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Prüfen freier Zeiten

Klicken Sie auf "Freie Zeiten prüfen", um die Kalender anderer Personen anzuzeigen und deren freie Zeiten zu ermitteln, bevor Sie Treffen und Termine festlegen. Sie können diese Option auch zum Vergleichen der freien Zeiten von Kontakten in Ihrem Adressbuch verwenden, bevor Sie sie zu einem Termin einladen. Das Kalenderblatt mit den freien Zeiten zeigt standardmäßig den Arbeitstag von Benutzern an wie im Fenster "Optionen - Kalender" definiert.


Hinweis

Standardmäßig werden die freien/gebuchten Zeiten des Standardkalenders des Benutzers angezeigt, wenn Sie in der Tages-, Wochen-, Monats-, Jahres-, Termin- oder Aufgabenseite auf "Freie Zeiten prüfen" klicken.


So prüfen Sie die freien Zeiten

  1. Wählen Sie das entsprechende Startdatum aus den Dropdown-Listen "Monat", "Datum" und "Jahr" aus.
  2. Wählen Sie die Startzeit aus und geben Sie die Dauer des Termins in Stunden und Minuten an.
  3. Wenn sich die eingegebene Startzeit auf einen Zeitraum vor dem Arbeitsbeginn des Benutzers bezieht, wird das Kalenderblatt erweitert, um diese Stunden anzuzeigen. Dies gilt auch, wenn sich die eingegebene Startzeit auf einen Zeitraum nach Arbeitsende des Benutzers bezieht.

  4. Sie haben folgende Möglichkeiten zum Einladen von Personen zu einem Termin:
    • Wählen Sie einzelne Personen aus dem Adressbuch aus. Klicken Sie im Adressbuch auf "Hinzufügen", um die ausgewählten Kontakte aus dem Adressbuch hinzuzufügen und sie zu einem Termin einzuladen.
    • Laden Sie Kontakte zu einem Termin ein, indem Sie deren Kalender-ID auswählen. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen", um sie der Liste mit den eingeladenen Kontakten für diesen Termin hinzuzufügen.

    • Hinweis

      Wenn Sie eine ungültige Kalender-ID angeben, wird diese als E-Mail-Adresse betrachtet. Die E-Mail-Adresse wird hinter dem Zusatz "mailto:" angezeigt.


  5. Klicken Sie auf "Freie Zeiten prüfen", um zu ermitteln, ob die in der "Liste eingeladener Personen" aufgeführten Kontakte zum angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit frei sind.
  6. Im Kalenderblatt mit den freien Zeiten werden nun die Verfügbarkeitsinformationen der zu einem Termin eingeladenen Personen angezeigt. Für jeden Kontakt oder jede Gruppe werden die folgenden Informationen angezeigt:
    • "Gebucht" - Diese Informationen werden blau dargestellt, wenn der Kontakt bereits gebucht ist.
    • "Frei" - Diese Informationen werden weiß dargestellt, wenn der Kontakt noch verfügbar bzw. frei ist.
    • "Keine Informationen" - Diese Informationen werden gelb angezeigt, wenn keine Informationen zu freien/gebuchten Zeiten der Person verfügbar sind.

    • Hinweis

      Es werden nur die freien/gebuchten Zeiten von Personen angezeigt, die im angezeigten Firmenverzeichnis über eine gültige E-Mail-ID verfügen.

      Wenn die eingegebene E-Mail-ID eine gültige Kalender-ID ist, werden die freien/gebuchten Zeiten der Kalender-ID angezeigt. Wenn andererseits die Kalender-ID als E-Mail-ID behandelt wird, werden die freien/gebuchten Zeiten mit allen Kalendern berechnet, die im Fenster "Neue Termine" für die Berechnung der freien Zeiten eingestellt wurden.


  7. Klicken Sie auf "Schließen", um das Fenster "Freie Zeiten" zu schließen.

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