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Vue Jour
Cliquez sur l'onglet Jour pour afficher le calendrier d'une journée. Les événements et tâches programmés pour cette journée s'affichent dans la vue Jour. C'est le jour en cours (« aujourd'hui ») qui s'affiche par défaut.
Dans la vue Jour, la journée est divisée en plusieurs périodes (définies dans l'onglet Options). Chaque période occupe une ligne distincte dans la grille d'agenda qui affiche les événements relatifs à cette période.
Le volet Tâches dresse la liste des tâches en retard et des tâches programmées pour cette journée. Une tâche est considérée comme en retard quand elle n'a pas été marquée comme terminée avant ou à la date du jour. Recourez à l'onglet Options pour indiquer si les tâches terminées doivent être affichées dans le Volet Tâches.
Pour afficher le calendrier correspondant à une autre date, cliquez sur le lien Outil « Passer à » : ou sur le Agenda miniature pour sélectionner une date et afficher le calendrier de cette journée. Cliquez sur Aujourd'hui pour afficher les événements et les tâches programmés pour la journée en cours.
Remarque
L'outil « Passer à : » vous permet de sélectionner une date se situant au maximum dans les cinq ans qui suivent la date du jour.
Vous pouvez exécuter les tâches suivantes à partir de la vue Jour :
- Ajout rapide d'événements à un calendrier
- Gestion de tâches dans le Volet Tâches
- Acceptation d'Invitations à un événement
- Vérification de la disponibilité des individus participant à un événement
- Impression du calendrier de la journée
- Importer/Exporter de calendriers
Sélection de l'agenda actuel
Sélectionnez un agenda dans la liste déroulante Agenda actuel pour afficher les groupes d'agendas ou les agendas que vous avez créés ou auxquels vous êtes abonné.
Dans la liste déroulante Agenda actuel, les agendas sont rangés dans les catégories suivantes :
- Mes agendas : dresse la liste de tous les agendas dont vous êtes propriétaire.
- Groupes d'agendas : contient les agendas que vous avez rangés dans un groupe.
- Agendas faisant l'objet d'un abonnement : contient les agendas auxquels vous vous êtes abonné. Vos autorisations sur un agenda faisant l'objet d'un abonnement déterminent vos possibilités d'affichage, d'ajout, de modification ou de suppression d'événements dans cet agenda.
Vous pouvez également sélectionner Gérer les agendas dans la liste déroulante Agenda actuel pour afficher vos agendas et les gérer. Pour plus d'informations sur la gestion des calendriers, reportez-vous à la rubrique Gestion des agendas.
L'agenda sélectionné s'affiche dans la vue active. Si l'agenda que vous consultiez se trouve dans la vue Jour, par exemple, l'agenda sélectionné s'affichera également dans la vue Jour.
Après avoir sélectionné l'agenda à afficher, un récapitulatif des détails (nom de l'agenda, brève description de l'événement, adresse de l'agenda, propriétaire de l'agenda, et détails des autorisations, tels que droits d'affichage et de modification) s'affiche dans la page Gérer les agendas. Pour plus de précisions sur l'affichage d'un calendrier, reportez-vous à la rubrique Affichage des détails de l'agenda. Pour plus de précisions sur la modification d'un calendrier, reportez-vous à la rubrique Modification d'agendas.
Vous pouvez modifier un agenda existant ou les groupes d'agendas. Pour plus de précisions sur la modification des calendriers, reportez-vous à la rubrique Modification d'agendas. Pour plus de précisions sur la modification de groupes de calendriers, reportez-vous à la rubrique Modification de groupes d'agendas.
Affichage des détails d'un événement à partir de la grille de l'agenda
Selon la catégorie d'événements sélectionnée dans la liste déroulante Type de la vue Jour, Semaine ou Mois, tous les événements et tâches programmés pendant les heures ouvrées du jour, de la semaine ou du mois sélectionné s'affichent dans la grille de l'agenda.
Si un événement est créé en dehors des horaires par défaut, la grille se développe de façon à le faire apparaître.
Remarque
L'échelle de temps quotidienne de l'agenda (heure de début et heure de fin de la journée) est définie dans la fenêtre Options - Agenda, accessible à partir de l'onglet Options.
Dans la grille de l'agenda, les événements appartenant aux agendas dont vous êtes propriétaire apparaissent en jaune et les événements consignés dans les agendas d'autres utilisateurs en blanc.
Cliquez sur l'icône « + » pour créer un nouvel événement pour ces jour et heure dans la fenêtre Nouvel événement. Pour plus de précisions sur la création d'événements, reportez-vous à la rubrique Création d'événements.
Cliquez sur les flèches gauche et droite qui apparaissent sur l'intitulé de date de votre agenda pour avancer ou reculer d'un jour, d'une semaine ou d'un mois, selon la vue de l'agenda dans laquelle vous travaillez. Si vous vous trouvez dans le vue Jour, par exemple, les événements et tâches de la journée suivante s'affichent lorsque vous cliquez sur la flèche droite et ceux de la journée précédente apparaissent si vous cliquez sur la flèche gauche.
Dans la vue Jour, les événements conflictuels sont empilés à l'horizontale de façon à faire apparaître les chevauchements horaires, tandis que dans les vues Semaine et Mois, ils sont regroupés à la verticale et balisés par une ligne verticale de couleur bleue.
Remarque
Les événements conflictuels d'une journée complète sont empilés à la verticale dans la vue Jour.
Les détails suivants s'affichent pour chaque événement dans la grille de l'agenda :
- Titre de l'événement : nom de l'événement. La mention « sans titre » peut apparaître si aucun titre n'a été défini lors de la création de l'événement, tandis que la mention « occupé » s'affiche uniquement si la date et l'heure ont été spécifiées à la création de l'événement.
- Heure : heure à laquelle l'événement est prévu.
- Périodicité : La présence de l'icône de périodicité,
, indique que l'événement est récurrent.
- Notifications : La présence de l'icône de notification,
, indique que des alarmes présentant différents délais de déclenchement ont été définies pour vous signaler les événements à venir.
- Droits : L'icône de droits,
, indique si l'événement est public ou privé. Si un événement est public, toute personne ayant le droit de lire votre agenda peut le voir. Si un événement est privé, il est visible à vous-même ainsi qu'aux autres co-propriétaires de l'agenda, mais à aucun autre utilisateur.
Les autres utilisateurs ont toutefois la possibilité d'afficher les événements privés si l'option Disponibilité a été sélectionnée au moment de leur création.
- Lieu de l'événement. La mention « Aucun » s'affiche si le lieu n'a pas été précisé lors de la création de l'événement.
- Statut des participants : le nombre d'invités qui ont accepté une invitation, n'ont pas encore pris de décision, l'ont déclinée, ou n'y ont pas répondu est indiqué en regard de différentes cases de couleur sur la grille. Placez la souris sur l'info-bulle pour plus de précisions sur le statut correspondant à chaque case de couleur.
Remarque
Si vous bénéficiez uniquement des droits Droits Disponibilité ou Disponibilité et Inviter sur le calendrier, un message d'erreur vous demandant de sélectionner un autre calendrier s'affiche.
Suppression d'événements
Pour supprimer un événement à partir de la grille de l'agenda
Cliquez sur l’icône Supprimer
, qui apparaît à gauche du titre de l'événement.
Affichage du fuseau horaire par défaut
Votre fuseau horaire par défaut s'affiche dans le fuseau horaire de l'agenda.
Exemple : GMT + 05:30. Le nombre affiché sur la droite donne, en heures, le décalage par rapport à l'heure G.M.T.
Le fuseau horaire de l'agenda peut être défini dans la fenêtre Nouvel agenda ou dans la fenêtre Modifier l'agenda. Les agendas individuels s'affichent dans leur fuseau horaire respectif si l'option « Lors de l'affichage d'un seul agenda, utiliser son fuseau horaire » est sélectionnée dans l'onglet Options de la fenêtre Options - Agenda.
Les agendas multiples s'affichent dans le fuseau horaire par défaut.
Affichage de l'URL d'accès à l'agenda
L'URL d'accès qui apparaît dans la partie inférieure des vues Jour, Semaine, Mois et Année donne l'URL qui conduit à votre agenda sélectionné.
Cette URL contient un instantané de votre agenda par défaut.
Vous pouvez également copier et coller ce lien dans un e-mail. Quand la personne qui reçoit le lien clique dessus, un exemplaire de votre agenda en lecture seule s'affiche. Cette personne ne peut pas créer d'événements dans votre agenda ni afficher le volet des tâches. Elle a cependant la possibilité d'afficher votre agenda dans son intégralité et de l'imprimer.
Pour que d'autres utilisateurs puissent lire et rechercher des détails sur vos événements publics à l'aide de l'URL, vous devez accorder un droit de lecture à tous les utilisateurs. Pour plus d'informations sur la définition de droits, reportez-vous à la rubrique Droits.
Si vous avez uniquement accordé le droit Disponibilité à tous les utilisateurs, la personne qui reçoit le lien d'accès à l'agenda voit uniquement les informations de disponibilité de l'agenda, sans détails sur les événements.
Ajout rapide d'événements
L'option d'ajout rapide d'événements vous permet de créer un événement à une date et heure particulières de l'année, à partir des vues Jour, Semaine, Mois, ou Année et de la page Événements.
Pour ajouter un événement à l'aide de l'option d'ajout rapide
- Saisissez le titre de l'événement.
- Sélectionnez une date dans la liste déroulante.
- Sélectionnez l'heure de l'événement, en heures et en minutes, dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Ajouter un événement. L'événement est ajouté à l'agenda sélectionné et la durée de l'événement dépend de l'option de fractionnement horaire définie pour l'agenda dans l'onglet Options - Agenda.
Agenda miniature
L'agenda miniature vous permet de sélectionner une date dans le calendrier. Dans l'agenda miniature, utilisez les touches fléchées Précédente (<) ou Suivante (>) pour passer sur un autre mois du calendrier. Cliquez sur une date spécifique de l'agenda pour afficher les événements programmés pour cette journée.
Outil « Passer à »
L'outil « Passer à : » permet d'afficher l'agenda correspondant à une autre date.
Sélectionnez le mois, le jour et l'année dans la liste déroulante, puis cliquez sur Démarrer pour afficher l'agenda de cette journée.
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