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[檢視] 標籤主題
您可以在 [檢視] 標籤中建立並管理事件和工作。所有可以從 [檢視] 標籤中執行的行事曆工作如下列所示。
若需行事曆觀念的一般資訊,請參閱「觀念指南」。請同時參閱「常見問題集」。
若需執行行事曆工作的相關說明,請按一下連結:
主頁和登出
「事件」主題
「工作」主題
「事件」和「工作」共同的主題
其他與 [檢視] 標籤相關的主題
回到「主頁」
在預設檢視下 (您的主頁),若要返回您預設行事曆上今天的日期,按一下位於 Calendar Express 視窗頂端最右方的 [主頁]。
您可以在 [選項] 標籤中設定您的預設檢視。若需設定此選項的相關說明,請參閱「預設初始檢視」。
退出 Calendar Express
按一下位於 Calendar Express 視窗頂端右方的 [登出] 連結。結束您的 Calendar Express 工作階段。您必須再次登入才能夠在 Calendar Express 中進行工作。
編輯現有的事件
建立新事件
若要在一個或更多的行事曆上放置事件,請執行下列的步驟:
- 按一下 [檢視] 標籤中的 [新增事件] 圖示。
[編輯事件] 視窗開啟。
- (選擇性) 按一下 [行事曆] 下拉式功能表 (位於頂端右方),顯示您可以指定為此事件召集人的其他行事曆清單。
顯示在下拉式功能表中的行事曆將會是事件的召集人 (所有者)。此外,您在 [行事曆] 下拉式功能表所做的選擇,將會反應到 [檢視] 標籤中的 [目前的行事曆] 下拉式功能表上。意即,您選取的行事曆在完成建立事件後將會顯示在您的主要檢視中。
若需更多關於選擇事件召集人的資訊,請參閱「觀念指南」主題「將事件置於行事曆上」。
- (選擇性) 按一下清單中任一個行事曆的名稱,指定為此事件的召集人 (所有者)。
此事件將會放置在新的行事曆上,而非您主要檢視中目前所顯示的行事曆。
- 在 [事件標題] 文字輸入方塊中輸入事件的名稱。
該標題可用來識別行事曆中的事件。若是您將標題留白,則文字「未命名的事件」將會視為預設標題出現在您的行事曆上。
- 在 [日期] 輸入方塊中輸入事件的日期。
您可以使用位於 [日期] 輸入方塊右方的 [跳至] 圖示協助您尋找一個適當的日期。若需說明,請參閱「使用跳至圖示」。
若是您要邀請其他人至事件中,您可以等到新增完所有的與會人員,檢查他們的空閒時間,在最後確定時間和日期之前。請參閱「步驟 15」,以取得如何檢查空閒時間的說明。
- 在 [時間] 輸入方塊中輸入事件的開始時間以及持續時間,或選取 [整日] 的核取方塊。
若是您想要建立一個整日事件,像是生日、假日或是假期,請選取 [整日] 的核取方塊。整日事件不會與該天已預定的事件之間建立衝突。
選取 [整日] 後,系統會變更開始時間為 12:00 AM 以及持續時間為 23 小時 59 分鐘。(若是 24 小時制,時間將為 00:00)。
- (選擇性) 若是您想要事件重複的話,請按一下 [重複] 核取方塊。
使用此方法來排程跨越一天以上的事件,或是週期性發生的事件。
開啟 [週期性] 視窗。當您已設定想要的重複時,按一下 [確定],關閉該視窗。若需週期性的說明,請參閱「排程重複性事件與工作」。
- (選擇性) 按一下 [私密性] 下拉式功能表,顯示此事件的私密性設定清單。
您的選擇有「公開的事件」、「只有時間和日期」以及「私人的事件」。預設值為「公開的事件」。
若是您的行事曆管理員已啟用私密性,則您將只會看到私密性清單。若是您沒有看到此選項,請略過至「步驟 7」。
- (選擇性) 從清單中選取您的事件私密性選擇。
其他使用者檢視和執行事件的能力,不論是公用的、私人的或機密的,皆取決於您為他所設定的權限。
您的事件私密性選擇為:
只有您、您行事曆的其他所有者、與會人員以及與會人員行事曆的其他所有者可以檢視此事件和詳細資訊,除此之外,沒有任何人可以偵測到此事件的存在。甚至您的與會人員在您行事曆上都不能看到它。他們只能從其所屬的行事曆上檢視此事件。更進一步而言,沒有任何人可以在您與會人員的行事曆上看到此事件 (除了其他的所有者)。
針對排程的目的,這些事件不會顯示 (如果未選取 [空閒/忙碌] 核取方塊)。意即嘗試在您的行事曆上排程某些事的人將不會看到衝突。如果選取 [空閒/忙碌] 核取方塊,這些事件將顯示為機密事件。
若需建立行事曆時如何設定權限的說明,請參閱「建立行事曆」中的「步驟 7」。您可以藉由編輯來變更您所有的行事曆權限。若需變更權限的說明,請參閱「變更行事曆的權限」。
請同時參閱「觀念指南」中的「控制存取您的行事曆」。
- 選取 [空閒/忙碌] 核取方塊,以便在計算空閒時間時包含該事件。
選取此核取方塊後,任何擁有您行事曆「空閒時間」或「讀取」權限的人將會看到此時間已被封鎖為忙碌。如果未選取此核取方塊,則計算空閒時間時該事件不會顯示。
如果該事件為私人事件,您可以選取 [空閒/忙碌] 核取方塊,以便在事件排程中該事件顯示為忙碌。
依預設,針對公開事件,核取 [空閒/忙碌] 核取方塊。依預設,不對私人事件或整日事件核取此核取方塊。
- (選擇性) 在 [地點] 輸入方塊中新增地點資訊。
- (選擇性) 在 [說明] 輸入方塊中輸入事件說明。
- (選擇性) 若是您想要邀請其他人加入此事件中:
有三種方法可以新增與會人員的名稱:在輸入方塊中個別輸入與會人員、使用 [搜尋使用者] 工具或使用 [快速邀請] 清單。
若是您的系統已經配置為同時擁有 [邀請] 和 [通知] 按鈕,若需說明,請參閱「若同時有邀請和通知兩個按鈕」。若是您只有 [邀請] 按鈕,請使用下列說明:
- 若是您不知道精確的使用者 ID、行事曆 ID 或電子郵件位址,請按一下 [搜尋]。
若需 [搜尋使用者] 工具的說明,請參閱「搜尋使用者」。
- 若要使用 [快速邀請]:
- (選擇性) 按一下 [提醒通知] 標籤,設定您自己的提醒通知。
只針對此事件,您在此處所做的設定值將會覆寫在 [選項] 標籤中的提醒通知設定值。若是您不針對此事件設定提醒通知,則將會使用在 [選項] 標籤中的提醒通知設定值。
若要為此事件設定電子郵件提醒通知:
- 選取 [提醒] 核取方塊。
- 輸入一個或更多的電子郵件位址,使用逗號 (,) 或分號 (;) 區隔電子郵件位址。
- 按一下適當的選項按鈕,然後設定傳送提醒通知的時間,便可選擇相對或絕對的提醒通知。
提示︰選取頂端的選項按鈕可建立相對的提醒通知。選取底端的選項按鈕可建立絕對的提醒通知。
- (選擇性) 在 [訊息] 輸入方塊中輸入提醒通知電子郵件的訊息。
若需更多詳細的說明,請參閱「設定事件和工作的提醒通知」。
- (選擇性) 按一下 [空閒時間] 標籤,檢查與會人員的行事曆來決定排程事件的最佳時間。
若需如何使用 [空閒時間] 標籤的說明來協助您尋找所有與會人員的空閒時間,請參閱「使用 [空閒時間] 標籤來排程事件」。
- (選擇性) 按一下 [預覽] 標籤,檢視事件摘要。
- 按一下 [確定] 以建立事件。
[編輯事件] 視窗關閉,並且事件會新增至適當的行事曆中。
在行事曆上的 [快速刪除] 圖示,即圓圈內有一個紅色的 "X",會出現於事件標題旁邊。在您確認請求後,按一下此圖示會刪除該事件。若需使用 [快速刪除] 圖示的進一步說明,請參閱「刪除事件」。
檢視事件
刪除事件
有三種刪除事件的方法:從主要檢視中直接刪除 (利用 [快速刪除] 圖示)、從 [編輯事件] 視窗或從 [邀請清單] 中刪除。
方法 1︰從主要檢視中直接刪除 (利用 [快速刪除] 圖示)
當您檢視群組行事曆時,[快速刪除] 圖示只會出現在 [比較] 檢視中。
方法 2︰從編輯事件視窗刪除
方法 3︰從邀請清單回覆
若是您尚未回覆該事件,在 [動作項目] 方塊中會有一個邀請連結。若是您已回覆該事件,則不會有連結。若是沒有連結,您必須從行事曆刪除該事件,請參閱方法 1 和方法 2。
其他方法 1
- 若要從邀請清單直接刪除事件,請選取事件右邊的 [刪除] 核取方塊。
在邀請清單中,重複性事件只會顯示一次。若是您選擇「刪除」重複性會議,所有事件的例項將會在沒有警告訊息說明其為重複性事件的情況下被刪除。若是您只想要刪除重複性事件的這一個事件,那麼請選擇「其他方法 2」。
您可以藉由選取多個核取方塊來一次刪除多個事件。您甚至可以選取清單底部的 [全部刪除] 核取方塊,一次刪除清單中的所有事件。不幸的是,若是您改變主意,您不能藉由再次選取 [全部刪除] 核取方塊來全部取消刪除。您必須一次一個取消選取。
- 按一下 [儲存] 然後 [關閉]。
該事件會從您的行事曆和 [邀請清單] 中移除。[邀請清單] 視窗會關閉並且「邀請」計數會減一。
其他方法 2
回覆邀請
當某人邀請您加入一個事件時,該事件會放置在您的行事曆上,並且會有一個邀請放置在您的 [邀請清單] 中。您可以從行事曆中直接回覆,或從 [邀請清單] 處回覆邀請。
從行事曆開啟
- 按一下欲回覆的事件標題。
[事件摘要] 視窗開啟。
- 按一下 [回覆] 方塊以顯示三個回覆的選擇。
您有三個選擇:[我將參加]、[我將不參加]、[稍後再確認]。
- 按一下您想選擇的回覆。
- (選擇性) 在 [提醒] 標籤中為此事件設定一個提醒通知。
若需設定提醒通知的說明,請參閱「設定事件和工作的提醒通知」。
- 按一下 [確定] 以關閉 [事件摘要] 視窗。
在召集人以及與會人員的行事曆上將會更新您的回覆狀態。
從邀請清單回覆
- 在 [檢視] 標籤處,按一下 [動作項目] 方塊中的 [邀請]。
開啟 [邀請清單] 視窗。若是沒有需要您回覆的邀請,您會在 [動作項目] 方塊中看到「沒有邀請」。
在 [邀請清單] 處,您有兩個其他選項:直接從清單回覆,或檢視 [事件摘要] 並從該處回覆。
若該事件為重複性事件,您的回覆將會套用在所有的日期上。若是您想要回覆至個別的日期,您必須從行事曆處執行這個動作。請參閱「從行事曆開啟」,在此章節中稍前的部分。
- 您可以使用以下兩種其他方法之一︰從邀請清單處直接回覆,或從事件視窗處回覆。
選擇下列的其他方法 1 或其他方法 2。
其他方法 1︰從邀請清單直接回覆
- 檢查 [邀請清單] 視窗中的回覆。
若要接受,按一下第一行中標題為加號 (+) 的圓圈。
若要拒絕,按一下第二行中標題為減號 (-) 的圓圈。
若是您尚未決定,保留標題為問號 (?) 的第三行中圓圈內之記號。
針對週期性的事件,您在此處的回覆將會套用在所有週期性發生的此事件。
若是有多重邀請,您可以選擇使用清單底部的核取方塊,標示為「全部 +」、「全部 -」以及「全部 ?」,一次回覆所有的邀請。
- (選擇性) 按一下標示為 [召集人] 欄位中的召集人 ID,傳送電子郵件給事件召集人。
- 按一下 [儲存],然後按一下 [關閉]。
[邀請清單] 視窗關閉。當您接受或拒絕邀請時,該事件將會從 [邀請清單] 中移除,並且您的回覆將會反應在所有與會人員的行事曆中。
其他方法 2︰檢視事件並回覆
- 按一下欲回覆的事件標題。
[事件摘要] 視窗開啟。
- 按一下 [回覆] 方塊以顯示三個回覆的選擇。
您有三個選擇:[我將參加]、[我將不參加]、[稍後再確認]。
若是其為一系列重複性事件中的一個日期,您的回覆將只會針對此特定日期有效。若要回覆至一系列重複性事件中所有的日期,請使用「其他方法 1︰從邀請清單直接回覆」。
- 按一下您想選擇的回覆。
- (選擇性) 在 [提醒] 標籤中為此事件設定一個提醒通知。
若需設定提醒通知的說明,請參閱「設定事件和工作的提醒通知」。
- 按一下 [確定] 以關閉 [事件摘要] 視窗。
- 按一下 [儲存] 然後 [關閉],關閉 [邀請清單] 視窗。
邀請與會人員
您可以用三種方式邀請人們加入您的事件中:在輸入方塊直接輸入與會人員、使用 [搜尋使用者] 工具以尋找行事曆 ID 或是使用 [快速邀請] 功能。
注意 若是您的系統已配置為區別邀請與通知與會人員,則您會同時看到 [邀請] 與 [通知] 按鈕在 [編輯事件] 視窗中。若需此配置的說明,請參閱「若同時有邀請和通知兩個按鈕」。
在輸入方塊中輸入與會人員
- 在 [使用者] 文字輸入方塊中建立一個項目。
[使用者] 項目可以使用這些格式其中之一:
在行事曆系統中輸入某人的電子郵件位址。取決於您系統的配置方式,該系統將會在與會人員清單中填入其行事曆 ID,或是在與會人員清單中放置一個 [mailto:] 項目。
若需進一步說明,請參閱「觀念指南」中的「邀請與會人員」。
- 按一下 [邀請]。
行事曆 ID 或電子郵件位址會出現在與會人員清單中。
若是您輸入無效的行事曆 ID,將會發生錯誤。若是您沒有此行事曆的「邀請」權限,或是該行事曆從未被啟動,您將會看到伴隨人員電子郵件位址的 [mailto:] 項目取代了行事曆 ID。
若是您犯了錯誤並且想要從邀請清單中將某人移除,按一下該名稱以選取之,然後按一下 [移除]。
- 重複開頭的兩個步驟直到您完成邀請為止。
- (選擇性) 按一下 [空閒時間] 標籤以檢視您清單中的與會人員何時有空。
這個方法能夠協助您決定排程事件的最佳時間與日期。依需求為您的會議調整時間與日期。
使用搜尋使用者工具
您可以從 [搜尋使用者] 視窗直接將行事曆 ID 新增至您的與會人員清單中。
- 按一下 [搜尋]。
開啟 [搜尋使用者] 視窗。
- 輸入人員或使用者群組的名字、姓氏或使用者 ID。
針對資源,請輸入一般名稱。您可以使用資源名稱或人員名稱的片段。
如需如何使用 [搜尋使用者] 的說明,請參閱「搜尋使用者」。
- 按一下 [搜尋]。
顯示搜尋結果清單。
- 選取您想要加入清單中的名稱或多個名稱的核取方塊。
- (選擇性) 按一下 [套用] 以儲存這些名稱並繼續搜尋。
您核取的名稱會新增至 [已選取的使用者] 清單中,並且該視窗會保持開啟。若是您改變心意,您可以在 [已選取的使用者] 清單中選取使用者名稱的核取方塊,以便將其取消選取。
- (選擇性) 重複步驟 3 跟 4 以搜尋其他使用者。
- 當您完成選取使用者時請按一下 [確定]。
[搜尋使用者] 視窗關閉,並且來自您 [已選取的使用者] 清單中的行事曆 ID 會新增至與會人員清單中。
使用快速邀請功能
- 按一下 [快速邀請] 下拉式功能表,顯示您可以邀請的行事曆以及群組清單。
系統會使用來自 [行事曆] 標籤的 [行事曆] 清單,以建立您在 [快速邀請] 下拉式功能表中所看到的行事曆清單。若是您沒有從清單中選擇的行事曆之 [邀請] 權限,則 [mailto:] 項目會新增至與會人員清單中。
您也可以從 [快速邀請] 清單中選取您的行事曆群組名稱之一 (在 [群組] 標籤內您的 [群組] 清單中所列出的群組)。群組的成員將會加入您的與會人員清單中。若是您沒有群組內成員的「邀請」權限,則該成員的 [mailto:] 項目會加入與會人員清單中。
- 按一下您想要新增的個別行事曆或群組。
若是您選擇群組,群組將會展開,以及您至少擁有「空閒」與「邀請」權限的全部群組成員的行事曆 ID,將會新增至您的與會人員清單中。針對任何您沒有「邀請」權限的群組成員,則會新增一個 [mailto:] 項目以取代行事曆 ID。
搜尋使用者
- 按一下 [編輯事件] 視窗中的 [搜尋] (在 [邀請] 按鈕旁)。
開啟 [搜尋使用者] 視窗。
- 輸入您想要邀請人員的使用者 ID、使用者群組 ID 或是一般名稱。
若是您想要尋找資源,像是會議室或一件設備,請輸入其一般名稱或名稱的片段。
若是您不確定人員名稱的拼法,您可以輸入一個片段。
例如,若是您在尋找 Jack Stephensen,但是不確定拼法,您可以只輸入「steph」。搜尋的結果會列出所有包含該字母字串的名稱。若是您的輸入少於三個字母,搜尋的結果可能並不完整。若是搜尋結果太多,清單會被截斷 (不完整)。若需搜尋如何運作的進一步說明,請參閱「觀念指南」中的「搜尋使用者」。
使用者群組與您在 Calendar Express 中所建立的行事曆群組並不相同。只有您的行事曆系統管理員可以建立使用者群組。
- 按一下 [搜尋]。
- 選取您在尋找的人員名稱、使用者群組或資源的核取方塊。
從搜尋中得到多重結果是有可能的,特別是當您只使用名稱的片段去搜尋時。但就算是只有一個結果,您也必須選取核取方塊,將其新增至您的與會人員清單中。若是您選擇一個使用者群組,該群組將會展開,個別的成員會出現在與會人員清單中。
- (選擇性) 若是您想要讓 [搜尋使用者] 視窗保持開啟並執行其他搜尋,請按一下 [套用]。
所有您已核取的名稱皆會新增至 [已選取的使用者] 清單中 (在 [搜尋結果] 清單下方可以找到)。然後您可以執行進一步的搜尋。所有您在每一次搜尋所核取的名稱都將會新增至 [已選取的使用者] 清單中。
- (選擇性) 若要取消選取使用者,在 [已選取的使用者] 清單中選取使用者名稱的核取方塊。
- 當您完成搜尋使用者的工作時,請按一下 [確定]。
[搜尋使用者] 視窗便會關閉,您選取的名稱會出現在 [編輯事件] 視窗中的與會人員清單中。
使用 [空閒時間] 標籤來排程事件
[空閒時間] 標籤讓您可以比較所有在您與會人員清單中擁有行事曆 ID 之與會人員的行事曆。也就是說,只用「mailto:」所邀請的人,他們的行事曆將不會出現在這裡。若是您沒有與會人員清單中某一個行事曆的「空閒時間」權限,您將會看到一個標示為「未命名」的黃色長條出現在應該是空閒-忙碌行事曆所在處。所有的行事曆皆以空閒-忙碌格式顯示。若要尋找排程事件的最佳時間與日期:
- 尋找所有與會人員的可用空閒時間。
所有與會人員行事曆的任何空閒時段都會以一個圖示 (在圓圈內有一個加號) 標示。
- 若是有空閒時間的話,請按一下空閒時間圖示 (在圓圈內有一個加號)。
當您按一下該圖示時,在時間輸入方塊中會自動調整時間。
- (選擇性) 直接在時間輸入方塊中輸入時間。
您可能會發現您必須選擇一個時間,而該時間又與一個或更多與會人員的行事曆相衝突。由於衝突的時間處並不會有空閒時間圖示的存在,所以您必須在輸入方塊中直接輸入時間。
或者,若您想要選取超過顯示時間範圍之外的時間,在時間輸入方塊中輸入時間以便設定。
與會人員的行事曆顯示的時間範圍會反應至您 [日] 選項 (日起始於以及日結束於) 的 [選項] 標籤設定。若是您想要在這些時間之前或之後的一個時間上排程事件,您可以在時間輸入方塊中直接輸入時間。
- (選擇性) 若是您找不到此日期的一個適當時間,請檢查另一個日期。
若要檢查另一個日期,請變更日期輸入方塊中的日期。
有三種方法可以變更日期。前兩種方法會自動將日期輸入方塊以及行事曆調整為新的日期。
- 您可以按一下日期輸入方塊左邊的箭頭圖示。每按一下,日期向後移動一天 (位於底部的向右箭頭) 或向前移動一天 (位於頂端的向左箭頭)。
- 您可以按一下日期輸入方塊右邊的 [跳至] 圖示。利用這個圖示來向後或向前移動一天以上。若需使用 [跳至] 的說明,請參閱「使用跳至圖示」。
- 您可以在日期輸入方塊中直接輸入日期。若要將行事曆調整至此日期,請按一下 [顯示空閒時間]。
繼續檢查日期與時間直到您找到適合的時間為止。
- (選擇性) 按一下 [預覽] 標籤,檢視所有事件詳細資訊的摘要。
若是您忘記某部分,請按一下適當的標籤並新增遺失的詳細資訊。
- 當您準備好要建立事件時,請按一下 [確定]。
事件已排程在與會人員的行事曆上,並且會關閉 [編輯事件] 視窗。
編輯現有的工作
開啟您想要編輯的工作。
有兩種方法可以開啟工作:從行事曆直接開啟,或從 [工作清單] 處開啟。
從行事曆開啟
- 按一下行事曆中的工作標題。
開啟 [編輯工作] 視窗。
- 對工作進行您要的任何變更。
若需說明,請參閱「建立新工作」。
- 按一下 [確定] 以儲存您的變更並關閉 [編輯工作] 視窗。
從工作清單標記
- 在 [檢視] 標籤按一下 [動作項目] 方塊中的 [工作]。
開啟 [編輯工作] 視窗。
若是 [動作項目] 方塊中沒有尚未完成的工作,您將會看到「沒有工作」。
- 對工作進行您要的任何變更。
若需說明,請參閱「建立新工作」。
- 按一下 [確定] 以儲存您的變更並關閉 [編輯工作] 視窗。
- 按一下 [儲存] 然後 [關閉],以關閉 [工作清單] 視窗。
建立新工作
- 在 [檢視] 標籤按一下 [新增工作] 圖示。
開啟 [編輯工作] 視窗。
- (選擇性) 按一下 [行事曆] 下拉式功能表,將此工作新增至不同的行事曆中。
若是您有修改的權限,或是行事曆的共同所有者,您可以選擇將此工作新增至任何您擁有的行事曆上或任何您訂閱的行事曆中。系統會預先審核下拉式功能表中所列出的行事曆的資格。若是行事曆出現在此清單中,則您擁有足夠的權限使用之。
- (選擇性) 在下拉式功能表中按一下行事曆以便選取之。
工作會放置在此行事曆中,而不會放在目前所顯示的這一個行事曆。
- 在 [工作標題] 文字輸入方塊中輸入工作的名稱。
該標題將識別您行事曆中的工作。若是您將其留白,則您的行事曆上將會出現「未命名」的文字以識別之。
- 輸入「到期日」,或選取 [不會到期] 核取方塊。
如果您沒有與之相關的到期日期,請選取 [不會到期] 核取方塊。「不會到期」工作會在行事曆上的「其他工作」的標題下出現。「不會到期」的工作只會出現在 [總覽] 與 [日] 檢視中。
「不會到期」工作每天都會出現在您的行事曆上,直到其完成為止。
您可以使用位於 [到期日] 與 [不會到期] 之間的 [跳至] 圖示,以移動至特定的日期。若需使用 [跳至] 的說明,請參閱「使用跳至圖示」。
- 在輸入方塊中輸入「時間」,或選取 [沒有時間] 核取方塊。
若是您在使用 12 小時時制 (您會在時間輸入欄位旁邊看見上午/下午下拉式功能表),就不要用 24 小時時制的表示法輸入時間。您可以藉由設定 [選項] 標籤中的 [時間] 選項來變更時制。
「沒有時間」的工作會顯示在標題「今天到期」下的到期日上。
若是您不想此工作有特定的到期時間,請選取 [沒有時間] 核取方塊。若是您已設定此工作的到期日,選取 [沒有時間] 核取方塊會指定到期日的午夜 (精確的說是在午夜的前一秒) 為到期時間。
- (選擇性) 按一下 [私密性] 下拉式功能表,顯示此工作的私密性設定清單。
- (選擇性) 從清單中按一下工作的私密性選項。
您的選擇為:
- (選擇性) 輸入工作的地點。
例如,若是您需要外出洽公,輸入您需要去的地點。
- (選擇性) 輸入工作的說明。
- (選擇性) 若是您想要事件重複的話,請按一下 [重複] 按鈕或 [變更模式] 連結。
使用此方法來排程跨越一天的工作,或是週期性發生的工作。
注意 不要對「不會到期」工作使用此功能。不論以何種方式,「不會到期」工作每天都會出現。如果您對「不會到期」的工作使用重複功能,將導致系統產生系統最大數目的該工作複本,且所有複本每天都會出現在行事曆上。
開啟 [週期性] 視窗。當您已設定想要的重複時,按一下 [確定],關閉該視窗。若需週期性的說明,請參閱「排程重複性事件與工作」。
- (選擇性) 按一下 [提醒通知] 標籤以設定工作的電子郵件提醒通知。
只針對此工作,您在此處所做的設定值將會覆寫在 [選項] 標籤中發現的提醒通知設定值。若是您不針對此工作設定提醒通知,則將會使用在 [選項] 標籤中發現的提醒通知設定值。
若要為此工作設定提醒通知:
- 選取 [提醒] 核取方塊。
- 輸入一個或更多的電子郵件位址,使用逗號 (,) 或分號 (;) 區隔電子郵件位址。
- 按一下適當的選項按鈕,然後設定傳送提醒通知的時間,便可選擇相對或絕對的提醒通知。
提示︰選取頂端的選項按鈕可建立相對的提醒通知。選取底端的選項按鈕可建立絕對的提醒通知。
- (選擇性) 在 [訊息] 輸入方塊中輸入提醒通知電子郵件的訊息。
若需更多詳細的說明,請參閱「設定事件和工作的提醒通知」。
- (選擇性) 按一下 [預覽] 標籤以取得所有工作詳細資訊的簡易檢視。
- 按一下 [確定] 以建立工作。
[編輯工作] 視窗關閉,並且該工作會放置在行事曆上。
在行事曆上,有一個圓圈內有紅色的 "X" 的圖示會出現在您行事曆工作標題的旁邊。這是 [快速刪除] 圖示。如需使用 [快速刪除] 圖示的說明,請參閱「刪除工作」底下的方法一。
檢視工作
有兩種方法可以檢視工作:從您的行事曆直接檢視,或在 [工作清單] 中檢視。在您的行事曆中,[總覽] 與 [日] 檢視讓您檢視所有到期於此日的工作,包括已完成的工作,以及所有過期的工作與沒有到期日的工作。在 [週] 與 [月] 檢視中,您不會看到過期或已完成的工作,只會看到每一天到期的工作。在 [比較] 檢視中您完全不會看到任何工作。
從行事曆檢視
確定您在適當的檢視中以便檢視您的工作。
從工作清單標記
刪除工作
刪除工作會將工作從您的工作清單中移除。這跟將工作標記為完成有所不同。請參閱「觀念指南」,「將工作標記為完成」。
有三種刪除工作的方法:從行事曆中直接刪除 (使用 [快速刪除] 圖示)、從行事曆 (在工作視窗內) 或從 [工作清單] 中刪除。
方法 1︰從行事曆中直接刪除 (使用 [快速刪除] 圖示)
方法 2︰從行事曆 (在工作視窗內) 刪除
方法 3︰從工作清單刪除
其他方法 1
其他方法 2
將工作標記為完成
您可以從 [工作清單],或是從 [編輯工作] 視窗將工作標記為完成。將工作標記為完成不會從您的行事曆中將其刪除,也不會從 [工作清單] 中將其移除。只有刪除工作才會將其從 [工作清單] 中移除。
從工作清單標記
從編輯工作視窗標記
搜尋事件和工作
- 在 [檢視] 標籤中,按一下 [搜尋] 圖示 (放大鏡)。
開啟 [搜尋] 視窗。
- 輸入您想要搜尋的字元。
搜尋沒有分大小寫。其將會傳回含該字元的所有事件和工作。您可以鍵入字的片段,但是您的輸入越精確,您需要瀏覽的結果也越少,越方便讓您找到您需要的事件和工作。例如,若是您輸入「信義的生日」,可能會比只輸入像是「信」的單字得到更精確的搜尋結果。
- 按一下 [搜尋]。
出現一份找到相符的事件和工作清單。若是沒有找到符合的事件和工作,會出現「找不到相符的項目」的訊息。
- 按一下您有興趣的事件或工作。
針對事件,若是您是事件的召集人,便會開啟 [編輯事件] 視窗。否則,會開啟 [事件摘要] 視窗。
針對工作,會開啟 [編輯工作] 視窗。
- 按一下 [確定] 以關閉事件或工作視窗。
若是搜尋帶出多個結果,您可以藉由重複步驟 4 和 5 來檢視每一個結果。
- 當您完成時,按一下 [關閉] 以關閉 [搜尋] 視窗。
排程重複性事件與工作
若是您需要事件以特定的模式在一定時間內重複,其將會儲存您的時間以排程一個重複性事件,而非分別排程每一個事件。一旦您已排程重複性事件,您不能將其變更為非重複性。您只能刪除不想要的週期性發生事件,或刪除整個事件並且從頭來過。
若需更多關於重複性事件和工作的資訊,請參閱「重複性事件與工作」。
若要排程重複性事件:
- 在 [編輯事件] 或 [編輯工作] 視窗中,選取 [重複] 核取方塊,或按一下 [變更重複模式]。
開啟 [週期性] 視窗。
- 選擇您想要讓事件或工作每天、每週、每月或每年發生,並按一下相對應的按鈕。
方塊的內容隨著您按的選項按鈕變更。預設值為顯示每週的內容。
您只能選取一個時段進行設定 (例如,每週)。最後一次您選擇的時段設定值將會套用為此事件或工作的設定值。
- 在右邊的方塊中,按一下您需要的重複模式。
每一個時段在右邊的方塊中都有不同的選擇:
例如,若是您正在排程每週的事件,按一下「每」週,或「每一 (特定數字)」的週數。您在文字方塊中輸入數字。
若是您想要在每星期的最後一天排程一個事件或工作,在 [每月] 標籤中,選擇使其在每月的第 31 天重複。不論該月份有多少天,將會自動調整在所有月份的最後一天發生。例如,二月份的事件或工作將會在第 28 天 (除非其為閏年,那麼將會是第 29 天)。在三月份其將會再調整為第 31 天,但是在四月份其將會是第 30 天,並以此類推。
- (選擇性) 藉由在文字輸入方塊中直接輸入日期,或使用 [跳至] 圖示,以便為您的事件選擇適當的起始日期。
該日期會預先填入 [檢視] 標籤中所顯示行事曆的目前日期中。如果開始日期不符合您剛才所選擇的模式,則系統將不會為該開始日期排程事件。而是開始使用下一個符合模式的日期來設定事件或工作。
若需使用 [跳至] 的說明,請參閱「使用跳至圖示」。
- 在三種方法其中之一選擇一個結束日期:
- 按一下 [確定] 以返回 [編輯事件] 或 [編輯工作] 視窗。
一旦您按一下 [確定],您便不能將事件或工作變更為非週期性的,但是您可以變更重複模式。
設定事件和工作的提醒通知
- 開啟 [編輯工作] 視窗的 [編輯事件]。
針對現有的事件或工作,按一下事件或工作標題,以便開啟 [編輯事件] 或 [編輯工作] 視窗。
針對新的事件或工作,不需要任何動作。當您按一下 [新增事件] 或 [新增工作] 時,[編輯事件] 或 [編輯工作] 視窗會自動開啟。
- 按一下 [編輯事件] 或 [編輯工作] 視窗上的 [提醒通知] 標籤。
- 選取 [提醒] 核取方塊並輸入您的電子郵件位址以便傳送提醒通知。
只針對此事件或工作,您在此處所做的設定值將會覆寫在 [選項] 標籤中發現的提醒通知設定值。若是您不針對此事件或工作設定提醒通知,則將會使用在 [選項] 標籤中發現的提醒通知設定值。
您可以輸入多個電子郵件位址,以逗號 (,) 或分號 (;) 分隔。
- 若要選取相對或絕對的提醒通知時間與日期,請按一下其中一個選項按鈕。
頂端的選項按鈕用於建立相對的提醒通知。如果您變更時間或日期,提醒通知會自動地隨其調整。
底端的選項按鈕用於建立絕對的提醒通知。如果您變更時間或日期,提醒通知不會自動變更。您必須手動調整。
若要輸入相對提醒通知 (已選取頂端選項按鈕)︰
- (選擇性) 在 [訊息] 輸入方塊中輸入任何提醒通知的文字。
- (選擇性) 繼續建立或編輯該事件或工作。
設定事件和工作的自動提醒通知
您可以為所有在 [選項] 標籤中的事件和工作設定自動提醒通知。請參閱「事件與工作提醒通知」。
變更相同行事曆的檢視
顯示行事曆的方式有六種不同的格式,稱之為檢視。若要變更檢視,按一下位於行事曆頂端的右邊,標示為「檢視」旁邊的檢視名稱其中之一。
可用的格式 (檢視):
總覽 - 顯示一天的行事曆和未來一週。
日 - 以分割為數個時段的方式顯示一天的行事曆,例如小時。
週 - 以分割為數個時段的方式顯示七天的行事曆,例如小時。
月 - 顯示一個月份中可用的週檢視。
年 - 顯示一年中可用的縮小月行事曆。(沒有事件或工作)
比較 - 顯示一天的行事曆,像是日檢視,但是時間分別位於各欄中,而非位於各列中。每個行事曆擁有自己的一列,其有助於比較群組中行事曆的排程。
檢視不同的行事曆或群組
- 按一下接近頂端最右方的 [目前的行事曆] 下拉式功能表。
按一下方塊以顯示您所建立或目前正在訂閱之個別行事曆的清單,以及您所建立的群組清單。首先會列出個別行事曆。最後會列出群組。
您也可以從 [行事曆] 標籤中的清單選取行事曆,以檢視任何您所建立或訂閱的行事曆。若需說明,請參閱「檢視行事曆」。
- 按一下您想要檢視的行事曆或群組。
選取的行事曆或群組會取代您正檢視的行事曆或群組。行事曆或群組會以相同於您剛剛所使用的檢視方式顯示。例如,若是您在 [總覽] 中檢視預設的行事曆,並選擇一個欲檢視的群組,則群組會在 [總覽] 中顯示,而非在 [比較] 或 [日] 檢視。
您也可以從 [群組] 標籤中的清單選取任何您所建立的行事曆群組以便檢視之。若需說明,請參閱「檢視行事曆群組」。
如需訂閱行事曆的使用說明,請參閱「訂閱行事曆 (行事曆搜尋)」。若需如何建立行事曆群組的說明,請參閱「建立行事曆群組」。
變更您行事曆檢視上的日期
有四種方法可以變更您行事曆檢視上顯示的日期。選擇下列選項之一:
列印行事曆
若要列印您行事曆檢視的簡易版本:
使用縮小月行事曆
有兩種方法可使用 [縮小月行事曆] 來變更您行事曆檢視所顯示的日期:按一下其中任意一處,或直接輸入想要的新日期。
按一下縮小月行事曆中任意一處
若要藉由按一下 [縮小月行事曆] 中的某處來變更日期,請選擇下列一種或多種方法:
秘訣
每次您按一下 [縮小月行事曆] 中的任意一處,整個瀏覽器視窗會在螢幕上重新描繪。這是一個費時的處理。若是您試著要檢視超過一個月以上的日期,使用 [跳至] 圖示將會節省您的時間。
直接輸入想要的新日期
使用 [縮小月行事曆] 底部的日期輸入欄位。
使用跳至圖示
在 [跳至日期] 視窗中,您可以直接輸入日期或在 [縮小月行事曆] 中設定日期。
輸入日期
在 [縮小月行事曆] 中設定日期
清除錯誤清單
當您試著排程事件時,有時候會發生錯誤。若發生此情況,您可以刪除產生錯誤的事件或修正事件中的錯誤,以便清除錯誤。
注意
瞭解您正在從行事曆而非只是從錯誤清單中刪除實際的事件是很重要的。
若是您刪除有與會人員的事件,那麼也會從所有您的與會人員行事曆中刪除。您將必須重新排程 (重新建立) 該事件以便將其放回所有的行事曆中。
若要檢視錯誤清單
- 在 [檢視] 標籤中,按一下 [動作項目] 方塊中的 [錯誤]。
[錯誤清單] 開啟。[錯誤清單] 實際上是多欄位的表格。最後一欄包含了錯誤的訊息。若錯誤是由簡單的原因所造成,您可能可以修正該錯誤。例如,若是您犯了一個錯誤,不小心在 [mailto:] 電子郵件位址中輸入一個無效的字元,例如空白,請輸入更正過的電子郵件位址以修正該錯誤。
您可以直接從此視窗中刪除造成錯誤的事件。或是您可以個別開啟事件並刪除之,或嘗試從 [編輯事件] 視窗中修正之。
若是沒有錯誤存在,您會看到「沒有錯誤」並且不會開啟 [錯誤清單]。
- 選擇下列選項之一:
- 若要從 [錯誤清單] 中刪除事件,請參閱「從錯誤清單視窗中刪除」。
- 若要在 [編輯事件] 視窗中刪除或修正造成錯誤的事件,請參閱「從編輯事件視窗中刪除或修正」
從錯誤清單視窗中刪除
若要刪除錯誤清單中的一個、一些或全部的事件,請遵循這些步驟:
從編輯事件視窗中刪除或修正
若同時有邀請和通知兩個按鈕
若是您的系統配置為在 [編輯事件] 視窗中同時擁有 [邀請] 與 [通知] 按鈕,請使用下列的說明以建立兩個清單。邀請清單上的與會人員在其 [動作項目] 清單中會放置一個邀請。通知清單上的與會人員不會在 [動作項目] 清單中看到邀請,所以無法回覆。[邀請] 清單以及 [通知] 清單上的與會人員都會有該事件放置於行事曆中。
若要新增與會人員至您的邀請與通知清單中:
- 在 [使用者] 文字輸入方塊中建立一個項目。
[使用者] 項目可以使用這些格式其中之一:
若是您的系統配置為執行電子郵件位址項目,則當您輸入一個電子郵件位址時,相對應電子郵件位址的行事曆 ID 會放至您的邀請或通知清單中,並且該人員將會有該事件排程於在行事曆上。
若是您的系統並未配置為執行此項目,則您將會看到邀請或通知清單中的電子郵件位址之前有「mailto:」。在此情況下,此事件將不會自動排程至該人員的行事曆中。其將只會收到電子郵件通知。
若是您在 [使用者] 輸入欄位中的電子郵件位址之前輸入「mailto:」,則該人員只會收到一個電子郵件通知。此事件將不會自動排程至該人員的行事曆中。例如,您可以輸入「mailto:jdoe@sesta.com」。若需進一步說明,請參閱「觀念指南」中的「在使用者輸入欄位使用電子郵件位址」。
若是您不知道任何精確的行事曆 ID、使用者 ID 或電子郵件位址,或是您想要邀請或通知一個使用者群組,請使用相對應於 [邀請] 或 [通知] 按鈕的 [搜尋] 按鈕。若需如何使用搜尋功能的說明,請參閱「搜尋使用者」。
- 按一下 [邀請] 或 [通知]。
行事曆 ID 或電子郵件位址會出現在 [邀請] 清單或 [通知] 清單中。
若是您犯了錯並且想要從任一清單中將某人移除,按一下以選取該名稱,然後按一下 [移除]。
- 重複開頭的兩個步驟直到您完成邀請和通知為止。
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