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Vérification de la disponibilité

Cliquez sur Vérifier la disponibilité pour afficher les agendas des autres utilisateurs et vous assurer de leur disponibilité avant de programmer des réunions et des événements avec eux. Vous pouvez également recourir à cette option pour comparer la disponibilité des contacts présents dans votre carnet d'adresses avant de les inviter à un événement. La grille de disponibilité affiche par défaut la journée de travail de l'utilisateur, telle qu'elle a été définie dans la fenêtre Options - Agenda.


Remarque

Les informations de disponibilité/d'indisponibilité de l'agenda par défaut de l'utilisateur s'affichent par défaut lors de la sélection de l'option Vérifier la disponibilité à partir des pages Jour, Semaine, Mois, Année, Événements et Tâches.


Pour vérifier la disponibilité

  1. Sélectionnez la date de début dans les listes déroulantes mois, date et année.
  2. Sélectionnez l'heure de début et indiquez la durée de l'événement en heures et minutes.
  3. Si l'heure de début indiquée se situe avant le début des heures de travail de l'utilisateur, la grille se développe de façon à afficher les heures correspondantes. Si l'heure de début indiquée se situe après les heures de travail du contact, la grille se développe jusqu'à la fin de la durée sélectionnée.

  4. Pour inviter des utilisateurs à participer à l'événement, vous pouvez :
    • Sélectionner des utilisateurs dans le carnet d'adresses. Cliquez sur Ajouter à partir du carnet d'adresses pour sélectionner des contacts dans le carnet d'adresses et les inviter à un événement.
    • Inviter des contacts à participer à l'événement par l'intermédiaire de leur ID d'agenda et cliquer sur Ajouter pour les ajouter à la liste des contacts à inviter à l'événement.

    • Remarque

      Si l'ID d'agenda saisi n'est pas valide, il est considéré comme étant une adresse de messagerie. L'adresse de messagerie est précédée de « :mailto: » .


  5. Cliquez sur Vérifier la disponibilité pour vérifier si les contacts répertoriés dans la liste des invités sont disponibles aux dates et plages horaires spécifiées.
  6. La grille de disponibilité affiche les détails de disponibilité des utilisateurs à inviter à un événement. Elle fournit les informations suivantes pour chaque contact ou groupe :
    • Occupé - Les informations de disponibilité s'affichent en bleu si le contact est « occupé ».
    • Disponible - Les informations de disponibilité s'affichent en blanc si le contact est « disponible « ou libre.
    • Aucune information - Les informations de disponibilité s'affichent en jaune si « aucune information » n'est disponible concernant la disponibilité du contact.

    • Remarque

      Seules les informations de disponibilité/d'indisponibilité des contacts possédant un ID de messagerie valide dans le répertoire de l'entreprise s'affichent.

      Si l'ID de messagerie saisi est un ID d'agenda valide, les informations de disponibilité/d'indisponibilité de l'ID d'agenda s'affichent. En revanche, si l'ID d'agenda est considéré comme étant l'adresse de messagerie, les informations de disponibilité/d'indisponibilité sont calculées à partir de tous les agendas des utilisateurs marqués comme devant être utilisés pour le calcul des disponibilités dans la fenêtre Nouvel Événement.


  7. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Vérifier la disponibilité.

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