリング、および検索することができます。
Sun ONE Messenger Express には、電子メールを管理する目的で、表 1 に示すタブが用意されています。この表は 2 つの列から構成され、最初の列には Sun ONE Messaging Express 内に表示されるタブ名が、2 番目の列にはそれらのタブの使い方が、それぞれ記載されています。
表 1 Sun ONE Messenger Express の使用方法
Sun ONE Messenger Express のタブ
使用方法
「フォルダ」タブ
このタブは、メッセージがファイリングされているフォルダを表示および処理するために使用します。詳細については、「フォルダの管理」を参照してください。
「受信箱」タブ - または、現在処理中のフォルダのタブ
このタブは、メッセージのグループを表示および処理するために使用します。詳細については、「メッセージの管理」を参照してください。
「送信済み」タブ
このタブは、自分のアカウントから送信された個々のメッセージのコピーを表示するために使用します。詳細については、「メッセージの管理」を参照してください。
「ごみ箱」タブ
このタブは、削除されたすべてのメッセージとフォルダを格納するために使用します。ごみ箱内のメッセージは定期的に削除されます。ごみ箱内にある削除済みのメッセージやフォルダを復元することは可能です。「ごみ箱」タブについては、「メッセージの管理」を参照してください。
「一時保管」タブ
このタブは、長いメッセージの下書きを送信前に保存するために使用します。この機能によって、メッセージを送信する前に作成を中断しなければならない場合でも、それまでの作業を無駄にしないで済みます。「一時保管」タブについては、「メッセージの管理」を参照してください。
「アドレス」タブ
このタブは、メッセージの送信先の名前および電子メールアドレスを入力するために使用します。詳細については、「個人アドレスブックの処理」を参照してください。
「オプション」タブ
このタブは、情報とオプションを表示し、自分の電子メールアカウントに適したオプションを選択するために使用します。詳細については、「アカウントの表示と管理」を参照してください。
メッセージの管理
「受信箱」タブから、次のメッセージ管理タスクを実行できます。
新しいメッセージを受信する
新しいメールを受信するには、「メールの受信」をクリックします。
SunTM ONE Messenger Express では、「受信箱」ウィンドウ内にメッセージが一覧表示されます。各メッセージは、メッセージの差出人名、件名、受信日、およびサイズを示すリストに表示されます。封筒が隣に表示されたメッセージは、まだ読まれていません。「受信箱」ウィンドウの左下に表示されている未開封メッセージ数は、新しいメッセージを受信するたびに変わります。
メッセージを読む
「受信箱」タブおよび「送信済み」タブで、送受信されたすべてのメッセージを開くことができます。「一時保管」タブには、保存したメッセージの下書きが表示されます。「フォルダ」タブおよび「ごみ箱」タブには、それぞれのフォルダにファイリングされたメッセージが表示されます。
次の手順で、メッセージを開封します。
- 「受信箱」タブをクリックして、メッセージのリストを表示します。
- 「受信箱」タブ、「送信済み」タブ、または「一時保管」タブをクリックして、それぞれのウィンドウ内のメッセージを表示します。
- 「フォルダ」タブをクリックして、メッセージがファイリングされているフォルダを表示します。フォルダについては、「フォルダの管理」を参照してください。
- 特定のメッセージを開くには、その件名をクリックします。メッセージに返信する方法、メッセージを転送する方法、メッセージを削除する方法、および差出人の電子メールアドレスを個人アドレス帳に登録する方法については、「メッセージの処理」を参照してください。
- メッセージを読み終わったら、別のタブをクリックして対応するタブウィンドウに移動するか、「閉じる」アイコンをクリックして現在のフォルダのメッセージ一覧に戻ります。
メッセージを削除する
「メールの削除」オプションの設定に応じて、「受信箱」ウィンドウ、「送信済み」ウィンドウ、「ごみ箱」ウィンドウ、および「一時保管」ウィンドウから、メッセージを一時的または永久に削除することができます。これらのオプションの設定方法については、「設定」を参照してください。
削除に関連して、次のオプションがあります。
次の手順で、「受信箱」またはほかのフォルダ (「ごみ箱」フォルダを除く) からメッセージを削除します。
次の手順で、削除済みのメッセージを「ごみ箱」フォルダから削除します。
または
メッセージの削除を解除する
「受信箱」タブ、「一時保管」タブ、「ごみ箱」タブ、または「送信済み」タブ内で削除のマークが付けられたメッセージの削除を解除することができます。
注
削除のマークがついたメッセージを消去するように設定したかどうかを調べるには、「メールの削除」の設定値をチェックします。詳細については、「設定」を参照してください。
次の手順で、メッセージ (複数可) の削除を解除します。
「ごみ箱」フォルダ内のメッセージの削除を解除するには、メッセージの移動先フォルダをドロップダウンリストから選択します。選択したフォルダにメッセージが移動します。
メッセージを消去する
メッセージを永久に削除するには、「消去」アイコンを使用します。
メッセージを作成する
手順については、「メッセージを作成する」を参照してください。
メッセージを並べ替える
「受信箱」ウィンドウ、「送信済み」ウィンドウ、「ごみ箱」ウィンドウ、および「一時保管」ウィンドウ内のメッセージは、「受信」に表示される日付、「差出人」または「宛先」に表示される名前、「サイズ」に表示されるメッセージサイズ、「サブジェクト」に表示される件名によって、昇順または降順に並べ替えることができます。また、開封済みか未読かのステータス別に並べ替えることもできます。封筒のカラムには、開封済みか未読かのメッセージステータスが表示されています。
特に指定しないかぎり、メッセージは、最新のメッセージが一番下で最も古いメッセージが一番上になるように並んでいます。
メッセージの並び順を変更する場合は、「受信」、「差出人」または「宛先」、「サイズ」、「件名」、封筒の「ステータス」アイコン、「添付ファイル」アイコン、または「優先度」アイコンをクリックします。
- 「受信」をクリックすると、メッセージが日付順に並べ替えられます。最新の日付のメッセージがリストの先頭に来ます。「受信」を再びクリックすると、日付の古い順にメッセージが並べ替えられ、日付の最も古いメッセージがリストの先頭に来ます。日付の表示形式は、「オプション」タブの「表示」ボックスに指定された日付書式で表示されます。
- 「差出人」または「宛先」をクリックすると、差出人または受取人の名前のアルファベット順にメッセージが並べ替えられます。「差出人」または「宛先」を再びクリックすると、名前のアルファベットの逆順にメッセージが並べ替えられます。
- 「サイズ」をクリックすると、サイズの小さい順にメッセージが並べ替えられます。「サイズ」を再びクリックすると、サイズの大きい順にメッセージが並べ替えられます。
- 「件名」をクリックすると、件名のアルファベット順にメッセージが並べ替えられます。「サブジェクト」を再びクリックすると、件名のアルファベットの逆順にメッセージが並べ替えられます。
- 「ステータス」アイコンをクリックすると、開封済み、未開封、転送、返信、開封済みの削除済み、未開封の削除済み、開封済みの返信、削除済みの順にメッセージが並べ替えられます。
- 「添付ファイル」アイコンをクリックすると、添付ファイル付きのメッセージがグループ化されて並び替えられます。
- 「優先度」アイコンをクリックすると、優先度 (「緊急」、「緊急ではない」、および「通常」) の順にメッセージが並べ替えられます。
メッセージをファイリングする
次の手順で、メッセージのファイリング (フォルダ間でのメッセージの移動) を行います。
添付ファイルを表示する
次の手順で、メッセージに添付されたファイルを表示します。
添付ファイルを保存する
GIF ファイルまたは JPEG ファイルなどの添付ファイルを受信した場合は、ローカルディスクに保存できます。
次の手順で、添付ファイルを保存します。
メッセージを検索する
検索条件とキーワードを入力して、特定のメッセージを検索することができます。たとえば、件名、差出人、受取人、本文などを検索対象として、フォルダ内のメッセージを検索できます。
- 「受信箱」タブ、「送信済み」タブ、「ごみ箱」タブ、または「一時保管」タブをクリックします。
- 「検索」アイコンをクリックします。
一番上のドロップダウンリストからメッセージが格納されているフォルダを選択し、検索の範囲を限定します。
- 次の行にある各ドロップダウンリストから検索条件を選択し、空のテキストフィールドに語または句を入力します。
例:- 「検索」ボタンをクリックします。
検索条件と一致したメッセージが表形式で一覧表示されます。
- 「すべてを選択」をクリックしてすべてのメッセージを削除するか、「削除解除」をクリックして削除マークが付いたメッセージの削除を解除するか、「消去」をクリックして選択されたメッセージを消去します。また、「メッセージをフォルダに移動」ドロップダウンリストから選択したフォルダにメッセージを移動することもできます。
- すべてのメッセージを削除する場合は、「すべてを選択」をクリックし、「削除」アイコンをクリックします。メッセージには、削除のマークが付きます。
- 選択したメッセージの削除を解除する場合は、「削除解除」アイコンをクリックします。
- 削除のマークが付いたメッセージを永久に削除する場合は、「消去」をクリックします。削除のマークが付いたメッセージは、バックアップコピーが保存されずに永久に削除されます。
- 「メッセージをフォルダに移動」ドロップダウンリストから選択したフォルダにメッセージを移動する場合は、「すべてを選択」をクリックし、「メッセージをフォルダに移動」ドロップダウンリストからフォルダを選択します。メッセージが選択したフォルダに移動します。
選択を取り消すには、「選択をすべて解除」をクリックします。
- 開きたいメッセージの件名をクリックします。
メッセージを読み終わったら、別のタブをクリックして対応するタブウィンドウに移動します。
外部メールを収集する
Sun ONE Messenger Express では、ポストオフィスプロトコル (POP) を使用して、別のアカウントからメールを収集できます。たとえば、servername.com に POP の userID を持っている場合は、その servername.com のアカウントからメールを収集し、Sun ONE Messenger Express でそのメールを表示させることができます。
次の手順で、別のサーバーから POP メッセージを収集します。
- 「受信箱」タブ、「フォルダ」タブ、「送信済み」タブ、または「ごみ箱」タブをクリックします。
- 「受信箱」タブまたは「フォルダ」タブの左下にある「外部メールの収集」をクリックします。
「POP 収集」ウィンドウが表示されるので、そこで実行する機能を指定し、ユーザーの識別情報を入力します。
- 「収集」をクリックします。
メッセージの作成
SunTM ONE Messenger Express では、メッセージの作成、受取人アドレスの検索、メッセージの下書き、およびメッセージへファイルを添付することができます。
- テキストの書式を設定する (for Internet Explorer)
メッセージを作成する
次の手順で、メッセージを作成します。
- 次の 3 つのうちのいずれかの方法で、「作成」ウィンドウにアクセスします。
- 「作成」アイコンが表示されているタブで、「作成」アイコンをクリックします。
- 「アドレス」タブで「検索」アイコンをクリックします。次に、「メッセージの作成」をクリックします。この方法は通常、受取人の電子メールアドレスを検索して、検出された場合に使用します。詳細については、「アドレスを検索する」を参照してください。
- 「アドレス」タブで特定の受取人の電子メールアドレスをクリックします。この方法を選択した場合は、「メッセージの作成」ウィンドウが開き、選択した受取人のアドレスが「宛先」に表示されます。この方法を選択した場合は、ほかの受取人を追加する必要がなければ、手順 2 を省略することができます。
- 必要な電子メールアドレスを入力します。アドレスがわからない場合は、検索を実行します。手順については、「アドレスを検索する」を参照してください。次の 1 つ以上のフィールドに電子メールアドレスを入力することができます。
- 「件名」フィールドをクリックし、メッセージの件名を入力します。
- メッセージのテキストボックスをクリックし、メッセージの本文を入力します。
- 「優先度」ドロップダウンリストから、「通常」、「緊急」、「緊急ではない」のいずれかを優先度として選択します。
- 「受信確認の要求」ドロップダウンリストからオプションを選択します。
例:「なし」、「配信時」、「表示時」、「両方」など。- ウィンドウの一番上または一番下の「送信」をクリックします。
メッセージの下書きを作成する
次の手順で、後で送信するメッセージの下書きを作成します。
次の手順で、下書きを取り出して送信します。
アドレスを検索する
SunTM ONE Messenger Express には、電子メールアドレスと電話番号を検索する機能があります。次の 2 つの方法のどちらかで、この機能を利用することができます。
- 「作成」アイコンをクリックする - 受取人が 1 人のメッセージを作成する場合にもこの方法を使用しますが、特に受取人のリストを作成する場合に役立ちます。詳細については、「受取人リストを作成する」を参照してください。
- 「アドレス」タブの「検索」アイコンをクリックする - 受取人が 1 人の電子メールを作成する場合や、単に電子メールアドレスや電話番号を検索する場合に適しています。大規模な個人アドレスブック内で目的の名前を探す場合にも、この方法を利用できます。
「アドレス」タブ内で「検索」アイコンを使ってアドレスを検索するには、次の手順に従ってください。
- 「検索」をクリックして「アドレスブックの検索」ウィンドウに進みます。
- 「個人用アドレスブックの検索」ドロップダウンリストから、検索するディレクトリを選択します。
- 「フルネーム」ドロップダウンリストから、検索する要素を選択します。
例:「名」、「姓」、「電子メール」、「電話番号」など。- 「含む」ドロップダウンリストから、実行する検索のタイプを選択します。
例:「を含む」、「と等しい」、「に似ている」、「で始まる」、「で終わる」など。- テキストフィールドに、検索するキーワード (複数可) を入力します。
- 「検索」をクリックします。Sun ONE Messenger Express によって、検索条件に一致するすべてのエントリが表示されます。
- メッセージを送信したいアドレスに対して、3 つのアドレス指定のオプションの中から、1 つをクリックします。
- 次に、「メッセージの作成」をクリックします。
メッセージにファイルを添付する
コンピュータに接続されているディスク上またはコンピュータ内にある任意のファイルを、メッセージに添付して送信することができます。添付するファイルを指定すると、ファイルのコピーがメッセージに添付され、元のファイルはそのまま残ります。
.
注
添付できるファイルの数が、ファイルのサイズによって制限される場合もあります。ファイルサイズの上限については、サービス管理者に問い合わせてください。
ただし、添付ファイルも含めたメッセージの合計サイズが、5M バイトを超えないようにする必要があります。
次の手順で、メッセージとともに添付ファイルを送信します。
- 「メッセージの作成」ウィンドウで、「添付」アイコンをクリックします。
- 添付するファイルを選択するために、「参照」をクリックします。
- 添付するファイルを選択します。
- 「開く」をクリックしてファイルを選択します。
- 「追加」をクリックして電子メールにファイルを添付します。複数のファイルをメッセージに添付することができます。ただし、添付ファイルも含めたメッセージの合計サイズが、5M バイトを超えないようにする必要があります。
添付するために選択したファイルを削除するには、「削除」をクリックします。
- 「ファイルの添付」ダイアログボックス内で「添付」ボタンをクリックします。
「ファイルの添付」ダイアログボックスが閉じ、添付したファイルの名前が「メッセージの作成」ウィンドウ内の「添付ファイル」フィールドに表示されます。
テキストの書式を設定する
Web ブラウザとして Internet Explorer 5.0 以降を使用している場合は、テキストの色、サイズ、および位置揃えを、ほかの多様なメッセージ属性とともに変更できます。
段落 (ドロップダウンリスト):
フォント (ドロップダウンリスト):
サイズ (ドロップダウンリスト):
HTML ソースの表示 (チェックボックス):
スペルチェックを行う (英語、ドイツ語、フランス語のみ)
スペルチェッカーを使用して、作成したメッセージのスペルチェックを行います。「メッセージの作成」ウィンドウが開いているときに次の手順を実行すれば、いつでもスペルチェッカーを呼び出すことができます。
また、メッセージを送信する前に必ず、自動的にメッセージのスペルチェックを行うようにすることも可能です。「メッセージ送信前にスペルチェックする」オプションの隣のチェックボックスをクリックします。
このオプションをチェックして「送信」をクリックすると、スペルチェッカーが呼び出されます。作成するすべてのメッセージに対して自動的にこのオプションを設定することができます。手順については、「設定」の節の「スペルチェック (英語、ドイツ語、フランス語のみ)」を参照してください。
スペルチェッカーが呼び出されると、メッセージが新しいウィンドウにコピーされます。スペルチェッカーによって、認識できないすべての語が強調表示されます。人名、略号、または新しい技術用語など、正しく入力したのに強調表示された語は無視してください。このような語の多くは、スペルチェッカーで認識されません。
注
Web ブラウザに Internet Explorer を使用している場合は、「Text/HTML」の切り替えを「HTML」に設定していると、スペルチェック中に HTML タグが表示されます。スペルのチェックには関係ないので、これらのタグは無視してください。
スペルチェッカーによって強調表示された語を変更するには、次の手順に従います。
署名付きメッセージや暗号化メッセージを送信する
「オプション」タブの「設定」オプション内の選択内容によっては、次のフィールドがチェックされた状態で表示されます。
ただし、署名や暗号化を使用せずにメッセージを送信することも可能です。「メッセージの作成」ウィンドウで対応するオプションのチェックを外します。
メッセージを送信する
フォルダの管理
次のようなフォルダ管理タスクを実行するには、「フォルダ」タブを使用します。
フォルダ内のメッセージを表示する
フォルダ内に格納されたメッセージを表示するには、次のどれかを実行します。
- 「フォルダ」タブ、「受信箱」タブ、「送信済み」タブ、「ごみ箱」タブ、「一時保管」タブ、「アドレス」タブ、および「オプション」タブのタブパネルの下にあるナビゲーションエイドを使用します。ナビゲーションエイドには、「フォルダの選択」ドロップダウンリストから選択できるフォルダ内で移動したパスが表示されます。パス内のリンクをクリックして必要なメッセージを選択すると、以前検索したフォルダを再び表示することができます。
- 「フォルダ」タブを使用する
- 表示するメッセージの件名をクリックします。
メッセージが表示されます。ここで、メッセージへ返信したり、メッセージを転送したり、差出人のアドレスを個人アドレス帳へ登録したり、メッセージを別のフォルダへ移動したり、メッセージを削除したりすることができます。
フォルダを作成する
フォルダを作成し、それらのフォルダ内にメッセージをファイリングすることができます。たとえば、あるプロジェクトのフォルダを作成し、そのフォルダ内にプロジェクトに関連するすべての電子メールメッセージをファイリングすることができます。
次の手順で、フォルダを作成します。
フォルダを削除する
次の手順で、フォルダを削除します。
フォルダの名前を変更する
次の手順で、既存のフォルダの名前を変更します。
フォルダを共有する
ほかのユーザーとフォルダを共有することができます。
フォルダの共有には、共有と購読に関連する 2 段階のプロセスがあります。
フォルダ権限の設定
- 「フォルダ」タブをクリックします。
- フォルダの左のラジオボタンをクリックして、ほかのユーザーと共有するフォルダを選択し、「共有」をクリックし、「検索」をクリックします。
- 「フォルダ」タブのメニューから、「共有」をクリックします。
- フォルダを共有するユーザーに直接メールを配信する場合は、「電子メールを直接配信するフォルダ」チェックボックスをオンにします。
フォルダを共有するユーザーのユーザー ID を入力します。ユーザー ID がわからない場合は、検索します。手順については、「ユーザー ID を検索する」を参照してください。
- 「追加」をクリックします。
注
「ユーザー ID」カラムに表示された「すべて」を確認します。
「すべて」には、デフォルトで何の権限も与えられていないすべてのユーザーが含まれます。ドロップダウンリストには、このようなユーザーに権限を割り当てるオプションがあります。
「すべて」エントリは、「ユーザー ID」カラムから削除することはできません。
- 「権限」ドロップダウンリストから、適切な権限を選択します。
ユーザー ID を検索する
ほかのユーザーとフォルダを共有するために、検索機能を使ってユーザー ID を検索できます。
たとえば、受取人の名前が「John」であることはわかっているが、そのスペルが正確かどうかは自信がない場合、次のような検索条件を指定することができます。
「名が John を含む」
別の例として、受取人の電話番号が 555-1212 であることがわかっている場合、次のような検索条件を指定することができます。
「電話番号が 555-1212 である」
- 「フォルダ」タブをクリックします。
- フォルダの左のラジオボタンをクリックして、ほかのユーザーと共有するフォルダを選択し、「共有」をクリックし、「検索」をクリックします。
- 「フルネーム」ドロップダウンリストから、検索する要素を選択します。
- 「含む」ドロップダウンリストから、実行する検索のタイプを選択します。
- テキストフィールドに、検索するキーワード (複数可) を入力します。「検索」をクリックします。
- 検索の結果は、ポップアップウィンドウに表示されます。フォルダを共有するユーザーのユーザー ID (複数可) を選択し、「了解」をクリックします。
- 各ユーザーに割り当てる権限をドロップダウンリストから選択します。ユーザーに割り当てられたアクセス権限を削除するには「削除」をクリックします。
- 「了解」をクリックすると、アクセス権限が保存され、「フォルダの共有」ダイアログボックスが閉じます。
フォルダを購読する
このオプションでは次のフォルダを購読できます。
- あるユーザーと共有しているすべてのプライベート共有フォルダ
「フォルダ」タブのプライベート購読フォルダでは、所有者の名前が 1 行表示された後、後続行にその所有者の購読共有フォルダの一覧が階層順に表示されます。フォルダ名をクリックすると、フォルダ内に保存されたファイルが表示されます。
各共有フォルダのフォルダアイコンにマウスを置くと表示されるツールヒントには、ユーザーに与えられるアクセス権限が表示されます。たとえば、「読み込み、書き込み、および管理アクセス」が表示されます。
すべてのプライベート共有フォルダ
次の手順で、特定ユーザーのプライベート共有フォルダを購読します。
- コーポレートディレクトリ内で特定ユーザーからアクセスを許可されているファイルを検索するために、「フォルダ」タブの「購読」アイコンをクリックします。
- 「共有フォルダの購読」ウィンドウが表示されます。ドロップダウンリストから「共有フォルダをユーザー別に検索」を選択します。
- 「移動」をクリックします。
- 表示された「検索」ダイアログボックスで、検索条件を指定するために、次行の各ドロップダウンリストから検索条件を選択し、空白のテキストフィールドに検索対象の語句を入力します。続いて、「検索」をクリックします。アクセス可能なフォルダのリストが表示されます。
次の手順で、検索条件を入力します。
- 「検索」をクリックします。Sun ONE Messenger Express によって、検索条件に一致するすべてのユーザーのユーザー ID、ユーザー名、および電子メールアドレスが一覧表示されます。
- あるユーザーの共有フォルダを購読するには、そのユーザーのユーザー ID を選択し、「了解」をクリックします。
- 一連のフォルダ名と各フォルダの所有者名が表示されます。購読するフォルダ (複数可) を選択し、「購読」をクリックします。
選択した共有フォルダを購読しないでダイアログボックスを閉じるには、「キャンセル」をクリックします。
組織内のすべてのプライベート共有フォルダ
次の手順で、組織内のユーザーのすべてのプライベート共有フォルダを購読します。
フォルダの購読を取り消す
次の手順で、共有フォルダの購読を取り消します。
メッセージの処理
「受信箱」ウィンドウ内に表示されたメッセージをクリックして、次のタスクを実行します。
メッセージを削除する
次の手順で、メッセージを削除します。
- メッセージの件名をクリックします。
そのメッセージが開き、内容が表示されます。
- 「削除」をクリックします。
メッセージの削除については、「メッセージを削除する」を参照してください。
メッセージを作成する
メッセージの作成については、「メッセージを作成する」を参照してください。
メッセージに返信する
メッセージの差出人に返信することもでき、元のメッセージの「宛先」、「差出人」、「Cc」の各フィールドに設定された差出人とすべての受取人に返信することもできます。
次の手順で、メッセージに返信します。
メッセージを転送する
次の手順で、開封済みのメッセージとその添付ファイルを転送します。
現在の前後のメッセージを表示する
Sun ONE Messenger Express では、あるメッセージから別のメッセージへと、簡単に移動できます。
「メッセージ」ウィンドウ内で「次へ」または「前へ」アイコンをクリックして、現在のフォルダに一覧表示されているメッセージの前または後のメッセージを表示します。
メッセージをフォルダへファイリングする
メッセージを読んだ後に、別のフォルダにファイリングできます。
「メッセージを移動するフォルダ」ドロップダウンリストから、メッセージをファイリングするフォルダを選択します。
メッセージにファイルを添付する
メッセージにファイルを添付する方法については、「メッセージにファイルを添付する」を参照してください。
個人アドレスブックの処理
「アドレス」タブを使用して、各個人についての情報を格納し、維持管理することや、専用のメーリングリストを作成することができます。
新規アドレスエントリを作成する
「アドレス」タブを使用して、個人アドレスブックに個人を追加します。個人アドレスブックのエントリには、氏名、電子メールアドレス、電話番号、会社または自宅の住所、メモ、グループ、ホームページへのリンクなどが格納されます。
次の手順で、個人のアドレスエントリを作成します。
- 「アドレス」タブをクリックします。
- 「新規連絡先」アイコンをクリックします。
「新規連絡先」ダイアログボックスが表示されます。
- 「名前 & 連絡先」タブ内で、個人情報を入力します。
「名前 & 連絡先」タブを使用して、受取人の姓、名、電子メールアドレス、勤務先電話番号、自宅電話番号、携帯電話番号、ポケットベル番号、およびファックス番号を入力することができます。特に指定しないかぎり、表示名は、姓と名のフィールドに入力した名前です。この表示名は、変更することができます。
- 受取人の詳細な住所、ホームページ、および誕生日を入力する場合は、「住所」タブをクリックします。
- 受取人についてのメモを書きたい場合は、「注記」タブをクリックします。
たとえば、受取人が自分と同じクラブのメンバーの場合は、そのクラブの名前を「注記」ボックス内に入力するとよいかもしれません。
- 「グループ」タブをクリックして、メールグループのリストを表示します。
自分が作成したアドレスグループのリストが表示されます。受取人をグループに追加するには、グループ名の隣のボックスをクリックして、チェックマークを付けます。
- 連絡先の詳細データを保存して「新規連絡先」ダイアログボックスを閉じるには、「了解」をクリックします。
- 「アドレス」タブのウィンドウ内で、メッセージを送信する名前の横の「宛先」、「Cc」または「Bcc」チェックボックスをオンにします。
新規グループを作成する
電子メール受取人のグループに定期的にメッセージを送信する場合に、このオプションを使用して新規グループを作成します。
次の手順で、新規グループを作成します。
- 「アドレス」タブをクリックします。
- 「新規グループ」アイコンをクリックします。
「グループメンバー」ダイアログボックスが表示されます。
- 「グループ名」フィールドに名前を入力します。
これは、電子メールユーザーのグループを説明する名前にします。
- 「表示」ドロップダウンリストから、新規グループに含める個人のタイプを選択します。たとえば、利用可能なリストに表示された選択対象にフィルタをかけるために、「すべて」、「グループのみ」、「<ユーザー定義グループ>」などを選択します。
- 「追加>」ボタンをクリックすると、電子メール受取人が「グループには以下のものが含まれます」パネルに移動します。
「<削除」ボタンをクリックすると、メンバー (複数可) が「グループには以下のものが含まれます」パネルから削除されます。
- 新規グループに含める名前とアドレスを検索するには、「検索」ボタンをクリックします。次の検索条件を入力します。
- 「アドレスブックの検索」ダイアログボックスが表示されます。連絡先またはグループを個人アドレスブックで検索することができます。
- 「フルネーム」ドロップダウンリストの、利用可能なリストから項目を選択します。
例:「フルネーム」、「名」、「姓」、「電子メール」、「電話番号」など。- 「含む」ドロップダウンリストの、利用可能なリストから項目を選択します。
例:「を含む」、「と等しい」、「に似ている」、「で始まる」、「で終わる」など。- 「含む」ドロップダウンリストの隣にある空のテキストフィールドに、検索する項目のテキストを入力します。
- 「検索」をクリックします。
- 検索条件に一致する名前またはグループのリストが表示されます。
- 名前またはグループを選択し、「適用」または「了解」をクリックします。
「適用」をクリックした場合は、選択した検索結果が新規グループのリストに登録され、「アドレスブックの検索」ダイアログボックス内で別の検索を実行できるようになります。
「了解」をクリックした場合は、「アドレスブックの検索」ダイアログボックスが閉じられ、選択した検索結果が新規グループのリストに登録されます。
- 「注記」タブをクリックして、作成中のグループについてメモを作成します。
- 「了解」をクリックして、新規グループの詳細情報を保存します。
受取人リストを作成する
「作成」アイコンを使用すると、新しい電子メールメッセージに使用する受取人リストを作成できます。
次の手順で、一時的な電子メール受取人リストを作成します (これに対し、「新規グループ」は保存され、毎回利用できます)。
- 「オプション」タブを除く任意のタブで、「作成」アイコンをクリックします。
- 「アドレス」アイコンまたは「宛先」、「Cc:」、「Bcc:」をクリックします。「個人用アドレスブックから受取人を選択」ウィンドウが表示されます。
- アドレスの検索:「個人用アドレスブックから受取人を選択」ウィンドウから必要とするアドレスのすべてに容易にアクセスできる場合は、手順 4 に進んでください。別のディレクトリ内でアドレスを検索したり、自分の個人用アドレスブック内で検索したりする場合は、以下の手順を実行します (ただし、個人用アドレスブックに含まれるアドレスが少ない場合は、検索を行うまでもありません)。
検索の例: 受取人の名前が「John」であることはわかっているが、そのスペルが正確かどうかは自信がない場合、次のような検索条件を指定することができます。
"「名が John に似ている」
また、受取人の電話番号が 555-1212 であることがわかっている場合、次のような検索条件を指定することができます。
"「電話番号が 555-1212 である」
「アドレス」タブ内で「検索」アイコンを使ってアドレスを検索するには、次の手順に従ってください。
- 「検索」をクリックして「アドレスブックの検索」ウィンドウに進みます。
- 「個人用アドレスブックの検索」ドロップダウンリストから、コーポレートディレクトリのディレクトリまたは個人用アドレスブックを選択します。
- 「フルネーム」ドロップダウンリストから、検索する要素を選択します。
例:「フルネーム」、「名」、「姓」、「電子メール」、「電話番号」など。- 「含む」ドロップダウンリストから、実行する検索のタイプを選択します。
例:「を含む」、「と等しい」、「に似ている」、「で始まる」、「で終わる」など。- 空のテキストフィールドに、検索するキーワード (複数可) を入力します。
- 「検索」をクリックします。Sun ONE Messenger Express によって、検索条件に一致するすべてのエントリが表示されます。
- メッセージ送信先の各アドレスに関連する 3 つのアドレス指定のオプションの中から 1 つをクリックします。
- 「了解」をクリックします。「個人用アドレスブックから受取人を選択」ウィンドウが表示され、直前に選択したアドレスが「メッセージの受取人」のカラムに表示されます。受取人リストへのメールの作成が開始されました。
- 必要なすべてのアドレスの検索と選択を終えるまで、「アドレスブックの検索」ウィンドウを開いておきます。
- 「メッセージの受取人」パネルからメンバーを削除するには、「<削除」ボタンをクリックします。
- 「了解」をクリックします。個人用アドレスブックからこれ以上名前を選択する必要がない場合は、「アドレスブックの検索」を終了し、手順 7 に進みます。
- 「表示」ドロップダウンリストから、個人用アドレスブックの表示方法を選択します。
例:「すべて」、「グループのみ」、「<ユーザー定義グループ>」など。- 左側にある「個人用アドレスブックのエントリ」パネルから、名前を選択します。
- 右側の「メッセージの受取人」パネル内に名前を追加するために、適切なアドレスタイプ (「宛先>」、「Cc:>」、「Bcc:>」のいずれか) をクリックします。
- リストに含める名前の選択が完了したら、「了解」をクリックします。「メッセージの作成」ウィンドウが表示されます。直前に選択したアドレス指定のオプションに従って、受取人のアドレスが指定されています。
- メッセージを作成します。
メッセージの作成については、「メッセージの作成」を参照してください。
グループを表示する
「表示」ドロップダウンリストを使用して、既存のアドレスグループを一覧表示します。
グループを編集する
次の手順で、既存のグループを変更します。
- 「アドレス」タブをクリックします。
- 「表示」ドロップダウンリストから、編集するグループの名前を選択します。
例:「グループのみ」など。- 「表示名」カラムに表示されている表示名のリンクをクリックします。
「グループの更新」ダイアログボックスが表示されます。「グループメンバー」タブに、「グループ名」フィールドで選択したグループの名前が表示されます。
- グループに連絡先を追加するには、左側のパネルから新規グループに追加する個人またはグループの名前を選択して、「追加>」をクリックします。
- 「グループには以下のものが含まれます」パネルから個人またはグループの名前を削除するには、「グループには以下のものが含まれます」パネルから対象の名前を選択し、「<削除」をクリックします。
- 「注記」タブをクリックして、グループについてメモを作成します。
- 「了解」をクリックして、新規グループの詳細情報を保存します。
- 新規グループのリストからメンバーを削除する場合は、「削除」をクリックします。
連絡先を編集する
次の手順で、既存の連絡先を変更します。
- 「アドレス」タブをクリックします。
- 「表示」ドロップダウンリストからグループ名を選択します。選択したグループ内の連絡先が一覧表示されます。編集する連絡先を選択します。
または
「表示」ドロップダウンリストから「すべて」を選択して、すべての連絡先を表示します。リストから編集する連絡先を選択します。
- 「表示名」カラムに表示されている表示名のリンクをクリックします。
「連絡先の更新」ダイアログボックスの「連絡先」タブには、「表示名」フィールドで選択した連絡先の名前が表示されます。連絡先の詳細情報を編集します。
- 「住所」タブをクリックし、連絡先の住所の詳細情報を編集します。
- 「注記」タブをクリックし、連絡先についてメモを作成します。
- 「グループ」タブをクリックし、連絡先の所属先グループを選択します。
- 「了解」をクリックして連絡先の詳細情報を保存します。
- 連絡先を削除する場合は、「削除」をクリックします。
アドレスを検索する
「検索」アイコンを使用して、名前とアドレスを検索します。
次の手順で、個人アドレスブック内の名前とアドレスを検索します。
- 「アドレス」タブをクリックします。
- 「検索」アイコンをクリックします。
- 「アドレスブックの検索」ダイアログボックスが表示されます。
- 「個人用アドレスブックの検索」ドロップダウンリストから、検索に使用するアドレスブックを決定します。
特に指定しないかぎり、自分の個人用アドレスブックが検索されます。
- 「フルネーム」ドロップダウンリストの、検索に利用可能なリストから項目を選択します。
例:「フルネーム」、「名」、「姓」、「電子メール」、「電話番号」など。- 「含む」ドロップダウンリストの、利用可能なリストから項目を選択します。
例:「を含む」、「と等しい」、「に似ている」、「で始まる」、「で終わる」など。- 「含む」ドロップダウンリストの隣にある空のテキストフィールドに、検索する項目のテキストを入力します。
- 「検索」をクリックします。
- 検索条件に一致する名前またはグループのリストが表示されます。
- リストから連絡先名またはグループを選択します。「宛先」、「Cc」、「Bcc」の中で、適切なアドレスタイプをクリックします。
- リストからの名前の選択が完了したら、「メッセージの作成」をクリックします。
選択した受取人の名前を表示した「メッセージの作成」ダイアログボックスが表示されます。
- メッセージを作成します。
メッセージの作成については、「メッセージの作成」を参照してください。
アカウントの表示と管理
「オプション」タブを使用して、アカウント情報を表示し、アカウントを管理するためのオプションを選択します。
アカウントの概要
「オプション」タブで、「アカウントの概要」をクリックします。
アカウントの概要には、アカウントに関する次の情報が含まれています。
個人情報
このフォームは、個人のアカウント情報を変更するために使用します。
次の項目を変更できます。
優先言語
ユーザーインタフェースの要素は、別の言語でも表示できます。
ドロップダウンリストから、利用可能な言語の 1 つを選択します。
返信メールアドレス
返信先のアドレスをその他のアドレスに変更する場合は、このフィールドに入力します。たとえば、ユーザーが johnsmith@florizel.com で、返信先を johnsmidth@sesta.com にする場合は、このフィールドに johnsmidth@sesta.com を入力します。
署名
各メッセージの最後に署名を含むようにするには、「すべての新規メッセージにこのテキストを追加」の隣のチェックボックスをクリックして、チェックマークを付けます。このフィールドに署名文を入力します。
vCard
アドレスブックエントリまたは電子名刺 (vCard) には、フルネーム、住所、電子メールアドレス、電話番号などの情報が格納されます。送信メールメッセージに添付できる、個人用 vCard を作成することができます。
vCard を作成するには、「メッセージに vCard を添付」の隣のチェックボックスをクリックして、チェックマークを付けます。
各フィールドに個人情報を入力します。
変更の保存/リセット
個人情報の設定を変更し終えたら、「変更を保存」をクリックします。
変更を終えた後に保存しないことにした場合は、「リセット」をクリックします。この場合、ページに元の情報が再表示されます。
パスワード
次の手順で、パスワードを変更します。
設定
次の手順で、設定を変更します。
セキュアなメッセージング
セキュアなメッセージング機能 (Internet Explorer が動作する Windows システム上でのみ利用可能) を使えば、暗号化された署名付きのメッセージが送受信できます。この機能を有効にすると、すべての送信メッセージに対して、登録されたサードパーティのデジタル証明書による署名と、受取人のデジタルセキュリティ証明書による暗号化が可能となります。
セキュアなメッセージング機能を有効にするには、次のオプションを選択します。
メールの削除
削除には、次の 2 つのオプションがあります。
「削除されたメッセージをごみ箱フォルダへ移動」、「メッセージを削除済みとしてマークする」のいずれかを選択できます。前者では、ドロップダウンリストから特定のフォルダを選択する必要があります。
- 削除されたメッセージをごみ箱フォルダへ移動: 削除されたメッセージを「ごみ箱」フォルダに移動するには、「削除されたメッセージをごみ箱フォルダへ移動 」の隣にあるラジオボタンをクリックします。このオプションを設定すると、メッセージ消去時にバックアップコピーがごみ箱に保存されます。このオプションを設定した場合、「ログアウト時にフォルダを空にする」オプションを選択できます。このオプションを選択すると、ログアウト後に「ごみ箱」フォルダが空にされます。このオプションを設定しない場合、サーバーのパフォーマンスを最適に保つために、「ごみ箱」フォルダ内を定期的に削除する必要があります。
- メッセージを削除済みとしてマークする:「メッセージを削除済みとしてマークする」を選択した場合、メッセージは引き続き有効ですが、「X」でマークされます。「消去」をクリックすると、削除のマークが付いたメッセージは、バックアップコピーが保存されずに永久に削除されます。
スペルチェック (英語、ドイツ語、フランス語のみ)
このオプションを選択すると、「送信」をクリックした後に、作成したメッセージのスペルが自動的にチェックされます。
送信されたメッセージ
このオプションによって、送信したすべてのメッセージのコピーが特定のフォルダに保存されます。フォルダの選択には、ドロップダウンリストを使用します。
メッセージの下書き
このオプションによって、下書きを保存するフォルダを選択できます。ドロップダウンリストを使用して、フォルダを選択します。
元のメッセージの引用
このオプションを選択すると、元のメッセージのテキストが自動的に返信に含まれます。元のメッセージを返信に含めるには、このオプションを選択します。
メールの転送
このオプションは、受信したすべてのメッセージのコピーを特定の電子メールアドレスに送信するために使用されます。たとえば、John が受信したすべてのメッセージを Carolyn に送信したい場合は、「新しいメッセージのコピー転送先」ボックスに Carolyn の電子メールアドレスを入力します。送信先の電子メールアドレスを 1 件につき 1 行に何件でも、このボックス内に入力することができます。
変更の保存/リセット
個人情報の設定を変更し終えたら、「変更を保存」をクリックします。
変更を終えた後に保存しないことにした場合は、「リセット」をクリックします。この場合、ページに元の情報が再表示されます。
外観
次の手順で、電子メールアカウントの表示をカスタマイズします。
カラースキーム
ページ上のテキストと背景の色を設定するには、好みのカラースキームの隣にあるラジオボタンをクリックします。
ツールバー
ツールバーをカスタマイズするには、次のいずれか 1 つの隣にあるボタンをクリックします。
日付の形式
送受信メッセージに対する日付の表示形式をカスタマイズできます。また、「オプション」タブの「不在通知メッセージ」リンクに表示される不在メッセージの開始/終了日付の形式もカスタマイズできます。
次の手順で、日付の表示形式をカスタマイズします。
表示フォント
メッセージ内で使用されるフォントの種類、フォントサイズ、およびフォントの間隔をカスタマイズできます。ドロップダウンリストから、フォントを選択します。
メッセージリストの表示
1 ページに表示するメッセージの数を設定できます。また、メッセージを昇順または降順に並べ替えることができます。
不在通知メッセージ
次の手順に従って、不在メッセージの送信を有効または無効にします。また、自分の不在時の電子メールに対する返信メッセージを作成します。
- 「オプション」タブをクリックします。
- 左側のパネルにある「不在通知メッセージ」ボックスをクリックします。
- 不在通知メッセージをオンまたはオフにします。
- 不在通知メッセージの開始日および終了日を選択します。
開始日は現在日にするか終了日よりも前の日付にし、終了日は不在通知メッセージを停止する日付にする必要があります。テキストボックス内で、メールを繰り返し送信してくる差出人に返信するまでの日数を入力します。
- ここで入力された日数は、繰り返しメールを送信してくる差出人に対して自動返信をする間隔です。
つまり、差出人がメッセージを何回送信しても、指定した期間中に差出人が受信する不在返信は 1 通のみです。メッセージの件名を入力します。
- または、空白のままにしておきます。
このフィールドを空白のままにしておくと、送信されてきたメッセージの件名が返信の件名になります。
- テキストボックスに、内部あて、および外部あての不在メッセージを入力します。
内部メッセージは同じドメイン内のユーザーに送信され、外部メッセージはその他のすべてのユーザーに送信されます。
これらのメッセージは、「不在通知メッセージの自動返信を有効」ボックスをオンにした場合にだけ、送信されます。
- 「変更を保存」をクリックします。
メールフィルタ
受信電子メールメッセージのフィルタを管理するには、「Mail Filters」オプションを使用します。各メールフィルタが受信メッセージに適用される順番は、このオプション内で各フィルタが表示されている順番どおりです。
「オプション」タブで「Mail Filters」をクリックします。「Mail Filters」ダイアログボックスが表示されます。「Mail Filters」ダイアログボックスでは次の処理を行えます。
「Mail Filters」ダイアログボックスでは次のボタンを使用します。
追加: 新しいメールフィルタを追加するには、「追加」をクリックします。
編集: 既存のメールフィルタを編集するには、リストから目的のメールフィルタを選択し、「編集」をクリックします。
削除: メールフィルタを削除するには、リストから目的のフィルタを選択し、「削除」をクリックします。
Move Up: 既存のメールフィルタをリスト内で上方に移動するには、目的のフィルタを選択し、「Move Up」をクリックします。
Move Down: 既存のメールフィルタをリスト内で下方に移動するには、目的のフィルタを選択し、「Move Down」をクリックします。
保存: 変更を保存するには、このボタンをクリックします。
メールフィルタの追加
次の手順で、新しいメールフィルタを追加します。
- 「Mail Filters」ダイアログボックスで「New... 」をクリックします。
- 「Add Mail Filters」ウィンドウが表示されます。「Add Mail Filters」ウィンドウで、受信電子メールメッセージに対するフィルタ規則を入力します。メールフィルタ設定時に入力するフィールドの詳細については、「メールフィルタテンプレート」を参照してください。
- 新しいメールフィルタを作成する場合は「保存」をクリックし、新しいメールフィルタを作成せずに「Add Mail Filter」ウィンドウを終了する場合は「キャンセル」をクリックします。
メールフィルタの編集
次の手順で、既存のメールフィルタを編集します。
- 「Mail Filters」ダイアログボックス内に表示されているリストから特定のメールフィルタを選択し、「編集...」をクリックします。
- 「Edit Mail Filter」ウィンドウが表示されます。「Edit Mail Filter」ウィンドウで目的のフィルタ条件を編集します。メールフィルタ設定時に入力するフィールドの詳細については、「メールフィルタテンプレート」を参照してください。
- 変更したメールフィルタを保存する場合は「保存」をクリックし、変更結果を保存せずに「Edit Mail Filter」ウィンドウを終了する場合は「キャンセル」をクリックします。
メールフィルタテンプレート
次のメールフィルタ詳細を入力します。
For Incoming Messages
- Match all incoming messages: このメールフィルタをすべての受信メッセージに適用する場合は、このオプションを選択します。
- Match messages identified by the server as spam: スパムメッセージを破棄する場合は、このオプションを選択します。
- Match any or all of the following conditions: 特定のフィルタ条件のいずれかまたはすべてに一致するメッセージを検索する場合は、このオプションを選択し、次のフィルタ条件を指定します。
- 差出人: 電子メールを送信できる差出人のフィルタ条件を指定し、差出人の名前を入力します。利用可能なフィルタ条件オプションは以下のとおりです。を含む、を含まない、に等しい、に等しくない、で始まる、で終わる、に一致する。
- 受取人: 特定の受取人からの受信メッセージに対するフィルタ条件を指定することで、それらのメッセージが特定フォルダ内に保存されるようにします。受取人の名前を入力し、ドロップダウンリストからフィルタオプションを選択します。利用可能なフィルタオプションは以下のとおりです。を含む、を含まない、に等しい、に等しくない、で始まる、で終わる、に一致する。
- 件名: ドロップダウンリストから件名に対するフィルタ条件を選択し、件名を入力します。利用可能なフィルタ条件は以下のとおりです。を含む、を含まない、に等しい、に等しくない、で始まる、で終わる、に一致する。
- より詳細なメールフィルタ条件を指定するには「詳細... 」をクリックします。
Apply Message Actions
メールフィルタの削除
次の手順で、既存のメールフィルタを削除します。
ナビゲーションパスの表示
「フォルダ」タブ、「受信箱」タブ、「送信済み」タブ、「ごみ箱」タブ、「一時保管」タブ、「アドレス」タブ、および「オプション」タブのタブパネルの下にあるナビゲーションエイドを使用して、選択履歴を表示します。ナビゲーションエイドには、「フォルダの選択」ドロップダウンリストから選択できるフォルダ内で移動したパスが表示されます。パスのリンクをクリックすると、以前検索したフォルダを再び表示することができます。