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Erstellen neuer Termine
Klicken Sie auf den Seiten "Tag", "Woche", "Monat", "Jahr", "Termine", "Aufgaben" oder "Einladungen" auf den Link oder das Symbol "Neuer Termin", um einen Termin zu erstellen.
Das Fenster "Neuer Termin" wird angezeigt.
- Geben Sie in diesem Fenster die folgenden Informationen ein:
- Wiederholungsmuster
- Eingeladene PersonenDetails
- Erinnerungsnachrichten
- Klicken Sie auf "Speichern", um die neuen Termindetails zu speichern und das Fenster "Neuer Termin" zu schließen.
- Klicken Sie auf "Termin speichern und andere hinzufügen", um die neuen Termindetails zu speichern, das Fenster zu aktualisieren und einen weiteren Termin zu erstellen.
- Klicken Sie auf "Abbrechen", um das Fenster "Neuer Termin" zu schließen, ohne die Termindetails zu speichern.
Termindetails
Geben Sie die folgenden Termindetails ein:
Titel. Geben Sie den Titel des Termins ein.
Kalender. Wählen Sie in der Dropdown-Liste einen Kalender aus, in dem der Termin erstellt werden soll.
Datum. Wählen Sie in den verschiedenen Dropdown-Listen den Monat, das Datum und das Jahr für den Termin aus oder klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum im daraufhin eingeblendeten Miniaturkalender auszuwählen.
Ganztägiger Termin. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn ein Termin den ganzen Tag in Anspruch nimmt.
Hinweis
Die Felder "Uhrzeit" und "Dauer" sind deaktiviert, wenn das Kontrollkästchen "Ganztägiger Termin" aktiviert ist.
Zeit. Wählen Sie die Uhrzeit, zu der der Termin beginnt.
Dauer. Geben Sie die Dauer des Termins in Stunden und Minuten an.
Freie Zeiten. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anderen, die Ihre freien Zeiten anzeigen, zu zeigen, dass Sie bereits gebucht sind.
Typ. Wählen Sie den gewünschten Termintyp in der Dropdown-Liste aus. Folgende Kategorien stehen zur Auswahl: Geschäft, Termin, Frühstück, Geschäft, Konferenzanruf, Stufe, Abendessen, Urlaub, Gespräch, Mittagessen, Besprechung, Weitere, Persönlich, Seminar, Schulung, Abwesenheit und Reise.
Vertraulichkeit. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Geschäftlicher Termin, Privater Termin oder Nur Datum und Uhrzeit anzeigen aus, um festzulegen, auf welche Weise die Termindetails angezeigt werden sollen, wenn andere Ihren Kalender einsehen.
Wählen Sie "Öffentlich" für einen Termin, wenn andere Personen den Titel, die Beschreibung, Uhrzeit und Dauer des Termins anzeigen können sollen. Diese Personen müssen jedoch über Leseberechtigung verfügen, um die Termindetails anzeigen zu können.
Wenn Sie einen neuen Termin erstellen, lautet der standardmäßige Termintyp "Öffentlich".
Tipp
Sie können die Standardberechtigung auf "Öffentlich" einstellen, wenn Ihr Kalender zum Veröffentlichen von Terminen für Teamkollegen verwendet wird.
Stellen Sie einen Termin auf "Nur Datum und Uhrzeit anzeigen" ein, wenn andere zwar wissen sollen, an welchen Tagen und Uhrzeiten Sie gebucht sind, Sie jedoch keine weiteren Informationen zu Ihren Terminen offenbaren möchten. Alle Personen, die für den Kalender über die Berechtigungen "Freie Zeit" und "Lesen" verfügen, können sehen, dass ein Termin eingetragen ist. Die Details werden jedoch nicht angezeigt. Nur Sie, andere Eigentümer Ihres Kalenders und Ihre Teilnehmer können die Details dieses Termins anzeigen.
Stellen Sie den Termin auf "Privat" ein, wenn andere diesen Termin beim Zugriff auf Ihren Kalender nicht sehen sollen. Der Termin wird lediglich in den eigenen Kalendern der eingeladenen Personen angezeigt.
Location (Standort). Geben Sie den Veranstaltungsort für den Termin ein.
Notizen. Geben Sie eine kurze Beschreibung zu den Höhepunkten des Termins ein, beispielsweise die Tagesordnung.
Eingeladene Personen
Klicken Sie im Fenster "Neue Termine" auf den Link "Eingeladene Personen", um zum Bereich "Eingeladene Personen" zu wechseln. Hier können Sie die Teilnehmer auswählen und sie zum Termin einladen.
- Die folgenden Vorgehensweisen stehen zur Auswahl:
- Fügen Sie die Teilnehmer über das Adressbuch hinzu.
So wählen Sie die Teilnehmer aus
- Klicken Sie im Adressbuch auf "Hinzufügen".
- Das Fenster "Adressbuch durchsuchen" wird angezeigt.
- Geben Sie die Suchkriterien ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste das zu durchsuchende Adressbuch aus.
- Klicken Sie auf "Suche". Es wird eine Liste mit Namen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.
Wählen Sie die Kontakte aus und klicken Sie auf "Eingeladene Personen hinzufügen", um die gewünschten Personen der "Liste eingeladener Personen" hinzuzufügen.
- Geben Sie die Kalender-ID oder die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf "Hinzufügen", um die gewünschte Person der "Liste eingeladener Personen" hinzuzufügen.
- Fügen Sie eingeladene Personen mit der Option "Schnell hinzufügen" hinzu. Wählen Sie die Personen in Ihrem persönlichen und Ihren abonnierten Kalendern aus und fügen Sie sie der "Liste eingeladener Personen" hinzu.
- Nachdem die gewünschten Personen der "Liste eingeladener Personen" hinzugefügt wurden,
- (Optional) Klicken Sie auf "RSVP anfordern", um als Antwort auf Ihre Einladung zu erhalten, ob die eingeladene Person die Einladung angenommen oder abgelehnt hat. Wählen Sie die eingeladenen Personen aus der im Fenster "RSVP anfordern" angezeigten Liste "Termin für eingeladene Personen" aus und klicken Sie auf "OK", wenn Sie RSVP erhalten möchten.
Hinweis
Standardmäßig werden alle eingeladenen Personen aufgefordert, eine Antwort auf Ihre Einladung zu senden.
- Klicken Sie auf Prüfen freier Zeiten, um die freien/gebuchten Zeiten der Teilnehmer anzuzeigen. Im Fenster "Freie Zeiten prüfen" werden die freien/gebuchten Zeiten der Teilnehmer angezeigt. Diese Statusinformationen werden blau dargestellt, wenn der Teilnehmer "Gebucht" ist, gelb, wenn "Keine Informationen" verfügbar sind, und weiß, wenn der Teilnehmer "Frei" ist.
- Klicken Sie auf "Entfernen", um die ausgewählten Personen aus der "Liste eingeladener Personen" zu löschen.
Wiederholung
Klicken Sie auf den Link "Wiederholung", um in den gleichnamigen Bereich zu wechseln, und stellen Sie ein Wiederholungsmuster für den Termin ein.
Wenn Sie beispielsweise eine bestimmte Zeit lang an einem wöchentlichen Meeting teilnehmen müssen, können Sie in Ihrem Kalender einen wiederkehrenden Termin eintragen.
Geben Sie die folgenden Informationen an, um einen wiederkehrenden Termin festzulegen:
- Häufigkeit. Wählen Sie in der Dropdown-Liste aus, wie häufig der Termin stattfindet. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Kehrt nicht wieder, Täglich, Monatlich, Wöchentlich und Jährlich.
- Muster. Je nachdem, wie häufig ein Termin wiederkehrt, stehen verschiedene Musteroptionen zur Auswahl.
- Ende. Je nachdem, wie häufig ein Termin wiederkehrt, stehen verschiedene Endeoptionen zur Auswahl.
In Tabelle 2 wird das Wiederholungsmuster für Termine aufgelistet. Diese Tabelle besteht aus drei Spalten. In der ersten Spalte wird die Häufigkeit eines Termins aufgelistet, in der zweiten die für die ausgewählte Häufigkeit verfügbaren Musteroptionen und in der dritten die für die ausgewählte Häufigkeit verfügbaren Endeoptionen.
Erinnerung
Klicken Sie auf den Link "Erinnerung", um zum gleichnamigen Bereich zu wechseln.
- E-Mail-Erinnerung senden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um E-Mail-Erinnerungen zu senden.
- E-Mail-Adresse. Geben Sie eine oder mehrere durch ein Komma getrennte E-Mail-Adressen an, an die Sie Erinnerungen senden möchten.
- Erinnerung senden. Geben Sie an, wann die Erinnerung gesendet werden soll. Geben Sie diese Informationen in Minuten, Stunden oder Tagen in Relation zum festgelegten Tag des Termins an, oder geben Sie ein absolutes Datum und die Uhrzeit an für den Zeitpunkt, an dem die Erinnerung gesendet werden soll.
- Erinnerungsnachricht. Geben Sie eine Nachricht für die Erinnerungs-E-Mail ein.
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